Ressourcenmanagement in Agenturen: Was gibt es zu beachten


Ressourcenmanagement ist der Prozess der Planung und Zuweisung von Ressourcen zur Maximierung der Effizienz. Eine Ressource ist alles, was zum Abschließen einer Aufgabe oder eines Projekts benötigt wird – das können die Fähigkeiten einer Person oder die Einführung von Software sein. Unter Ressourcenmanagement wird meist jedoch nur die Einsatzplanung von Mitarbeitern zur Projektarbeit verstanden. Ressourcenplanung zählt also zu einer der wichtigsten Aufgaben in Unternehmen.

In Agenturen ist der Begriff Ressourcenmanagement eng mit der Planung, Zuteilung und dem Einsatz von Menschen verbunden. Es kommt darauf an, die Arbeitskräfte optimal zuzuordnen und einzusetzen und mit weniger mehr zu erreichen.

Die Ziele des Ressourcenmanagements sind einerseits der optimale Ressourceneinsatz und andererseits die möglichst gerechte Bereitstellung von Arbeitskapazitäten für Projekte. Ressourcenmanagement ist somit ein zentraler Konfliktpunkt in Matrixorganisationen. Projektleiter beschreiben es als „die Ermittlung benötigter Ressourcen, deren Zuordnung zum Gesamtprojekt und den einzelnen Prozessen, sowie die Steuerung und Kontrolle ihres effektiven Einsatzes“.

Niemand mag Verschwendung, schon gar nicht in der Geschäftswelt. Gerade deshalb wird dem Ressourcenmanagement in Agenturen eine gewisse Wichtigkeit zugesprochen. Ressourcenmanagement konzentriert sich auf Optimierung und Effizienz. Wenn Ihr wisst, was für den Erfolg eines Projekts erforderlich ist, könnt Ihr effizient planen und diese Ressourcen effektiv einsetzen.

Die verschiedenen Techniken in Agenturen

Werfen wir einen Blick darauf, wie Ihr mit der Implementierung des Ressourcenmanagements in all Euren Projekten beginnen könnt.

  1. Ressourcenzuweisung

Die Ressourcenzuweisung ermöglicht es Euch, die verfügbaren Ressourcen optimal zu nutzen. Ressourcenallokation ist der Prozess der Verwendung verfügbarer Ressourcen, um ein Projekt auf die effizienteste Weise abzuwickeln, basierend auf den Kapazitäten und Fertigkeiten der Teammitglieder. Um sich ein klares Bild von Zuweisungen zu machen, verwenden Projektmanager häufig Ressourcenzuweisungsberichte. Diese bieten fast alles – von der Vogelperspektive bis hin zu detaillierten Beschreibungen der Ressourcenverfügbarkeit. So vermeidet Ihr Verzögerungen und Budgetüberschreitungen. Je besser Eure Berichtsfunktionen sind, desto transparenter und effizienter wird Euer Projekt.

  1. Ressourcenbilanz

Eine andere Art der Ressourcenverwaltung wird als Ressourcenabgleich bezeichnet. Die Technik beinhaltet die Feststellung, ob Ressourcen innerhalb einer Organisation nicht ausgelastet oder ineffizient genutzt werden, und diese gilt es dann zu korrigieren.

  1. Ressourcenprognose

Ein Ressourcenmanagementplan ist entscheidend, wenn Ihr die Effizienz von Personal, Material und Budget optimieren möchtet. Ressourcenprognosen helfen, den zukünftigen Ressourcenbedarf vorherzusagen, bevor ein Projekt beginnt. Während der Planungsphase eines Projekts bestimmt die Ressourcenprognose den Umfang des Projekts, potenzielle Einschränkungen, unvorhergesehene Kosten und potenzielle Risiken. Um solche Vorhersagen treffen zu können, muss der Projektleiter den Lebenszyklus und die Ziele des Projekts sehr gut kennen. Außerdem muss er einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen des Unternehmens haben. Projektmanagement-Software bietet dieses Maß an Transparenz zusammen mit bequemem Zugriff auf Eure Projekte und Ressourcen an einem Ort.

Vermeidet unvorhergesehene Ausfälle, indem Ihr Eure Ressourcen im Voraus kennt und plant, wie sie verwendet werden. So könnt Ihr Fehler oder Defekte beheben, bevor sie auftreten. Effektives Ressourcenmanagement vermeidet zusätzlich Arbeitsüberlastung oder Ressourcenabhängigkeit, indem es Einblicke in die Arbeitsbelastung Eures Teams erhält. Seid auf Rückschläge vorbereitet, da es immer mal sein kann, dass das Projekt aufgrund fehlender Ressourcen nicht gelingt. Mit der Ressourcenplanung und -verwaltung könnt Ihr nachweisen, dass Ihr alle möglichen Arbeiten mit den verfügbaren Ressourcen erledigt habt. Schafft Transparenz, indem andere Teams Einblick in die Bandbreite Eures Teams erhalten. Wenn sie sehen, dass Euer Team bereits ausgelastet ist oder dieses Team neue Projekte übernehmen kann, könnt Ihr entsprechend planen.

