Smarte Methoden für erfolgreiches Projektmanagement: agile Lösungsansätze mit Scrum


Seit Jahren wird Projektmanagement neu gedacht. Dabei hat insbesondere die sogenannte Scrum-Methode einen wahren Boom ausgelöst. Der agile Lösungsansatz überzeugt vor allem wegen des geringen Regelwerkes, der kurzen Kommunikationswege und hohen Transparenz. Damit erfolgreiches Projektmanagement mit Scrum funktioniert, muss es den versierten Master geben. Die Ausbildung dazu bringt nicht nur spannende Einblicke, sondern ist auch in wenigen Tagen möglich.

Projektmanagement neu gestalten: effiziente Arbeitsorganisation durch Scrum

Projektmanagement hat sich in den letzten Jahren deutlich gewandelt. Ursächlich dafür vor allem die Notwendigkeit von mehr Effizienz und die Etablierung von zahlreichen Tools. In den Neunzigerjahren sorgte eine neue Methode von Ken Schwaber und Jeff Sutherland bei einer Konferenz für Aufsehen: Scrum.

Seine Anfänge hatte Scrum aber schon früher: 1986. Als Terminus der Softwareentwicklung brachten Professor Hirotaka Takeuchi und Professor Ikujiro Nonaka „The New Product Development Game“ ins Spiel. Mehrere Jahre später adaptierten Schwaber und Sutherland die Methode für das Projektmanagement. Plötzlich wollte jeder Seminare (auch als E-Learning immer beliebter) mit der Scrum-Methode halten, um mit den wachsenden Effizienzanforderungen im Projektmanagement mithalten zu können.

Die Scrum Master Zertifizierung Online ist heute als komfortable mehrtägige Weiterbildung möglich. An drei Tagen werden nicht nur theoretische Grundlagen, sondern vor allem auch die Anwendung geschult. Das Ziel: mehr Agilität für die eigenen Teamarbeiten im Unternehmen beim Projektmanagement zu etablieren.

Wie wird Scrum im Projektmanagement genutzt?

Das Scrum-Prinzip besteht nicht aus Projekten. Stattdessen werden einzelne Vorhaben, sogenannte Sprints, definiert. Jeder einzelne Sprint ist eigenständig und abgeschlossen. Pro Sprint existieren verschiedene Phasen, die durchlaufen werden: die Anforderung, Definition, die Planung, die aktive Arbeit, die Ergebnisbegutachtung. Wichtiger Bestandteil im Scrum-Prinzip bildet „Lessons-Learned”. Hierbei wird ein kritisches Resümee gezogen, was bei der Projektumsetzung tadellos lief und wo Verbesserungspotenzial besteht. Der Lerneffekt ist wesentliches Merkmal bei Scrum und macht das Agilitätskonzept im Projektmanagement so wertvoll.

Scrum in der Projekt-Praxis: Das Team bleibt auch langfristig zusammen

Teamwork wird in einer erfolgsorientierten Arbeitswelt immer wichtiger. In vielen Projekten sind die Mitarbeiter nur temporär miteinander verbunden, was sich häufig in Kommunikation und Vertrauen zeigt. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, werden Teammitglieder wieder in andere Projekte integriert, müssen sich dort wieder mit anderen Kollegen zurechtfinden.

Ein Nachteil in der Praxis, denn eine fortwährende neue Teamstruktur geht zulasten der Effizienz. Mitarbeiter müssen nicht nur projektspezifisch neu gesucht bzw. ausgewählt werden. Es fehlt auch häufig auch das Verständnis für die gegenseitige Arbeitsweise.

Die Scrum-Methode setzt auf Teams, die auch über mehrere Projekte hinweg verbunden bleiben. Statt einzelne Mitglieder auszutauschen, wird innerhalb des Projektes mithilfe von „Lessons-Learned”-Resümees an der Optimierung des Projektzirkels gearbeitet. Die Folge: besser eingespielte Mitarbeiter, die zur höheren Projekteffizienz beitragen.

Scrum-Umsetzung: So funktioniert die Methode in der Praxis

Inhouse-Seminare und Weiterbildungen mit der Scrum-Methode zeigen, mit wie wenigen Regeln sich der Prozess zum effizienteren Projektmanagement umsetzen lässt. Vorgegeben werden Rahmenbedingungen, innerhalb derer sich die Projektteilnehmer flexibel bewegen und eigene individuelle Regeln etablieren können.

