Reklamationsmanagement

Das Reklamationsmanagement umfasst die Planung, Durchführung und Überwachung aller Maßnahmen, die ein Unternehmen bezüglich Kundenreklamationen hinsichtlich Warenlieferungen und sonstigen Leistungen ergreift. Mit Reklamation sind ausschließlich fehlerhafte Waren, Dienstleistungen oder Abläufe gemeint. Ziel ist es, die Kundenzufriedenheit wiederherzustellen und die negativen Auswirkungen der Unzufriedenheit, z. B. Abwanderung des Kunden, Imageschaden etc., zu minimieren. Ebenso kann eine Kundenreklamation als Ausgangspunkt für Verbesserungsmaßnahmen innerhalb des Unternehmens genutzt werden (siehe Kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

Ablauf

Das Reklamationsmanagement setzt telefonische zeitgebundene, idealerweise durchgängige Erreichbarkeit des Lieferanten bzw. Auftragnehmers voraus. Es erfordert

  • eine zeitnahe Abarbeitung von Anfragen,
  • Beratung mit dem Kunden, und ebenfalls
  • Organisation der Abholung bzw. kostenlosen Rücksendung der mangelhaften Sache.
  • Kostenlose Nachbesserung, Ersatzlieferung bzw. Rückabwicklung des Auftrags.

Methode zur Bearbeitung von Reklamationen (Reklamationsmanagement)

8D Methode

Die 8D-Systematik („8“ Disziplinen) dient dazu Reklamationen im Team schnell und nachhaltig auszuräumen und ähnliche Probleme vorbeugen.

Die Stufen

  • D1 Aufnahme Problem / Problem erkennen / Faktensammlung / Stammdaten
  • D2 Teambildung / Befugnisse
  • D3 Problem beschreiben
  • D4 Sofortmaßnahmen auslösen
  • D5 Ursachenanaylse / Ursachen finden und überprüfen
  • D6 Abstellmaßnahmen ermitteln und überprüfen
  • D7 Absicherung der Lösung
  • D8 Übertragung der Lösung / Maßnahmen gegen Wiederholfehler absichern / Prozesserfolg anerkennen

Reklamationsmanagement (1 Tag)

Reklamationsmanagement Seminar | Reklamationsmanagement Schulung

Zielsetzung des Seminars „Reklamationsmanagement“ (1 Tag)

Sie lernen effizient und zielgerichtet die Methode des 8D Reports in unseren Schulungen kennen und anzuwenden. Dabei erweitern Sie Ihre Methodenkenntnisse und können diese selbständig in Ihrem Umfeld im Rahmen der Reklamationsbearbeitung anwenden und moderieren. Sie sind in der Lage, Bereiche wie Arbeitsvorbereitung, Entwicklung und Fertigung hinsichtlich der Gesichtspunkte Reklamationen, Qualität, Effizienz, Wissensspeicherung und Kommunikation zu unterstützen. Somit ist der 8D Report ein unverzichtbares Hilfsmittel bei der Problemlösung, auch wenn dieser nicht im Bereich des Reklamationsmanagements eingesetzt wird.

Die 8D Methode hilft Reklamationen anhand acht obligatorischer Disziplinen (Prozessschritte) zu betrachten, welche bei der Bearbeitung einer Reklamation erforderlich sind, um das zugrunde liegende Problem zu überwinden. Ein 8D Report ist damit Teil des Reklamationsmanagements und dient der Qualitätssicherung beim Lieferanten. Trainieren Sie die Anwendung und Methodik anhand praktischer Beispiele in unseren 8D Praxisschulungen. Das Seminar richtet sich an alle Mitarbeiter, welche sich als zukünftige Reklamationsbearbeiter qualifizieren wollen. Als zukünftiger 8D Anwender sind Sie in der Lage Reklamationen effizient und nachhaltig unter Einbindung sämtlicher betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter zu bearbeiten indem Sie effizient die vorhandenen wertvollen Resourcen optimal nutzen. Die Anwendung der 8D Methode hat zur Folge:

  • Verbesserung der Kunden-/Lieferantenbeziehungen
  • Systematische Auseinandersetzung mit auftretenden Problemen
  • Lückenlose Dokumentation sämtlicher Vorfälle
  • Steigerung der Produktivität
  • Steigerung der Effizienz durch Vermeidung von Fehlerwiederholungen
  • Lessons Learned

