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In welchen Unternehmensbereichen die vollständige Digitalisierung noch etwas warten darf

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Die Digitalisierung beziehungsweise digitale Transformation ist kein Projekt, das in einem Unternehmen binnen kürzester Zeiträume „von heute auf morgen“ erledigt werden könnte. Nicht nur, weil ihre Einführung mit teilweise hohen Ausgaben verbunden ist. Viel mehr ist die Digitalisierung auch ein tiefgehender Eingriff in bisherige betriebliche Prozesse – sowohl aufseiten der Mitarbeiter, die vielleicht seit Jahrzehnten etablierte Gewohnheiten ändern müssen wie auch aufseiten der Kunden, von denen nicht jeder sieht, dass (und wie) er von der Digitalisierung einer von ihm favorisierten Firma profitiert.

In diesem Sinne lässt sich die betriebliche Digitalisierung durchaus (natürlich in Abhängigkeit vom gewählten Geschäftsmodell) in dringliche und weniger dringliche Schritte unterteilen – das heißt also, wenn noch etwas Eingewöhnungszeit vergeht, bis letztere integriert und/oder ihre analogen Vorgänger abgeschaltet werden, kann sich dies mitunter nicht so negativ auswirken, wie es von starken Verfechtern einer raschen, umfassenden Digitalisierung skizziert wird. Doch welche konkreten analogen Elemente haben in einer immer stärker digitalisierten Unternehmenswelt noch eine Daseinsberechtigung?

  1. Die klassische Telefonie

Es gibt mittlerweile zwischen der E-Mail und menschlichen wie KI-gestützten Chats zahlreiche Wege, auf denen Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden sowie Partnern und Zulieferern zutiefst digitalisiert erfolgen kann. Ihnen allen gemein ist, dass sie das jeweilige Unternehmen bevorteilen und entlasten – schon deshalb, weil viele dieser Methoden ermöglichen, erst mit etwas Bedenk- und Recherchezeit zu antworten und so bessere, vollumfänglichere Antworten zu liefern.

Bloß: In zahllosen Lagen kann es der schnellste, einfachste und vor allem menschlichste Weg sein, ein klärendes Telefongespräch zu führen. Aus diesem Grund geht auch die aktuelle Impressumspflicht nach wie vor davon aus, dass es eine Kontaktmöglichkeit geben muss, um ein Unternehmen schnell und nicht elektronisch erreichen zu können – daraus ergeht zwar keine „Pflicht zur Telefonnummer“, jedoch ist Telefonie zumindest die naheliegendste Wahl.

Das bedeutet nicht, dass es keine anderen Kontaktmöglichkeiten geben sollte. Auch nicht, dass diese nicht die Primärmöglichkeit sein sollten. Es heißt nur, dass Unternehmen gut daran tun, während der Geschäftszeiten jederzeit telefonisch erreichbar zu sein – und sich dabei auch nicht hinter einer mit zig Wahlmöglichkeiten versehenen Warteschleife zu verbergen; just diese ist für viele Menschen ein riesiges Ärgernis.

 

  1. Das analoge Marketing

Werbeeinblendungen auf sozialen Netzwerken, auf Videoportalen, in E-Mails, über Banner und Pop-Ups bis hin zu Suchmaschinenanzeigen. Was das Marketing anbelangt, sind die digitalen Möglichkeiten längst grenzenlos – so grenzenlos, dass viele Unternehmen sämtliche Bestrebungen auch konsequent in den digitalen Bereich verlagert haben.

Doch so wichtig dieser Bereich auch ist, so sehr die meisten Alters- und Zielgruppen heute auch tagtäglich digitale Informations- und Kommunikationswege nutzen, so sehr ist es doch auch nötig, das Gesamtbild zu betrachten:

Alle Marketingbestrebungen zu digitalisieren bedeutet daher, einen Großteil eines jeden Tages nicht für seine Kunden präsent zu sein und damit das Gegenteil eines allumfassenden Marketing-Ansatzes.

Auch hat analoge Werbung einen enormen weiteren Vorteil: Wertigkeit. Allein schon die Wahl des Papiers für einen Flyer oder eine Werbesendung kann deutlich imposanter wirken als selbst eine nach allen Regeln erstellte E-Mail oder ein Clip vor einem YouTube-Video. Kommt noch die so vielfältige und hochwertige Mixtur der Druckfarben hinzu, entsteht ein analoges Marketing-Dokument, das nicht nur immer präsent ist, statt nur dann, wenn die Zielgruppe online ist.

Es ist auch ein Dokument, mit dem sich seine Empfänger in irgendeiner physischen Form auseinandersetzen müssen – wo es für die meisten digitalen Werbemöglichkeiten längst Filter für Browser und Mail-Programme gibt, welche sie schon herausfiltern, bevor die Zielgruppenmitglieder auch nur einen Blick darauf werfen können.

 

  1. Brainstorming und Präsentationen

Wohl jeder, der heute in unternehmerische Entscheidungsprozesse eingebunden ist, dürfte bereits digitale Präsentationen erlebt haben. Ohne näher darauf einzugehen, wie schmal hier der Grat zwischen informativer Begeisterung und völliger Langerweile ist, so haben viele digitale Präsentationen auf dem typischen Weg (Stichwort PowerPoint) doch ein Problem: Sie sind ähnlich linear aufgebaut wie klassisches Fernsehen. Mittendrin etwas zu ändern, ist kaum schnell und meistens auch nicht nonchalant möglich.

