High Level Structure (HLS) & Harmonized Structure (HS): Der Bauplan für moderne Managementsysteme
Die High Level Structure (HLS) und ihre Weiterentwicklung, die Harmonized Structure (HS), sind das Fundament moderner ISO-Managementsystemnormen. Sie schaffen eine einheitliche Struktur, identische Kerntexte und gemeinsame Definitionen, was die Integration verschiedener Systeme wie ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001 erheblich vereinfacht. Unternehmen profitieren von schlankeren Prozessen, weniger Doppelarbeit bei Audits und einem effizienteren, integrierten Managementsystem (IMS).
Von HLS zu HS: Die Evolution der ISO-Normstruktur verstehen
Die High Level Structure (HLS) wurde 2012 von der International Organization for Standardization (ISO) eingeführt, um Managementsystemnormen zu vereinheitlichen. Das Ziel war, eine identische Grundstruktur, einheitliche Kernanforderungen und gemeinsame Begriffe zu etablieren. Dies sollte die Vergleichbarkeit verbessern und die Integration verschiedener ISO-Normen in ein einziges, kohärentes System erleichtern. Die Grundlage dafür wurde im sogenannten Annex SL der ISO/IEC-Direktiven gelegt.
Im Mai 2021 wurde dieser Leitfaden überarbeitet und die HLS zur Harmonized Structure (HS) weiterentwickelt. Diese Revision brachte vor allem begriffliche Präzisierungen und kleinere inhaltliche Ergänzungen, ohne die bewährte Kernstruktur grundlegend zu verändern. Die Umstellung auf die HS erfolgt schrittweise mit der jeweiligen Revision einer Norm.
Was genau ist die Harmonized Structure (HS)?
Die Harmonized Structure ist der verbindliche Leitfaden für die Entwicklung und Überarbeitung aller ISO-Managementsystemnormen. Sie harmonisiert deren Aufbau und Anforderungen, um die Implementierung eines Integrierten Managementsystems (IMS) zu fördern. Ein solches System bleibt schlank, effizient und erfüllt die Erwartungen aller relevanten interessierten Parteien. Zentrale Konzepte, die durch die HS gestärkt werden, sind der Kontext der Organisation, die Verpflichtung der Führung und der durchgängige risikobasierte Ansatz.
Der einheitliche Aufbau in zehn Kapiteln
Die Struktur der HLS und HS ist identisch und gliedert sich in zehn Hauptkapitel. Die Kapitel 1 bis 3 legen den Rahmen fest, während die Kapitel 4 bis 10 die zertifizierungsrelevanten Anforderungen enthalten.
Die 10 Kernkapitel der Harmonized Structure
- Anwendungsbereich: Definiert den Geltungsbereich der Norm.
- Normative Verweisungen: Listet andere Dokumente auf, die für die Anwendung der Norm unverzichtbar sind.
- Begriffe: Enthält alle relevanten Definitionen.
- Kontext der Organisation: Fordert das Verständnis interner/externer Themen und der Erwartungen interessierter Parteien.
- Führung: Beschreibt die Verantwortung der obersten Leitung, die Politik und die Rollen im Unternehmen.
- Planung: Umfasst den Umgang mit Risiken und Chancen sowie die Festlegung von Zielen.
- Unterstützung: Definiert Anforderungen an Ressourcen, Kompetenz, Kommunikation und dokumentierte Information.
- Betrieb: Behandelt die operative Planung und Steuerung der Prozesse.
- Leistungsbewertung: Fordert Überwachung, Messung, Analyse, interne Audits und die Managementbewertung.
- Verbesserung: Beschreibt den Umgang mit Nichtkonformitäten und den Prozess der fortlaufenden Verbesserung.
Die spezifischen Anforderungen in den Unterkapiteln variieren je nach Norm. So hat die ISO 9001 (Qualitätsmanagement) detailliertere Anforderungen im Bereich Betrieb (Kapitel 8) als beispielsweise die ISO 45001 (Arbeitssicherheit).
