Die Wahl des geeigneten QMS – diese Fragen sollten Sie sich stellen

Die Prozesse und Arbeitsabläufe werden in den meisten Unternehmen immer komplexer, die Prozessgestaltung, -dokumentation und -optimierung immer aufwändiger. Ein Grund hierfür ist die fortschreitende Digitalisierung. Diese muss abteilungs- und themenübergreifend umgesetzt werden und erfordert eine umfassendere Interaktion der Geschäftsbereiche sowie einen höheren Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand an den Schnittstellen. Weitere Ursachen können – ganz klassisch – im Unternehmenswachstum oder im steigenden Wettbewerbsdruck liegen. In beiden Fällen ist es notwendig, Prozesse zu straffen und Wertschöpfungsketten zu optimieren.

Gleichzeitig arbeiten die verantwortlichen Mitarbeiter oft nur turnusmäßig oder in unregelmäßigen Abständen an der weiteren Ausgestaltung oder Verbesserung von Unternehmensprozessen – meist dann, wenn eine Prüfung oder der Besuch eines externen Auditors bevorsteht. Dazwischen liegen die Prozesse brach – ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess findet nicht statt. Dies führt dazu, dass wichtige Informationen wie beispielsweise Best Practices verlorengehen und für die Beteiligten nicht zugänglich sind. Das heißt, die Transparenz geht verloren. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter aufgrund von unregelmäßigen Abfragen ihrer Tätigkeiten und der Darlegung ihrer Prozesse und Arbeiten unter Zeitdruck geraten. Die Arbeit an Geschäftsprozessen und deren Dokumentation wird zu einer unliebsamen Aufgabe.

Qualitätsmanagement ist eine permanente Herausforderung für Unternehmen, für QM-Verantwortliche und alle beteiligten Mitarbeiter. Stehen auch Sie vor der Aufgabe, Ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren und Ihr Qualitätsmanagement in die eigenen Strukturen so zu integrieren, dass Sie es jederzeit und flexibel an Neuerungen und Veränderungen im Unternehmen anpassen können? Dann sollten Sie sich die Zeit für eine genaue Analyse nehmen, den Ist- und Soll-Zustand prüfen und möglicherweise weitere Schritte für einen Übergang zu einem neuen Tool für das Qualitätsmanagement planen. Dabei sollten Sie folgende Entscheidungskriterien zugrunde legen und sich diese Fragen stellen:

Fragestellungen zum Ist-Zustand:

• Welche Methoden und Techniken zur Gestaltung, Strukturierung und Dokumentation unserer Unternehmensprozesse nutzen wir heute?
• Können aktuell alle Aufgaben im Qualitätsmanagement kontinuierlich und zentral mit den geeigneten Werkzeugen und von allen beteiligten Mitarbeitern ausgeführt werden?
• Können wir mit unseren aktuellen Tools und Systemen die internen Prozesse verbessern und gleichzeitig die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen steigern?
• Können wir die Wirksamkeit unseres Qualitätsmanagementsystems prüfen und bewerten? Inwiefern trägt unsere OMS-Lösung zur Umsetzung unserer Ziele bei?
• Welche Schwachstellen sind sichtbar? An welchen Stellen und in welchen Situationen besteht akuter und langfristiger Verbesserungsbedarf?
• Können wir Änderungen kontinuierlich umsetzen, in einem ausreichenden Maß protokollieren und neue Prozesse und Methoden schnell und flexibel umsetzen?
• Können wir Korrekturmaßnahmen, neue Anforderungen und Audit-Ergebnisse in angemessener Form und mit den vorhandenen Ressourcen einarbeiten?

Fragestellungen zum eingesetzten Tool:

• Dokumentation und Dokumentenlenkung – Sind wir mit unserem internen, digitalen QMS zufrieden? Bildet es alle Prozesse, Diagramme und Checklisten in der gewünschten Form ab? Dient unser aktuelles QMS als Basis für das Wissensmanagement im Unternehmen, das allen Mitarbeitern die erforderlichen Informationen liefert?
• Interne Kommunikation – Können die Mitarbeiter im Team und teamübergreifend zum Qualitätsmanagement kommunizieren, Feedback einholen und Änderungen vorschlagen, vornehmen und verfolgen?
• Gestaltet unser aktuell eingesetztes Tool die Arbeit am Prozess- und Qualitätsmanagement für die beteiligten Mitarbeiter einfach und flexibel und motiviert es zur Mitarbeit?

Fragestellungen zum Soll-Zustand:

• Welche Verbesserungen sind möglich, die wir mit unserer aktuellen Lösung für das Qualitätsmanagement noch nicht umgesetzt haben?
• Wie möchten wir im Unternehmen verfahren, um unser Qualitätsmanagement zu optimieren? Welche erforderlichen Maßnahmen erkennen wir schon heute? Welche Ressourcen sind erforderlich – technisch und personell?
• Welche Evaluierungskriterien legen wir für ein neues QMS fest?
• Wer sind die Entscheider und an welchen Stellen muss Überzeugungsarbeit geleistet werden?
• Welche Erwartungen haben wir an ein optimales Qualitätsmanagement und welche Ergebnisse wünschen wir uns?
• Welche Qualitätsziele haben wir für das folgende Jahr/die folgenden Jahre definiert und welche Mittel benötigen wir, um diese umzusetzen?

Bei der Auswahl einer für Ihre Anforderungen maßgeschneiderten Lösung für das Qualitätsmanagement sollten Sie ein Tool in Erwägung ziehen, das

• ein „lebendigen System“ schafft, ein Wiki-basiertes Arbeiten und ein kontinuierliches Prozess- und Qualitätsmanagement ermöglicht,
• die Dokumentation der Arbeitsabläufe und die interne Kommunikation sehr einfach gestaltet und
• die Arbeit am Qualitätsmanagement auf alle Schultern verteilt und so ein optimales Selbst- und Zeitmanagement für alle beteiligten Mitarbeiter erlaubt.

Mehr zu diesem und weiteren Themen erfahren Sie in den folgenden, monatlichen Blog-Beiträgen. Gerne können Sie auch einen unverbindlichen und kostenfreien Status-Check durchführen, um zu überprüfen, ob Ihr Qualitätsmanagement alle Voraussetzungen für ein zukunftsorientiertes, wettbewerbsfähiges Unternehmen erfüllt. Im Anschluss erhalten Sie eine Auswertung und Tipps, wie Sie Ihr Qualitätsmanagement optimal gestalten können.

Falls Sie Unterstützung bei der Analyse Ihres aktuellen Qualitätsmanagements benötigen, stehen wir – die QM-Experten von Communardo – Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Kontaktieren Sie uns! Ihre Ansprechpartnerin ist Marlen Kaiser, Tel. +49 800 1255255, E-Mail: sales@communardo.de.