Reisekostenplanung ► Moderne Optimierungsmöglichkeiten


Geschäftsreisen sind unglaublich praktisch, wenn es darum geht, verschiedene Themen „face to face“ zu besprechen. Und auch, wenn genau das oft über Videokonferenzen möglich ist, braucht es hin und wieder den persönlichen Kontakt, um die Basis für weiterführende Geschäfts- und Kundenbeziehungen zu schaffen.

Eine Frage steht jedoch so gut wie immer im Raum: „Was sollte man bei der Planung der ‚perfekten Geschäftsreise‘ beachten?“. Immerhin gilt es, bei den entsprechenden Buchungen vieles zu berücksichtigen. Und im Idealfall sollten die Gegebenheiten auf Reisen und vor Ort natürlich so gestaltet sein, dass sich der Mitarbeiter wohlfühlt und sich auf seine unterschiedlichen Aufgaben fokussieren kann.

Die folgenden Abschnitte zeigen, was es bedeutet, die modernen Möglichkeiten rund um Geschäftsreisen-Planungen zu beachten. Weiterhin liefern sie wertvolle Tipps, die dabei helfen können, alles immer optimal im Blick zu haben – nicht nur als Reisender, sondern auch als Mitarbeiter in der Personalabteilung.

flughafen

Prozessoptimierung im Bereich Reisekosten: So lassen sich Abläufe vereinfachen

Tipp Nr. 1: Tools für eine maximale Übersicht

Zugbuchungen, Flugbuchungen, Hotelbuchungen und weitere Details sorgen immer wieder dafür, dass es schwerfällt, im Rahmen einer anstehenden Geschäftsreise den Überblick zu bewahren. Wie praktisch, dass es heutzutage die Möglichkeit gibt, auf ein modernes Travel Management Tool zurückzugreifen, das alle wichtigen Informationen auf einen Blick liefert.

Die verschiedenen Lösungen richten sich sowohl an kleinere als auch an große Unternehmen, die es sich zur Aufgabe gemacht haben, die Abläufe rund um Geschäftsreisen noch weiter zu erleichtern. Wer sich auf der Suche nach einem einschlägigen Tool befindet, sollte sich immer auch ein wenig Zeit nehmen, um die verschiedenen Varianten miteinander zu vergleichen. Überzeugende Lösungen aus diesem Bereich zeichnen sich unter anderem durch:

  • Selbstbuchungsoptionen für Mitarbeiter
  • eine kontinuierliche Budgetkontrolle
  • die Möglichkeit, im Nachhinein umzubuchen und zu stornieren
  • ein hohes Maß an Transparenz
  • einen gut erreichbaren Kundenservice

aus. Wo früher noch alle Informationen händisch notiert werden mussten und wo das Chaos dementsprechend häufig groß war, reicht es heute aus, sich mit wenigen Klicks über alle Einzelheiten zur anstehenden Geschäftsreise zu erkundigen.

Tipp Nr. 2: Geschäftsreisen-Ziele eingehend besprechen und schriftlich festhalten

Keine Frage: Eine Geschäftsreise kostet, je nach Reiseziel, viel Geld. Dementsprechend dürfte unter anderem auch die Unternehmensführung großes Interesse daran haben, dass die entsprechenden Ziele erreicht werden.

Damit genau das jedoch möglich ist, ist es wichtig, diese zu setzen. Oder anders: Mitarbeiter, die nicht wissen, was von ihnen erwartet wird, können sich auch nur schwer einbringen und das Maximum ihrer Leistung abrufen.

Frei nach dem Motto: „Selbstverständlich weiß ein Geschäftsreisender, welche Aufgaben auf ihn zukommen!“ wird dieser Tipp ganz normalen Alltag leider häufig übersehen. Daher ist es umso wichtiger, genau hinzuschauen und die Ziele möglichst GENAU zu definieren.

Es macht definitiv einen Unterschied, ob es im Rahmen eines Treffens mit einem Kunden darum geht, einen bestehenden Vertrag zu verlängern oder ob es das Ziel des Mitarbeiters ist, einen Vertrag über eine Mindestlaufzeit von fünf Jahren und einen hieran geknüpften Mindestumsatz zu binden. Je genauer die Ziele definiert wurden, desto motivierender gestaltet sich das komplette Procedere. Gleichzeitig ist es – wie immer – natürlich wichtig, realistisch zu bleiben.

Zusatztipp: Um sicherzustellen, dass die gesteckten Ziele auch wirklich erreichbar sind, ist es sinnvoll, diese nicht nur zusammen mit dem reisenden Mitarbeiter festzulegen, sondern alles auch schriftlich festzuhalten. Auf diese Weise stellt es kein Problem dar, auch von unterwegs aus noch einmal einzelne Punkte der To-do-Liste zu checken.