Wesentliche Änderungen: Was die Harmonized Structure (HS) konkret verbessert
Obwohl die HS keine Revolution darstellt, bringt sie doch wichtige Präzisierungen mit sich. Diese betreffen vor allem die Klarheit von Begriffen und die Stärkung bestimmter Prozesse. Die Änderungen werden mit der nächsten Revision der jeweiligen Norm verbindlich, wie bereits bei ISO/IEC 27001:2022 (Informationssicherheit) und ISO 37301:2021 (Compliance Management) geschehen.
Benchmark-Vergleich: HLS vs. HS
Die folgende Tabelle stellt die wesentlichen Unterschiede zwischen der ursprünglichen High Level Structure und der neuen Harmonized Structure gegenüber.
| Themenbereich (Kapitel) | High Level Structure (HLS) | Harmonized Structure (HS) – Neuerung | Zielkorridor / Nutzen |
|---|---|---|---|
| Begriffe (3) | Verweis auf externe Definitionen; Nutzung des Begriffs „ausgegliederte Prozesse“. | Alle Definitionen direkt in der Norm; ersetzt durch „extern bereitgestellte Prozesse, Produkte, Dienstleistungen“. | 🔼 Höhere Klarheit und Anwenderfreundlichkeit; präzisere, modernere Terminologie. |
| Interessierte Parteien (4.2) | Ermittlung relevanter Anforderungen der interessierten Parteien. | Zusätzliche Forderung: Bestimmung, welche dieser Anforderungen für das Managementsystem relevant sind. | 🔼 Schärfung des Systemfokus; bessere Abgrenzung von bindenden Verpflichtungen. |
| Planung von Änderungen (6.3) | Implizit in anderen Kapiteln enthalten. | Neues, eigenständiges Unterkapitel 6.3 „Planung von Änderungen“. | 🔼 Systematische und nachvollziehbare Steuerung von Veränderungen; erhöhte Prozessstabilität. |
| Dokumentierte Information (7.5) | Begriffe wie „Aufbewahrung“ wurden verwendet. | Fokus auf Verfügbarkeit, Anwendbarkeit und Schutz; veraltete Begriffe gestrichen. | 🔼 Anpassung an digitale Realitäten; Betonung der Informationssicherheit und -integrität. |
| Verbesserung (10) | Fokus auf das Erkennen von Verbesserungspotenzialen. | Betonung der proaktiven Initiierung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen. | 🔼 Stärkung des proaktiven Handelns statt reaktiver Korrekturen; Förderung einer KVP-Kultur. |
Checkliste: Vorbereitung auf die Umstellung zu einer Norm mit HS
- Gap-Analyse durchführen: Vergleichen Sie Ihre bestehende Dokumentation mit den präzisierten Anforderungen der HS (z.B. Kapitel 4.2, 6.3).
- Prozess für Änderungsmanagement etablieren: Definieren Sie einen dokumentierten Prozess gemäß Kapitel 6.3 und 8, falls noch nicht vorhanden.
- Terminologie aktualisieren: Überprüfen Sie interne Dokumente und ersetzen Sie veraltete Begriffe wie „ausgegliederte Prozesse“.
- Schulung der Führungskräfte: Sensibilisieren Sie die oberste Leitung für die neuen Nuancen, insbesondere bezüglich der proaktiven Verbesserung (Kapitel 10).
- Interne Audits anpassen: Aktualisieren Sie Ihre Audit-Checklisten, um die neuen und präzisierten Anforderungen der HS gezielt zu prüfen.
Die Rolle des PDCA-Zyklus in der HLS und HS
Die zehn Kapitel der Grundstruktur sind logisch nach dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) aufgebaut. Dieses Modell des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) ist das Herzstück aller Managementsysteme und wird durch die HLS/HS-Struktur systematisch abgebildet.
- Plan (Planen): Kapitel 4 (Kontext), 5 (Führung) und 6 (Planung) bilden die strategische Grundlage. Hier werden Ziele festgelegt und Maßnahmen zur Risikominimierung geplant.
- Do (Umsetzen): Kapitel 7 (Unterstützung) und 8 (Betrieb) beschreiben die operative Umsetzung. Hier werden die geplanten Prozesse ausgeführt und die dafür notwendigen Ressourcen bereitgestellt.