Seminarinhalte

  • Einführung ins Thema
  • Grundlagen und Begriffe
    • Risikomanagement (FMEA, Ishikawa)
    • Reklamationsmanagement (Problemlösung, 8D)
  • Ziele des Reklamationsmanagements
  • Forderungen und Definitionen aus Regelwerken (ISO 9001:2015, IATF 16949:2015)
  • Die verschiedenen Reklamationsarten
  • Verhalten bei Eingang einer Kundenreklamation/Rückmeldung an den Kunden
  • Informationen gewinnen
    • Fehlerart
    • Fehlerort
    • Fehlerursache
    • Verursacher
  • Definition von Maßnahmen
    • Sofortmaßnahme
    • Korrekturmaßnahme
    • Vorbeugungsmaßnahme
    • Vergleich und Umgang mit Maßnahmenarten der FMEA
      • Vermeidungsmaßnahme (FMEA)
      • Entdeckungsmaßnahme (FMEA)
  • Problemlösung
  • Werkzeuge / Methoden / Hilfsmittel
    • Ishikawa (Ursache-Wirkungs-Diagramm)
    • 5x Warum (5 Why)
    • 6 W Methode
    • IST/IST-Nicht
    • Datensammlung/Fehlersammelkarte
    • Pareto-Analyse
    • Kreativitätstechniken
    • Fragetechniken zur Problemlösung
    • Zugang zur Wissensplattform myQUALITY (Lernvideos, Skripte, etc.)
  • 8D Methode
    • Aufbau & Struktur
    • Ablauf 8D Methode (nach PDCA)
    • 8D Formblatt / Formblätter / Formular / Vorlagen
      • 8D Formblatt VDA / QMC
      • Verschiedene Best Practice 8D Formblätter
    • Problemlösungsablauf (praktisches Fallbeispiel)
      • 1. Team bilden
      • 2. Problem / Fehler beschreiben (6W Methode)
      • 3. Sofortmaßnahmen
      • 4. Ursachenanalyse (Ishikawa / 5x Warum)
      • 5. Korrekturmaßnahmen
      • 6. Vorbeugungsmaßnahmen
      • 7. Problemlösung abschließen
      • 8. Lessons Learned / FMEA – (Würdigung der Teamleistung)
  • Kommunikation (intern / extern)
  • Reklamationen auswerten und analysieren
  • Kontinuierliche Reduzierung von Reklamationen
  • Effiziente Einbindung aller notwendigen Mitarbeiter in den Reklamationsprozess
  • Praktische Fallbeispiele anhand von realen Reklamationsfällen
  • 8D Simulation anhand einer Schritt für Schritt Reklamationsbearbeitung
  • Anforderungen nach VDA
  • Definition von Fehlerursachenkategorien für das 8D – Berichtswesen V1.0 (VDA)
    Leitfaden für die Anwendung der Fehlerursachenkategorien  

Leistungsumfang

  • ausführliche Schulungsunterlagen in gedruckter Form
  • erweiterte Schulungsunterlagen, Vorlagen, Checklisten und Formblätter in digitaler Form
  • Fotodokumentation der vorgestellten Flipcharts & Workshops
  • Frühstück, Mittagessen, Naschwerk, Gebäck und Getränke während der Veranstaltung

Zielgruppe

Mitarbeiter und Führungskräfte aus allen Unternehmensbereichen, insb. dem Reklamationsmanagement und Kundendienst, Studenten sowie interessierte Personen. Für dieses Seminar sind QM Grundlagen von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich. Vor dem Seminar besteht die Möglichkeit kostenloses Informationsmaterial bei uns anzufordern um so im Selbststudium einen kurzen Methodenüberblick zu erhalten. Dieses Seminar ist alternativ auch als 8D Webinar buchbar.

Dauer

  • 1 Tag Präsenzveranstaltung / 9:00-17:00 Uhr

Abschluss

  • Teilnahmebescheinigung nach der Präsenzveranstaltung

Kosten

  • € 549,- pro Teilnehmer zzgl. gesetzl. MwSt.
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Reklamationsmanagement (1 Tag) 3

Simone Fuchs
Seminarmanagement

Quality Services und Wissen GmbH
Ferdinand-Porsche-Straße 13
60386 Frankfurt am Main

E-Mail: sf@quality.de
Telefon +49 (0) 69-34872259-0

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Kundenzufriedenheit
  • Kundenzufriedenheit
4.9

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