Professionelle Präsentationen tragen erheblich dazu bei, dass Schulungen für Angestellte zum gewünschten Effekt führen. Mit ihnen gelingt es, die wesentlichen Inhalte prägnant zu vermitteln. Zugleich verfügen die Teilnehmer auch nach dem Seminar über ein informatives Dokument, in dem sie zentrale Aspekte übersichtlich und schnell nachschlagen können.

Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeiter können vielfältige Formen annehmen. Vom trögen Vortrag bis zum spannenden und interaktiven Lehrgang: Die Bandbreite ist groß. Es liegt auf der Hand, dass sich die Gestaltung der Schulung auf die Aufmerksamkeit und die Lernbereitschaft der Teilnehmer auswirkt. Ein langweiliger Redner referiert eine Stunde lang über ein Thema? Ein geübter Rhetoriker erregt mit einer ungewöhnlichen Herangehensweise Aufmerksamkeit und unterstützt seinen Vortrag mit einer ausgefeilten Präsentation? Das macht einen gewaltigen Unterschied!

Präsentationen für Mitarbeiterschulungen erstellen

Geeignete Software für Präsentation als Basis

Kluge Schulungsleiter unterstützen das Gesagte mit visuellen Hilfsmitteln: Diese Erkenntnis gibt es seit vielen Jahren. Früher nutzten Vortragende klassische Folien auf einem Overheadprojektor, dank Computer und Beamer existieren heute deutlich flexiblere Möglichkeiten. Mit einem guten Präsentationsprogramm wie dem bewährten Microsoft PowerPoint lassen sich hochwertige Präsentationen zusammenstellen – schnell und doch individuell!

Wichtig ist, dass die entsprechende Software in mehreren Bereichen hohe Anforderungen erfüllt.

Dazu gehören:

• eine große Auswahl an schönen Design-Vorlagen
• Flexibilität bei der Gestaltung
• Extras wie Animationen und Zoomfunktion
• Benutzerfreundlichkeit und leichte Navigation

Inhalt und Aufbau: Teilnehmer effektiv informieren

Eine überzeugende Software erleichtert das Erstellen einer Präsentation: Entscheidend sind aber die Inhalte und die Dramaturgie. Bestenfalls bereiten Schulungsleiter ihren Vortrag systematisch vor und überlegen sich im ersten Schritt, welche Kernaussagen sie vermitteln wollen. Diese Aussagen sollten integraler Bestandteil der Präsentation sein. Das erweist sich auch im Nachgang als wichtig. Sehen Teilnehmer die Dokumente später erneut durch, sollten sie sofort auf die Hauptaussagen der Schulung stoßen.

Die Funktion einer guten Präsentation geht aber weit über solche Hervorhebungen des Gesagten hinaus. Sie ergänzt das mündlich Vorgetragene in vielfältiger Weise, sie bietet zusätzliche Informationen und anschauliche Grafiken. Eine Schulung für die Personalabteilung befasst sich mit dem Fachkräftemangel und den daraus resultierenden Herausforderungen? Dann empfiehlt sich zum Beispiel eine visualisierte Statistik, die den größer werdenden Mangel an qualifizierten Mitarbeitern veranschaulicht.

Es kommt hierbei nicht nur auf die Zahlen an, die Grafik vermittelt eindrücklich die Dramatik der Lage. Damit gelingt es dem jeweiligen Schulungsleiter, Teilnehmern plastisch die Bedeutung der Schulung vor Augen zu führen. Das sollte unmittelbar am Anfang der Präsentation erfolgen, um das Interesse zu wecken. Die Dramaturgie ist neben den Inhalten ein weiterer Erfolgsfaktor!

So wichtig ist das Design bei einer Präsentation

Bei visuellen Unterstützungen kommt es nicht ausschließlich auf die Inhalte an, auch die Optik entscheidet über den Mehrwert. So sollten die Farben angenehm sein und zum Betrachten einladen. Bei der Schulung der eigenen Mitarbeiter liegt es zudem nahe, dass Corporate Design der Firma zu verwenden.

Darüber hinaus verdienen weitere Punkte Beachtung:

• lesefreundliche Schriftart und Schriftgröße
• übersichtliche Gestaltung der einzelnen Folien
• Hervorheben von wesentlichen Fakten mit Fettschrift und ähnlichem
• optimaler Mix aus Text, Grafiken und weiteren Elementen

Präsentation mit Extras aufwerten

Texte und Grafiken unterschiedlicher Art sind die zentralen Bausteine einer Präsentation. In den meisten Fällen lohnt es sich jedoch, weitere Elemente aufzunehmen. Hierfür kommen vielfältige Varianten infrage.

Beispiele sind:

• Bilder
• Videos
• Links

Bilder eignen sich zum Beispiel, um die gewünschten Gefühle zu erzeugen. Eingebaute Videos lockern den Vortrag auf und verschaffen dem Schulungsleiter eine kurze Verschnaufpause. Von Links profitieren Teilnehmer, wenn sie sich die Unterlagen später am PC oder Smartphone ansehen. Über die Verlinkung erhalten sie vertiefende Informationen: Engagierte und wissbegierige Mitarbeiter schätzen diesen Service!

Häufig vernachlässigt: Urheberrecht beachten!

Wer Präsentationen für Mitarbeiterschulungen erstellt, sollte sich auch mit möglichen rechtlichen Problemen auseinandersetzen. Das gilt insbesondere für urheberrechtliche Schwierigkeiten. Manche ignorieren diese Thematik und begeben sich damit in die Gefahr einer Abmahnung oder Schadensersatzforderung. Das Risiko ist besonders groß, wenn die Organisatoren die Schulungsmaterialien auch online zur Verfügung stellen.

Was heißt das konkret? Ein Verantwortlicher bereitet zum Beispiel eine interne Schulung zum Qualitätsmanagement vor. Ein Fehler wäre, den Begriff „Qualitätsmanagement“ bei der Google-Bildersuche einzugeben und angezeigte Schaubilder in die eigene Präsentation zu kopieren. Bei Bildern und Grafiken aller Art existiert ein strenges Urheberrecht: Niemand darf diese geistigen Erzeugnisse vervielfältigen. Das Einbinden in eine Präsentation würde eine solche Vervielfältigung darstellen.

Die bessere Lösung ist, Grafiken, Texte und andere Bestandteile der Präsentation selbst zu erstellen!

Präsentationen für Mitarbeiterschulungen: Mühe lohnt sich

Das Erarbeiten einer Präsentation kostet Zeit, auch wenn eine professionelle Software mit Design-Vorlagen und weiteren Features den Vorgang beschleunigt. Diese zeitliche Investition rentiert sich aber: Mit einer hochwertigen Präsentation lassen sich Inhalte besser transportieren!