- Check (Überprüfen): Kapitel 9 (Leistungsbewertung) dient der Kontrolle. Durch Überwachung, Messung und interne Audits wird die Wirksamkeit des Systems überprüft.
- Act (Handeln): Kapitel 10 (Verbesserung) schließt den Kreis. Basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung werden Korrekturmaßnahmen ergriffen und der Verbesserungsprozess vorangetrieben.
Praxis-Überblick: Welche Normen nutzen HLS und welche bereits HS?
Die gemeinsame Grundstruktur ist heute Standard für alle modernen ISO-Managementsystemnormen. Die Umstellung von HLS auf HS erfolgt jedoch fließend mit jeder Normrevision.
Normenstatus im Überblick
Normen, die noch auf der HLS basieren (Stand 2025)
- ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagement)
- ISO 14001:2015 (Umweltmanagement)
- ISO 45001:2018 (Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit)
- ISO 50001:2018 (Energiemanagement)
- ISO 22301:2019 (Business Continuity Management)
Normen, die bereits auf die HS umgestellt wurden
- ISO/IEC 27001:2022 (Informationssicherheit)
- ISO 37301:2021 (Compliance Management)
- Zukünftige Revisionen (z.B. ISO 9001 und ISO 14001, erwartet bis 2026)
Die strategischen Vorteile einer gemeinsamen Normstruktur
Die Implementierung mehrerer Managementsysteme in einem Integrierten Managementsystem (IMS) wird durch die HLS/HS erst wirklich effizient. Die einheitliche Struktur ermöglicht es, Normanforderungen vollumfänglich in die bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren, statt separate Silo-Systeme zu betreiben.
Die konkreten Vorteile sind:
- Effizienzsteigerung: Doppelarbeit bei Dokumentation, Schulungen und internen Audits wird vermieden. Ressourcen werden gebündelt.
- Vereinfachte Integration: Ein bestehendes System (oft ISO 9001) kann leicht um weitere Normen wie ISO 14001 oder ISO 27001 erweitert werden.
- Besseres Verständnis: Identische Kerntexte und Begriffe erleichtern den Anwendern das Verständnis und die Umsetzung der Normanforderungen.
- Synergien bei Audits: Interne und externe Audits (Zertifizierungsaudits) können für mehrere Normen gleichzeitig durchgeführt werden, was Zeit und Kosten spart.
- Ganzheitliche Sicht: Ein IMS fördert eine prozess- und risikoorientierte Gesamtsteuerung des Unternehmens über Abteilungsgrenzen hinweg.
Fallstudie 1: Effizienzsteigerung im Maschinenbau durch IMS
Ausgangslage: Ein mittelständischer Maschinenbauer (250 Mitarbeiter) hatte ein zertifiziertes ISO 9001:2015 System. Aufgrund von Kundenanforderungen musste zusätzlich eine ISO 27001 Zertifizierung für Informationssicherheit erreicht werden.
Vorgehen: Anstatt ein separates ISMS aufzubauen, wurde die neue ISO/IEC 27001:2022 (bereits auf HS-Basis) in das bestehende QMS integriert. Die gemeinsame Struktur von Kapitel 4 (Kontext), 5 (Führung), 6 (Planung von Risiken), 9 (Audits, Management Review) und 10 (Verbesserung) wurde genutzt, um Prozesse zu kombinieren.
Ergebnis & KPIs:
- Reduzierung der Audit-Doppelarbeit um 40 % durch kombinierte interne Audits.
- Senkung des Dokumentationsaufwands um 25 %, da Richtlinien (z.B. für Lieferantenbewertung) für beide Normen gemeinsam galten.
- Projektzeitraum: Die Integration und Zertifizierung wurden innerhalb von 8 Monaten abgeschlossen.
