Prozessmanagement im Marketing – das ist zu beachten

Um größere Marketingprojekte in die Tat umsetzen zu können, müssen viele einzelne Abläufe definiert, geplant und fertiggestellt werden. Man spricht dabei im Allgemeinen vom Prozessmanagement. Dieser Begriff ist zumeist etwas negativ behaftet, weil er oftmals mit einem straffen Führungsstil in Verbindung gebracht wird. Doch so ist es gar nicht. Ein kompetentes Prozessmanagement ist in vielen Bereichen unentbehrlich, um die geforderten Marketingziele umzusetzen.

Einen Prozess solide planen

Wer mit dem Prozessmanagement beauftragt wird, muss sich zunächst an die Planung machen. Dazu sind zunächst folgende Vorgänge erforderlich:

• Bestandsaufnahme der verfügbaren Ressourcen
• Akquise geeigneter Mitarbeiter
• Erstellen von Teams

Bei der Bestandsaufnahme ist es vor allem von Bedeutung, ob das Projekt überhaupt mit den vorhandenen Mitteln in der vorgegebenen Zeit umgesetzt werden kann. Sind ausreichend viele Betriebsmittel und Mitarbeiter vorhanden? Zudem müssen geeignete Kollegen gefunden werden, die bei dem jeweiligen Projekt behilflich sein können.

Um herauszufinden, welche Mitarbeiter infrage kommen, sollten die jeweiligen Fähigkeiten möglichst genau bekannt sein. Sonst könnten im Laufe der Zeit unerwartete Schwierigkeiten auftreten. Im letzten Schritt der Vorbereitung steht die Bildung von Teams. Je nach Aufgabengebiet und Umfang der Aufgaben sollten die Teams aus einer passenden Zahl von Mitgliedern bestehen.

Den Teamgeist stärken

Zu einem erfolgreichen Prozessmanagement gehört es, den Teamgeist zu stärken. Nur dann, wenn alle beteiligten Mitarbeiter von dem Projekt und der Planung überzeugt sind, gelingt es auch, es zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Dazu muss der Prozessmanager immer sämtliche Vorgänge im Blick haben. Dabei muss er jederzeit darauf achten, dass es innerhalb der Teams keine Kommunikationsprobleme oder andere Schwierigkeiten gibt. Deshalb ist es besonders wichtig, für ein gesundes Arbeitsklima in jedem Team zu sorgen.

Eine gute Möglichkeit, den Teamgeist zu stärken, bieten kleine Geschenke. Dazu eignen sich die individuell gestaltbaren Werbeartikel von Maxilia. Diese könnten beispielsweise mit der Bezeichnung des jeweiligen Teams oder anderen interessanten Motiven verziert werden. Solche schön gestalteten Werbeartikel zeigen ebenfalls im B2B-Business oder im B2C-Bereich eine nachhaltige Wirkung. Daher lohnt es sich für jeden Prozessmanager, sich das Angebot näher anzusehen. Oftmals weisen kleine Aufmerksamkeiten eine große Wirkung auf.

Die Ergebnisse prüfen und zusammenführen

Im gesamten Prozessmanagement spielt die Kommunikation eine entscheidende Rolle. Jedes Team sollte eine klar definierte Aufgabe haben. Welche Tätigkeiten die einzelnen Teammitglieder erledigen, muss dann intern geklärt werden. Wichtig ist es, dass der Prozessmanager die Einzelergebnisse im Blick hat und diese zu einem Gesamtbild zusammenfügen kann. Auf diese Weise wird verhindert, dass Arbeitsschritte ausgelassen oder vielleicht sogar doppelt durchgeführt werden. Deshalb sollten immer wieder erneute Kontrollen und Überprüfungen der bisher erbrachten Erfolge durchgeführt werden. Dabei sollte der Prozessmanager jedoch darauf achten, dass sich die Mitarbeiter nicht ständig überwacht fühlen. Ein selbstbestimmtes Arbeiten ist vorteilhaft und sollte auch gefördert werden.

Des Weiteren sollten sämtliche Kollegen, die an dem jeweiligen Projekt beteiligt sind, regelmäßig über die bereits erzielten Fortschritte informiert werden. Zum einen spornt es die Leistung an. Zum anderen bleibt dadurch das Gesamtprojekt immer im Gedächtnis. Wird mit zahlreichen Mitarbeitern gemeinsam ein größeres Ziel erreicht, dann profitiert das Unternehmen auf jeden Fall davon.

Unvorhersehbares einkalkulieren

Werden Prozesse geplant, dann sollten auch unbedingt unvorhersehbare Ereignisse rechtzeitig berücksichtigt werden. Während der Umsetzung könnten Schwierigkeiten unterschiedlichster Art auftreten. Diese könnten beispielsweise sein:

• Mitarbeiter erkranken
• Technische Probleme treten auf
• Die Arbeit muss aus wichtigen Gründen unterbrochen werden

Deshalb ist es im Prozessmanagement besonders wichtig, immer einige Spielräume einzubeziehen. Dabei kann es sich um zusätzliches Personal oder auch um eine zeitliche Verschiebung handeln. Viele Prozessmanager gehen so vor, dass sie die Deadline zunächst etwas vorziehen. Dadurch entsteht immer noch eine gewisse zeitliche Luft im Ablauf. Eventuell könnten auch ein paar mehr Kollegen involviert werden, falls es doch den einen oder anderen Mitarbeiter geben sollte, der mit den Aufgaben nicht so gut zurechtkommt.

Warum ist ein solides Prozessmanagement im Marketing so wichtig?

In der heutigen Zeit gibt es in den meisten Unternehmen immer wiederkehrende Prozesse. Diese haben sich zumeist über viele Jahre hinweg etabliert. Aber auch solche Prozesse sollten in regelmäßigen Abständen auf den Prüfstand kommen. Aufgrund erweiterter Möglichkeiten lassen sich mitunter Kosten oder Zeit einsparen. Dadurch steigt die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.

Werden neue Prozesse eingeführt, müssen diese so schnell es geht erstellt werden. Die Anforderungen bezüglich der Flexibilität steigen ebenfalls. Deshalb ist es vorteilhaft, wenn bestimmte Vorgehensweisen erarbeitet werden, um ein schnell angepasstes Prozessmanagement einzuführen. Mittlerweile stehen auch schon interessante Softwarelösungen zur Verfügung. Diese erfordern zwar zunächst eine gewisse Einarbeitungszeit, aber dann erweisen sie sich hinterher als sehr hilfreich, weil dadurch eine Menge Zeit gespart werden kann.

Fazit

Das Prozessmanagement ist im modernen Marketing ein wichtiges Instrument. In der heutigen Zeit ändern sich die Anforderungen der Kunden stets sehr schnell. Daher ist es vorteilhaft, wenn Unternehmen immer zeitnah darauf reagieren können. Deshalb ist eine hohe Flexibilität wichtiger denn je. Zudem ist es unabdingbar, bereits eingeführte Prozesse immer wieder zu überprüfen, damit entsprechende Optimierungen vorgenommen werden können.