Auch wenn es zahllose weitere digitale Werkzeuge gibt, die von der simplen Notiz bis zur gemeinschaftlich erstellten Mindmap sehr viele Möglichkeiten bieten, so ist es doch in vielen Situationen oft der mit Abstand simpelste Zugang, mit einer Flipchart oder einem Whiteboard zu arbeiten. Zudem haben diese zutiefst analogen Formen der Ideensammlung und Präsentation auch noch weitere Vorteile:

Hinzu kommt, dass Whiteboards und Flipcharts enorm kostengünstig sind. Das gilt selbst unter Einbeziehung der nötigen Verbrauchsmaterialien Papier und Stifte.

Zumindest für ergänzende Tätigkeiten sollte eines dieser Medien in jedem Unternehmen erhalten bleiben – und sei es nur, um während einer digitalen Präsentation Fragen für alle sichtbar zu notieren, um sie später abzuarbeiten.

 

  1. Das Vertragsprozedere

Die grundsätzlichen digitaltechnischen Möglichkeiten bestehen schon seit 1993, als das Portable Document Format, den meisten besser als PDF bekannt, erfunden wurde. Und seit die eIDAS-Verordnung der EU 2014 beschlossen wurde, gibt es in Form der Qualifizierten elektronischen Signatur auch eine weitgehend rechtssichere Unterzeichnungsmöglichkeit.

Eigentlich ist es deshalb heute nicht mehr nötig, ein vertragliches Prozedere an irgendeinem Punkt analog werden zu lassen – eigentlich. Denn obschon immer mehr Unternehmen den Weg des volldigitalisierten Vertragsprozederes zum einzigen Modus Operandi gemacht haben, so spricht doch eine Tatsache dagegen: Datenschutz.

Natürlich, hier gibt es zwei Seiten der Medaille. Ein Vertrag auf Papier kann gestohlen werden, kann Feuern und Wasserschäden zum Opfer fallen, wohingegen digitale Verträge in vielfältigster Ausfertigung an verschiedenen Stellen abgespeichert werden können. Zumindest ist es deshalb sinnvoll, „auch“ eine digitale Bevorratung zu betreiben.

Allerdings ist es gerade heute – Dank digitaler Technik – auch so einfach wie nie, solche digitalen Verträge zu manipulieren. Einmal abgesehen davon, dass diese Verträge nur mit funktionierender Spannungsversorgung etwas nützen. Zumindest für wirklich wichtige Verträge (etwa solche aus der Personalverwaltung) sollte es deshalb immer auch eine analoge Ausfertigung geben – mit dokumentenechten Stiften unterzeichnet und in einem feuer- und wassersicheren Tresor untergebracht.

 

  1. Die Terminplanung

Digitalisierung soll nicht nur Zeit und Kosten sparen, sie soll auch komfortabel sein. Dass bereits letzteres keine allumfassende Gültigkeit besitzt, lässt sich bereits regelmäßig feststellen, wenn eine Präsentation verzögert startet, weil die so komfortable Digitaltechnik keine Verbindung zwischen Beamer und Datenträger zustande bringt.

Allerdings ist Digitalisierung auch davon geprägt, auf drei Dinge angewiesen zu sein:

Es gibt vielleicht keinen anderen Unternehmensbereich, an dem sich diese dreifache Abhängigkeit so deutlich (und häufig negativ) zeigt wie bei der Terminplanung. Der geneigte Leser kann sich hierzu einen beliebigen Betrieb vorstellen – von der Autowerkstatt bis zur Zahnarztpraxis passt nahezu jedes Beispiel gleichermaßen.

In vielen solcher Unternehmen wird heutzutage das gesamte Terminprozedere computerisiert erledigt – beispielsweise im Kalender von Outlook, Thunderbird und ähnlichen Programmen. Funktionieren die drei Abhängigkeiten, so hat jeder Mitarbeiter auf jedem Rechner ständig aktuelle Termine griffbereit.

Kommt es jedoch nur bei einem Punkt zu einem Problem, etwa, weil ein Server abstürzt, so sind zumindest für den Moment keine Termine abrufbar. Je nach Schwere des Problems können auch zigtausende Datensätze gelöscht werden.

Auch hier gilt dementsprechend: Eine analoge Absicherung in Form von klassischen Terminkalendern, in die jeder Mitarbeiter die für ihn relevanten Daten einträgt, ist weder eine unnötige noch eine teure Ausgabe. Der simple Tischkalender mag vielleicht nicht flexibel sein, muss von jedem diszipliniert gepflegt werden. Dafür aber funktioniert er aber auch im Angesicht widrigster Umstände noch.

Fazit

Digitalisierung ist richtig, wichtig und an den meisten Stellen eine über jede Kritik erhabene Verbesserung gegenüber analogen Prozessen. Doch schon wegen ihres Umfangs ist es nicht nötig, sämtliche Unternehmensbereiche zeitgleich zu digitalisieren. Mehr noch: Bei manchen Dingen wird es wahrscheinlich auch in ferner Zukunft noch eine gute Wahl sein, zumindest eine analoge Alternative in der Hinterhand zu haben – nur für alle Fälle, wie man auch einen Feuerlöscher besitzt.

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