Fallstudie 2: Risikomanagement in der Medizintechnik optimiert
Ausgangslage: Ein Hersteller von Medizintechnikprodukten (ISO 13485) wollte sein Umweltmanagement nach ISO 14001 zertifizieren lassen, um Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
Vorgehen: Der risikobasierte Ansatz aus Kapitel 6 der HLS wurde als zentrale Klammer genutzt. Die bestehenden Risikomanagementprozesse für Produktsicherheit wurden um Umweltaspekte (z.B. Materialauswahl, Entsorgung) erweitert, anstatt einen neuen Prozess zu schaffen. Die Managementbewertung (Kapitel 9.3) wurde zu einem integrierten Review für Qualität und Umwelt.
Ergebnis & KPIs:
- Vereinheitlichung der Risikobewertungsmethodik über alle Unternehmensbereiche hinweg.
- Identifikation von Kosteneinsparungen von 15 % im Bereich Material und Entsorgung durch die systematische Analyse von Umweltrisiken.
- Projektzeitraum: Die Erweiterung des IMS und die erfolgreiche Zertifizierung dauerten 6 Monate.
Glossar: Wichtige Begriffe rund um HLS und HS
Annex SL
- Annex SL
- Der Anhang der ISO/IEC-Direktiven, der ursprünglich die High Level Structure (HLS) definierte und als Vorlage für alle neuen und überarbeiteten ISO-Managementsystemnormen diente. Er wurde 2021 zur Harmonized Structure (HS) weiterentwickelt.
Harmonized Structure (HS)
- Harmonized Structure (HS)
- Die seit 2021 gültige, weiterentwickelte Version der HLS. Sie dient als verbindlicher Leitfaden für die Struktur, Kerntexte und Definitionen von ISO-Managementsystemnormen, um deren Integration zu erleichtern.
High Level Structure (HLS)
- High Level Structure (HLS)
- Die 2012 eingeführte, einheitliche Grundstruktur für ISO-Managementsystemnormen mit zehn Hauptkapiteln. Sie wurde 2021 durch die Harmonized Structure (HS) abgelöst.
Integriertes Managementsystem (IMS)
- Integriertes Managementsystem (IMS)
- Ein Managementsystem, das die Anforderungen von zwei oder mehr Managementsystemnormen (z.B. ISO 9001, ISO 14001) in einer einheitlichen Struktur und gemeinsamen Prozessen zusammenführt.
Interessierte Parteien
- Interessierte Parteien
- Personen oder Organisationen, die von den Aktivitäten eines Unternehmens betroffen sein können oder diese beeinflussen. Beispiele sind Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Behörden oder Eigentümer.
Kontext der Organisation
- Kontext der Organisation
- Die Analyse der internen und externen Faktoren, die für den Zweck und die strategische Ausrichtung einer Organisation relevant sind und ihre Fähigkeit beeinflussen, die beabsichtigten Ergebnisse ihres Managementsystems zu erreichen.
PDCA-Zyklus
- PDCA-Zyklus
- Ein iterativer, vierphasiger Managementprozess (Plan-Do-Check-Act) zur Steuerung und kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Produkten. Er ist die Grundlage der HLS/HS-Struktur.
Risikobasierter Ansatz
- Risikobasierter Ansatz
- Ein zentrales Prinzip moderner Managementsysteme, das fordert, Risiken und Chancen systematisch zu identifizieren, zu bewerten und Maßnahmen zu deren Steuerung zu planen und umzusetzen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist der Hauptunterschied zwischen HLS und HS?
Der Hauptunterschied liegt in der Detaillierung und Präzisierung. Die Harmonized Structure (HS) ist eine Weiterentwicklung der High Level Structure (HLS) mit klareren Definitionen, einem neuen Kapitel zur Planung von Änderungen (6.3) und einer stärkeren Betonung der proaktiven Verbesserung, ohne die Grundstruktur der zehn Kapitel zu verändern.
Warum wurde die HLS überhaupt durch die HS ersetzt?
Die HLS wurde ersetzt, um auf Basis der Erfahrungen seit 2012 Unklarheiten zu beseitigen und die Anwendbarkeit weiter zu verbessern. Die HS spiegelt den aktuellen Stand der Technik im Management wider und passt die Terminologie an moderne, digitale Geschäftsprozesse an.
Muss ich mein gesamtes Managementsystem umstellen, wenn meine Norm auf HS aktualisiert wird?
