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Die Dokumente und Daten müssen nach ISO 9000 vor ihrer Herausgabe durch befugtes Personal bezüglich ihrer Angemessenheit geprüft und genehmigt werden. Eine Änderungs-Sammelliste oder ein entsprechendes Dokumenten-Überwachungsverfahren, das den laufenden Revisionsstatus von Dokumenten identifiziert, muss eingerichtet werden und leicht verfügbar sein, um den Gebrauch ungültiger und/oder überholter Dokumente auszuschließen.

Diese Lenkung muss sicherstellen, dass
a) die zutreffenden Ausgaben der einschlägigen Dokumente an allen jenen Stellen verfügbar sind, wo Tätigkeiten ausgeführt werden, die für das effektive Funktionieren des QM-Systems wesentlich sind;
b) ungültige und/oder überholte Dokumente sofort an allen Stellen entfernt werden, an denen sie herausgegeben und benutzt werden, oder in anderer Weise Sicherheit gegen ihren unbeabsichtigten Gebrauch geschaffen wird;
c) jegliche überholte Dokumente, die aus gesetzlichen Gründen und/oder zur Erhaltung des Wissensstandes aufbewahrt werden, angemessen gekennzeichnet sind.

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