QM-Handbuch: Das Fundament für Qualitätsmanagement

Das Qualitätsmanagement-Handbuch, in der Praxis zumeist kurz als QM-Handbuch bezeichnet, bildet die Basis eines erfolgreichen Qualitätsmanagements im Unternehmen. Die Wurzeln des QM-Handbuchs reichen in das Jahr 1987 zurück. Um die begehrte ISO 9001 Zertifizierung zu erhalten, wurde damals die Erstellung eines solchen zwingend vorgeschrieben. Doch worum handelt es sich dabei eigentlich genau, warum ist das QM-Handbuch auch heute noch sinnvoll und wie sollte es idealerweise aufgebaut sein? Die Antworten auf diese Fragen finden sich in diesem Artikel.

Was ist ein QM-Handbuch?

Das QM-Handbuch beschreibt das Qualitätsmanagementsystem einer bestimmten Organisation. Damit stellt es so etwas wie die Bedienungsanleitung für ein Unternehmen dar.

In dem Handbuch ist beispielsweise angeführt, wie sich die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen in der Organisation aufteilen, wie die internen Prozessabläufe festgelegt sind und auch, welche Abhängigkeiten es zwischen den einzelnen Prozessen gibt.

Das Ziel von Qualitätsmanagement ist die Führung eines Unternehmens anhand von definierten Qualitätszielen. Diese Ziele werden von der Qualitätspolitik des Unternehmens abgeleitet und daraufhin im QM-Handbuch festgehalten.

Warum ist ein QM-Handbuch sinnvoll?

Bis zum Jahr 2015 war die Führung eines QM-Handbuchs vor allem deshalb sinnvoll, weil dies eine verpflichtende Forderung war, um die ISO 9001 Zertifizierung zu erhalten. Seit dem damaligen Zeitpunkt wird das Handbuch jedoch nicht mehr explizit gefordert. Deshalb gleich ganz darauf zu verzichten, ist dennoch keine gute Idee. Denn das QM-Handbuch hat nach wie vor seine Berechtigung.

Vor allem im Hinblick auf das Produkthaftungsgesetz, das Unternehmen vorschreibt, alle aktuellen Vorschriften und Normen bei der Herstellung von Produkten einzuhalten und allen Sorgfaltspflichten nachzukommen, ist das QM-Handbuch der einfachste Weg, um diese Forderungen in die Praxis umzusetzen.

Ein gutes QM-Handbuch ist darüber hinaus die beste Basis für die Umsetzung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) in einem Unternehmen. Dieser etwas sperrige Begriff bezeichnet das Bemühen, durch stetige Verbesserungen die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Durch den stetigen Vergleich des Ist-Zustandes in der Praxis mit dem Soll-Zustand im QM-Handbuch lässt sich die Wirksamkeit von Maßnahmen gezielt überprüfen. Demnach kann auch die Sinnhaftigkeit dieser Maßnahmen einfach abgeleitet werden. Als Konsequenz kann der Prozess entweder beibehalten oder entsprechend verändert werden.

Letztlich dient das QM-Handbuch auch der Motivation der eigenen Mitarbeiter. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist jedoch, diese entsprechend in das komplette Qualitätsmanagementsystem einzubinden. Denn nur dann können sie eine positive Einstellung dazu entwickeln und sich entsprechend einbringen. Das QM-Handbuch muss zu diesem Zweck den Anteil jedes einzelnen Mitarbeiters hervorheben und auch die Verantwortlichkeiten ganz klar benennen.

Welche Personen benötigen ein QM-Handbuch?

Das QM-Handbuch ist als wichtiger Einstiegspunkt für alle gedacht, die das Qualitätsmanagement-System eines Unternehmens kennenlernen möchten. Die meisten denken dabei vor allem an neue Mitarbeiter, die mit Hilfe der Aufzeichnungen schnell und einfach Kenntnis darüber erlangen können.

Doch darüber hinaus dient das QM-Handbuch auch externen Zwecken. Viele Unternehmen, vor allem im B2B-Bereich, entschließen sich beispielsweise dazu, das Handbuch auch an ihre Kunden weiterzugeben. Darüber hinaus wird es auch bei Banken und Versicherungen gerne vorgelegt, um die eigene Kompetenz zu untermauern.

