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Die Archivierung dient der Ablage eines Exemplars der ungültig gewordenen Dokumente soiwe der erstellten Aufzeichnungen. Auch die Ablage von Rückstellmustern kann als Archivierung verstanden werden, da sie den gleichen Prinzipien unterworfen ist.
Vor der Archivierung muss das Archivgut indexiert werden. Darunter versteht man die Aufnahme der Kennzeichnung in eine Art Inhaltsverzeichnis (meist eine Datenbank). Damit wird sichergestellt, dass im Falle eines Falles das Gesuchte nach angemessener Zeit auch wiedergefunden werden und dies in verwendungsfähiger Form.

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