Nein, eine komplette Umstellung ist nicht nötig. Da die Kernstruktur identisch bleibt, müssen Sie lediglich eine Gap-Analyse durchführen und Ihr System an den wenigen präzisierten oder neuen Stellen anpassen, wie zum Beispiel beim Management von Änderungen.
Welchen konkreten Nutzen hat die einheitliche Struktur für mein Unternehmen?
Der größte Nutzen ist die Effizienz. Sie sparen Zeit und Kosten durch weniger Doppelarbeit bei Dokumentation und Audits, können neue Managementsysteme schneller integrieren und erhalten eine ganzheitliche Sicht auf Risiken und Chancen im gesamten Unternehmen.
Gilt die Harmonized Structure auch für branchenspezifische Normen wie IATF 16949?
Ja, indirekt. Branchenspezifische Normen wie die IATF 16949 (Automotive) oder ISO 13485 (Medizintechnik) basieren auf der ISO 9001 und übernehmen damit deren HLS-Grundstruktur. Zukünftige Revisionen dieser Normen werden sich ebenfalls an der dann gültigen HS orientieren.
Wie unterstützt die HS den risikobasierten Ansatz?
Die HS verankert den risikobasierten Ansatz zentral in Kapitel 6 (Planung). Sie fordert, dass Organisationen nicht nur Risiken, sondern auch Chancen systematisch ermitteln und Maßnahmen planen, was zu einer widerstandsfähigeren und proaktiveren Unternehmenssteuerung führt.
Wann wird die ISO 9001 auf die Harmonized Structure umgestellt?
Die nächste große Revision der ISO 9001, die dann auf der Harmonized Structure basieren wird, wird derzeit für das Jahr 2025 oder 2026 erwartet. Unternehmen werden nach der Veröffentlichung eine Übergangsfrist von üblicherweise drei Jahren für die Umstellung haben.
Kann ich verschiedene Normversionen (HLS und HS) in einem IMS kombinieren?
Ja, das ist problemlos möglich und in der Übergangsphase die Regel. Da die Strukturen zu 95 % identisch sind, können Sie zum Beispiel eine ISO 9001:2015 (HLS) mit einer ISO 27001:2022 (HS) in einem Integrierten Managementsystem ohne Konflikte betreiben.
Wo finde ich den offiziellen Text der Harmonized Structure?
Die Harmonized Structure ist Teil der ISO/IEC-Direktiven, Teil 1, Anhang SL. Diese Dokumente sind direkt bei der ISO oder nationalen Normungsinstituten wie dem DIN in Deutschland erhältlich. Eine praktische Zusammenfassung bietet auch die technische Regel DIN/TR 36601:2024-09.
Welcher Schritt ist der wichtigste bei der Implementierung eines IMS?
Der wichtigste Schritt ist die Verpflichtung der obersten Leitung (Kapitel 5). Ohne deren aktives Engagement, die Bereitstellung von Ressourcen und die Integration des Systems in die strategische Ausrichtung des Unternehmens bleibt jedes Managementsystem wirkungslos.
Handlungsempfehlung: So nutzen Sie die harmonisierte Struktur optimal
Die Harmonized Structure ist mehr als eine formale Anforderung – sie ist ein strategisches Werkzeug zur Unternehmensentwicklung. Um den maximalen Nutzen zu erzielen, sollten Sie Ihr Managementsystem nicht als separate administrative Aufgabe, sondern als integralen Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse betrachten. Fokussieren Sie sich auf die Synergien zwischen den Normen, insbesondere in den Bereichen Risikomanagement, Zielplanung und Leistungsbewertung. Nutzen Sie die einheitliche Struktur, um Audits effizient zu bündeln und eine durchgängige Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im gesamten Unternehmen zu etablieren.
Quellenverzeichnis
DIN/TR 36601:2024-09 – Harmonisierte Struktur für Managementsystemnormen mit Anleitung zur Anwendung und Terminologie-Anleitung (ISO/IEC Directives, Teil 1, Consolidated ISO Supplement, 2024, Procedures specific to ISO, Annex SL, Appendix 2 und Appendix 3). Erhältlich bei DIN Media.
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