Zunächst steht die Vision der Stakeholder, beispielsweise für eine bestimmte Produktentwicklung oder Dienstleistungsidee. Abhängig davon ist der weitere Aktionismus. Es geht nicht darum, vorab zu bestimmen, wie die Dienstleistung bzw. das Produkt exakt aussehen sollen. Auch eine Deadline für die Ideenentwicklung gibt es nicht. Stattdessen wird das Scrum-Team aktiv und definiert beispielsweise den Markt, die Kundengruppe usw. Abhängig von ihren Ergebnissen werden weitere Zeitpläne und Planungsschritte erstellt. Ein Unterschied zu vielen anderen Projektentwicklungen, denn hier gehen Kreativität und Effizienz Hand in Hand.

Product Backlog und Product Owner – das sind ihre Aufgaben

POs (Product Owner) sind mit der Ideenfindung beschäftigt. Sie stehen im engen Austausch mit den Stakeholdern und spezifizieren das Produkt/Dienstleistung. Zu ihren Aufgaben gehört es, gewünschte Produkteigenschaften herauszufinden und diese zu beschreiben. Essenzieller Schritt ist der Product Backlog – der Arbeitsvorrat für die Entwickler. POs priorisieren weitere Schritte für die Teammitglieder der Entwicklung. Um Vollständigkeit geht es hierbei nicht, denn das Entwicklungsteam beginnt mit den Arbeiten schon für die ersten Sprints. Währenddessen holen die POs sich das Feedback der Stakeholder und ergänzen fehlende Infos im Product Backlog.

Sprints- und Backlog-Plan

Sprint-Planung ist essenziell, um für maximale Klarheit und Effizienz bei allen anderen Teammitgliedern zu sorgen. Federführend für die Planung sind die POs, denn sie liefern die Grundlage für das Entwicklerteam. Dennoch haben die Entwickler ihre Eigenverantwortung und bestimmen selbst, wie viele priorisierende Tätigkeiten sie für den Sprint umsetzen und organisieren deren Ablauf eigenständig.

Nachdem der Sprint durch das Entwicklerteam erfolgreich realisiert wurde, gibt es einen Review an POs bzw. Stakeholder. Auf dieser Basis werden neue Erfordernisse für Funktionalität oder Produkteigenschaften definiert und gegebenenfalls ein neuer Sprint ins Leben gerufen. Wichtig beim gesamten Prozess: Jedes Team erhält Vorgaben, organisiert sich aber innerhalb des Teams selbst. Diese Agilität im Prozess führt dazu, effizienter zu arbeiten, und vermeidet sogenannte Bottlenecks.

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Damit das Teamwork noch besser funktioniert, werden in der Scrum-Methode verschiedene Rollen vergeben. Federführend ist der Master, der sich um die Regeleinhaltung und das optimale Arbeitsumfeld kümmert.

Diese Rollen müssen beim Scrum bekannt sein

Das neue Konzept der agilen Projektgestaltung ist häufig gar nicht so leicht zu etablieren. Viele Strukturen basieren noch immer auf älteren Managementstilen. Damit Mitarbeiter optimal mit der Scrum-Methode arbeiten können, sind Grundkenntnisse in den verschiedenen Rollen und Umsetzungsmöglichkeiten gefragt.

Die wichtigste Funktion haben Scrum Master, denn sie sorgen für die Implementierung der Methode und Einhaltung des Regelwerkes. Die Master kümmern sich um optimale Arbeitsbedingungen, sodass die Selbstorganisation in den Teams bestens umgesetzt werden kann.

Ebenso wichtig sind die Product Owner, denn sie sind für den Produkterfolg verantwortlich. Ihre Aufgabe ist es, sich um die Ideenfindung für Produkte bzw. Dienstleistungen zu kümmern, ein Product Backlog zu erstellen. Hierbei müssen sie besonders gute Kenntnisse in präziser Produktbeschreibung und Priorisierung einzelner Arbeitsschritte haben.

Das Entwicklungsteam ist für die Umsetzung verantwortlich. Die Teammitglieder müssen wissen, wie sie sich optimal selbst organisieren und welche Tools dabei notwendig sind. Die Formulierung eines Feedbacks an Product Owner und Scrum Master ist essenziell, denn sie sind wichtiger Bestandteil des „Lessons-Learned”-Teils.

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