Tipp Nr. 3: Freiheiten definieren und Mitarbeitern den Rücken freihalten

Auch, wenn es im Vorfeld häufig den Anschein hat, als seien alle Details rund um die anstehende Dienstreise geklärt, fällt im Nachhinein häufig auf, dass Fragen offen sind. Egal, ob sich ein Mitarbeiter fragt, ob es ihm, beispielsweise in Berlin, erlaubt ist, auch kürzere Strecken mit dem Taxi zu fahren, ob er Kunden im Restaurant einladen darf oder ob ihm die Minibar im Hotel zur Verfügung steht: Oft sind es Kleinigkeiten wie diese, die zu Missverständnissen führen.

Daher ist es, auch auf Basis der Erfahrungen der Vergangenheit, wichtig, bereits bestehende Abläufe rund um Geschäftsreisen für zukünftige Buchungen zu nutzen. Auf diese Weise ist es häufig möglich, immer wieder auftauchende Fragen zu beantworten und somit letztendlich auch dafür zu sorgen, dass die Aufenthalte an anderen Orten so unkompliziert wie möglich werden.

Tipp Nr. 4: Geschäftsreisen im Nachhinein bewerten und aus der Vergangenheit lernen

Wer gerade von einer Geschäftsreise nach Hause gekommen ist, hat möglicherweise keine Lust darauf, viel Zeit in die Nacharbeit zu investieren. Genau das ist auch in der Regel nicht nötig.

Eine nachträgliche Befragung muss nicht besonders zeitaufwendig sein, bietet jedoch die Chance, in vielerlei Hinsicht zu profitieren. Typische Fragen, die in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle spielen können, sind unter anderem:

  • Ist das Hotel empfehlenswert?
  • Haben die zur Verfügung stehenden Umsteigezeiten ausgereicht, um stressfrei von A nach B gelangen zu können?
  • Fühlte sich der Mitarbeiter unterwegs optimal betreut und hatte er die Möglichkeit, individuelle Details seiner Reise noch einmal einzusehen? (Genau an dieser Stelle kommen übrigens die bereits unter Tipp Nr. 1 erwähnten Tools ins Spiel.)
  • Was würde der Mitarbeiter bei der nächsten Reise anders machen? Was war gut?

Die meisten Fragen dieser Art lassen sich problemlos auf der Basis des Multiple Choice Prinzips beantworten. Wer einen Schritt weiter in Richtung papierloses Büro gehen möchte, hat natürlich auch die Möglichkeit, die entsprechenden Befragungen digital durchzuführen.

Damit diese möglichst aussagekräftig sind, ist es ratsam, sie kurz nach dem Ende der jeweiligen Geschäftsreise durchzuführen. Somit ist sichergestellt, dass die Erinnerungen an den Aufenthalt und an das, was gut beziehungsweise ausbaufähig war, noch frisch sind.

Tipp Nr. 5: Auch Alternativen zu Geschäftsreisen nutzen

Auch, wenn die Corona-Pandemie bewiesen hat, dass es nicht immer den persönlichen Kontakt braucht, um beispielsweise Verträge fortsetzen oder Neukunden akquirieren zu können, steht sicherlich außer Frage, dass Geschäftsreisen immer noch wichtig sind.

Wer als Unternehmen dafür sorgen möchte, dass er seine Mitarbeiter nur dann losschickt, wenn es auch tatsächlich nötig ist, sollte sich gegebenenfalls ein wenig eingehender mit diesem Thema auseinandersetzen.

Eventuell reicht auch beispielsweise eine Videokonferenz aus, um die Überlegungen, die aktuell im Raum stehen, zu klären? Wer sich ein wenig Zeit nimmt, um sich diese Frage zu beantworten, kann mit einem Verzicht auf eine Geschäftsreise häufig nicht nur Geld sparen, sondern auch die Umwelt schonen.

Fazit

Heutzutage gibt es eigentlich keine Gründe mehr, mit Hinblick auf eine akribische Planung einer Geschäftsreise nervös zu werden. Moderne Tools und die mit ihnen einhergehende Prozessoptimierung sorgen dafür, dass alle Informationen, die im Zusammenhang mit der anstehenden Abreise interessant werden, mit einem Blick eingesehen werden können.

Zudem braucht es lediglich einen geringen Administrationsaufwand, um gegebenenfalls aus den Fehlern der Vergangenheit zu lernen und auf diese Weise Geschäftsreisen in Zukunft noch ein wenig unkomplizierter, günstiger und dementsprechend auch komfortabler werden zu lassen.

Bildquelle:
https://pixabay.com/de/photos/flughafen-reisen-einsteigen-994666/

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