PMS ermöglicht komplexe Steuerungen von Projekten

Die Projektarbeit nimmt in Unternehmen einen immer größeren Stellenwert ein. So zeigt die gemeinschaftlich von Hays und PAC durchgeführte Arbeitsstudie mit dem Titel: Von starren Prozessen bis zu agilen Projekten im Jahr 2015 eine deutliche Zunahme der Projektarbeit von 62 Prozent in den letzten zwei bis drei Jahren an. 35 Prozent der betrieblichen Abläufe entfielen demnach auf Projekte und die Studie prognostizierte bis 2019 einen weiteren Anstieg der Projektarbeit auf 40 Prozent.

Von der Ausnahme zur Regel: Projekte in der Industrie 4.0

Tatsächlich gibt es gute Gründe dafür, warum Projekte wunderbar zur Arbeitsrealität in der Industrie 4.0 passen. Denn mit Projekten können Unternehmen schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren und Aufgaben bewältigen, die mit neuen Zielen einhergehen. Zugleich bieten Projekte die Gelegenheit, regelmäßig etwas Besonderes zu leisten und damit für Innovationen zu sorgen, die das Interesse an der Firma hochhalten.

Projektmanagementsoftware hilft bei der Durchführung

Aufgrund der zunehmenden Bedeutung von Softwarelösungen für alle Unternehmensbereiche ist es kein Wunder, dass sich mit der Projektmanagementsoftware (PMS) Programme für das Geschäftsleben etabliert haben, die auf die Abläufe in Projekten spezialisiert sind. Die Funktionsvielfalt dieser Softwarelösungen kann enorm sein, was besonders bei größeren und komplexen Projekten von Vorteil sein kann.

Anbieter wie Microsoft Visual Studio schaffen eine ausgereifte Entwicklungsumgebung, in der wichtige Aspekte der Projektarbeit wie das Qualitäts- und Risikomanagement integriert sind. Generell empfiehlt es sich, vor der Anbieteranalyse eine Bedarfsanalyse vorzunehmen, um zu prüfen, ob man die Fülle der angebotenen Funktionen eines ambitionierten Dienstleisters überhaupt benötigt.

Die Vorteile einer leistungsstarken PMS

Der Mehrwert einer leistungsstarken PMS ist für die Durchführung von Projekten beträchtlich. So sind die Beschleunigung der Arbeitsabläufe, eine bessere Produktivität und Qualität der Arbeit sowie die Reduktion von Fehlern bereits wichtige Argumente. Anhand ausgewählter Schwerpunkte möchten wir weitere Vorteile einer PMS für Projekte aufzeigen:

Zusammenführung aller Beteiligten

Eine PMS schafft einen vernetzten Raum für alle am Projekt beteiligten Personen, an dem sich sämtliche wichtigen Informationen für das Projekt problemlos aufrufen lassen. Dadurch ist die Möglichkeit für ein abteilungsübergreifendes Engagement ebenso gegeben wie für hybrides Arbeiten, das sich ebenso vom Büro wie vom Home-Office oder vom Smartphone im Zug erledigen lässt. Die gemeinsame Plattform zeigt allen Mitwirkenden, was zu tun ist. Die visualisierten Projektabläufe vermitteln für das Projekt die nötige Orientierung

Steuerung der Arbeitsprozesse

Eine fortschrittliche PMS bieten der Projektleitung zahlreiche Möglichkeiten der Steuerung von Arbeitsprozessen. Die Basis ist zunächst die Aufgabenzuteilung für die Mitarbeiter zusammen mit dem Kalender, sodass alle Beteiligten wissen, was bis wann erledigt werden muss. Gibt es mehrere Aufgaben, lassen diese sich in einer To-do-Liste zusammenführen, wobei Projektführer bei Bedarf mit Priorisierungen regulativ eingreifen können. Meilensteine zeigen die wichtigsten Etappenziele an und stellen dar, was dafür noch geleistet werden muss.

Agile Funktionen ermöglichen zusätzlich eine horizontale Steuerung durch die Mitarbeiter. Für die Motivation ist das Feature förderlich, dass sich ebenso wie die Aufgaben der gesamte Fortschritt der Projektarbeit visualisieren lässt. Anzeigen, die den Soll-Zustand dem Ist-Zustand gegenüberstellen, vermitteln den Beteiligten ein ständiges Feedback über ihren Arbeitsstil und signalisieren, wann es Zeit für einen Zwischensprint ist. Auch dies ist für die Motivation Gold wert.

Kommunikation ist die Basis für den Erfolg

Kommunikationen sind für Projekte das Salz in der Suppe. Die Erkenntnis, dass offene Kommunikationskanäle sich grundsätzlich positiv auf die Innovationsfreudigkeit von Unternehmen auswirken, gilt selbstverständlich auch für die Projektarbeit. Gute Anbieter einer PMS fördern deshalb den Austausch aller Mitwirkenden am Projekt auf vielfältige Weise. Mit einem Chat kann jeder mit jedem sprechen, während die Dialoge gespeichert bleiben, sodass jederzeit an den Fortschritten im Gespräch angeknüpft werden kann.

Foren bieten nach Themen geordnete Diskussionsstränge, während Projektleiter jederzeit die Möglichkeit haben, einzelne Mitarbeiter direkt anzusprechen. Eine gute PMS bietet für jeden zugängliche Stellen für den Download und Upload von Dateien unterschiedlichen Formats, wobei Drag-and-Drop-Funktionen im Sinne der Usability als besonders zugänglich gelten. Nützlich ist die Funktion, eine Art Projekt-Wikipedia herzustellen, um Beschäftigte mit allen Informationen zu versorgen, die für das Projekt wichtig sind.

Überblick über Kosten und Ressourcen

Schließlich lassen sich mit einer modernen PMS die Kosten und Ressourcen für ein Projekt anschaulich darstellen, was den Projektleitern bei der Planung und Steuerung der Projekte hilft. Auf dieser Basis können sie Alternativen besser abwägen, um sich für den richtigen Weg zu entscheiden. Außerdem erlauben ihnen diese Meta-Anzeigen, bei Bedarf Feinjustierungen vorzunehmen und deren Auswirkungen mittels Monitoring nachzuvollziehen.

Bildquelle: Jason Goodman auf Unsplash.com – https://unsplash.com/de/fotos/Oalh2MojUuk