Deshalb sollte bei der Erstellung des QM-Handbuches auch auf die Außendarstellung geachtet werden. Dazu gehört beispielsweise auch die Abbildung des Firmenlogos auf der Titelseite. Wer sich als neuer Unternehmer darüber bisher keine Gedanken gemacht hat, kann dafür kostenlos und einfach ein eigenes Logo erstellen.

Wie ist ein QM-Handbuch aufgebaut?

Die Erstellung des QM-Handbuches unterliegt keinen gesetzlichen Vorgaben. Dennoch hat sich in der Praxis ein bestimmter Aufbau etabliert.

Dazu gehört ein Deckblatt mit den folgenden Angaben:

• Name des Verfassers
• Datum der letzten Überarbeitung
• Bezeichnung der Version
• Firmenlogo

Dahinter folgt ein Inhaltsverzeichnis. Auch wenn das QM-Handbuch in vielen Betrieben nur noch digital aufgelegt wird, sollten darin dennoch Seitenzahlen angeführt werden, damit es auch noch übersichtlich bleibt, wenn es ausgedruckt wird.

Um dem QM-Handbuch das erforderliche Gewicht zu verleihen, sollte es darüber hinaus mit einer Verbindlichkeitserklärung ausgestattet sein. Dabei sollte das Management des Unternehmens deutlich zum Ausdruck bringen, dass es die Maßnahmen akzeptiert und als verbindlich für alle Angestellten des Unternehmens vorschreibt.

Viele Unternehmer stellen im QM-Handbuch das Unternehmen auch noch einmal allgemein vor. Der Umfang sollte sich dabei jedoch in Grenzen halten und sich auf die Firmenphilosophie, die Marktstellung und wichtige Entwicklungen beschränken. Für alles weitere kann auf die Webseite verwiesen werden.

Der wesentlich wichtigere Teil besteht aus der allgemeinen Beschreibung des Qualitätsmanagement-Systems im Unternehmen. Hier sollte klar zum Ausdruck kommen, wie das QM-System aufgebaut ist, wer dabei welche Verantwortlichkeiten übernimmt und wie das QM-Handbuch benutzt und gewartet wird.

Den Hauptteil bildet dann schließlich die Beschreibung aller relevanten Prozesse im Unternehmen.

Was sind die genauen Bestandteile einer Prozessbeschreibung?

Zunächst geht es darum, den genauen Zweck des Prozesses zu beschreiben. In weiterer Folge kann er gegebenenfalls in Teilprozesse und Aufgabenschritte unterteilt und die einzelnen Arbeitsschritte angeführt werden.

Beim Prozess sollte sowohl der Input als auch der Output beschrieben werden. Als Input gelten in diesem Fall alle Arten von Informationen, Daten und Materialien. Der Output eines Prozesses kann unterschiedlich ausfallen. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Information, ein fertig geprüftes Produkt oder auch schon um eine ausgelieferte Ware handeln.

Wichtig ist es, dabei auch genau anzuführen, wer oder was auf den jeweiligen Prozess Einfluss nehmen könnte. Dabei kann es sich beispielsweise um interne Mitarbeiter, externe Geschäftspartner oder auch Kunden und Lieferanten handeln.

Eine entscheidende Rolle in jedem Prozess spielen die Verantwortlichkeiten. Zu jedem Prozess muss deshalb ganz klar eine hauptverantwortliche Person benannt werden. Im Idealfall ist auch die entsprechende Vertretungsregelung angeführt, wenn diese Person nicht anzutreffen ist.

Das QM-Handbuch sollte einen guten Überblick über die wichtigsten Prozesse im Unternehmen liefern. Dazu gehören neben den Kernprozessen für die Leistungserbringung auch Führungs- und Leitprozesse sowie Überwachungs- und Optimierungsprozesse. Um den Rahmen dabei nicht zu sprengen, ist es jedoch hilfreich, auf entsprechende weiterführende Dokumente zu verweisen und nach Möglichkeit darauf hinzuweisen, wo und wie auf diese zugegriffen werden kann.