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Tipps zum Ressourcenmanagement

  1. Ihr müsst beginnen, um Resultate zu erzielen

Eure Entscheidung für einen bewussten Umgang mit Ressourcen ist ein positiver Schritt zur Schaffung von Transparenz und Kontrolle im Projekt.

  1. Bedürfnisse und Bemühungen klären

Je definierter der Umfang und die Art der aktuellen Projektarbeit sind, desto klarer werden die Bedürfnisse und Anstrengungen sein. Wichtige Quellen hierfür sind der Projektstrukturplan und historische Daten laufender, abgeschlossener oder benachbarter Projekte.

  1. Handeln mit Weitblick

Sobald ein Team an Mitarbeitern zusammengestellt ist, braucht es dennoch ein bisschen Zeit, dass sie sich gemeinsam einarbeiten. Denn die beste Produktivität kommt mit einem gut laufenden Team.

  1. Raum für Fehler einkalkulieren

Anfänger planen, unbewusst, auf 100% Auslastung. Gefährlich, denn diese Methode schränkt die Reaktionsfähigkeit auf Zwischenfälle erheblich ein!

Es ist ratsam, von Anfang an einen Puffer mit einzuberechnen. Berücksichtigt Ausfallzeiten aufgrund von Krankheit, Urlaub, Schulungen und anderen Abwesenheiten.

Generell gilt: Berechnet eine ungefähre Auslastung von 80 %

  1. Berücksichtigen Sie Nebenwirkungen

Das Ressourcenmanagement wirkt sich immer auf andere Komponenten des Projekts aus. Dazu gehören Inhalt, Meilensteine, Budget, Risiko und Qualität. Kurz gesagt: Alles ist miteinander verbunden.

  1. Schnelle Integration neuer Mitarbeiter

Teammitglieder kommen, Teammitglieder gehen – das ist im Projektgeschäft ganz normal. Bereitet Euch im Rahmen des Onboarding-Prozesses darauf vor und entwickelt Strategien, um schnellstmöglich neue Mitarbeiter zu akquirieren. Anstatt die neuen Mitglieder mit Zahlen, Daten und Fakten zu überschütten, ist ein übersichtlicher „Einführungsflyer“ ein gutes Mittel, um schnell in das Projekt einzuführen. Es enthält alle relevanten Informationen zum Projekt, dargestellt in einer Panoramaansicht.

  1. Beziehungspflege

Definitionsgemäß ist ein Projekt einzigartig und zeitlich begrenzt. Das bedeutet, dass Teammitglieder nur für eine bestimmte Zeit an Ihrem Projekt arbeiten.

Die Zentrale verbleibt innerhalb der Unternehmensorganisationseinheit – sofern keine Kräfte von außen hinzugezogen werden. Pflegt eine gute Kommunikation mit den Managern, deren Teammitglieder Ihr einstellen möchtet.

Messung der Effizienz

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Ein umfassendes Verständnis dessen, was für die Verwaltung und Durchführung anstehender Projekte erforderlich ist, ermöglicht es Euch bestmöglich Eure Ressourcen zu verwalten. Ressourcenmanagement erfordert ein solides Verständnis und Transparenz Eurer Ziele und Fähigkeiten. Durch die Erstellung eines guten Ressourcenplanungsprozesses können Agenturen maximale Effizienz sicherstellen und die Ressourcennutzung überwachen.

Fazit

Das Ressourcenmanagement und Ressourcenplanung bietet Euch als Agentur viele wichtige Vorteile. Neben der zuverlässigen Positionierung verhindert es auch Budgetüberschreitungen. Darüber hinaus beugt ein sorgfältig kalkuliertes und regelmäßig überprüftes Budget Risiken vor und stellt sicher, dass geplante Projekte zuverlässig abgeschlossen werden. Auf diese Weise unterstützt das Kostenmanagement auch zukünftige Projekte der Institution. Die erstellten Kostenberichte helfen bei der Optimierung der Ressourcen für eine genauere Kosten- und Budgetplanung in der Zukunft.

Bildquellen:
Bild1: https://unsplash.com/es/s/fotos/ressourcenmanagement
Bild2: https://unsplash.com/es/fotos/gMsnXqILjp4
Bild3: https://unsplash.com/es/fotos/mcSDtbWXUZU

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