Mehr Produktivität am Arbeitsplatz: So wird das Homeoffice zum Erfolg

Ganz gleich, ob angestellt oder selbstständig – für die meisten Berufstätigen spielt am Arbeitsplatz ihre Produktivität die größte Rolle. Denn laut TK-Stressstudie machen das hohe Arbeitspensum und der Termindruck den Deutschen im Beruf am meisten Stress. Auch im Home-Office wollen deshalb die anliegenden Aufgaben möglichst effizient erledigt werden. Doch wie funktioniert das in Eigenregie und ohne soziale Kontrolle?

Aufgaben sinnvoll planen

Sich morgens einfach an den Schreibtisch setzen und warten, was der Arbeitstag so bringt – das ist die Garantie für fehlende Ergebnisse und Stress am Feierabend. Wer Aufgaben konzentriert und schnell in die Tat umsetzen will, braucht einen Fahrplan für den Arbeitstag. Ein gutes Zeitmanagement spielt dabei eine wichtige Rolle, wobei es einige Hilfsmittel gibt, dies zu erreichen. Die folgenden Systeme können dabei helfen:

1. „Den größte Frosch zuerst“

Diese Methode eignet sich für Menschen, die sich nicht gern an viele Regeln halten und Gefahr laufen, Dinge auf die lange Bank zu schieben. Unangenehme Aufgaben verschieben diese Kandidaten im Home-Office besonders gern, weil ihnen in puncto Zeitmanagement niemand über die Schulter schaut. Abhilfe schafft hier eine simple Strategie: Am Feierabend wird die schwierigste bzw. unerfreulichste Aufgabe für den folgenden Arbeitstag notiert und man verpflichtet sich, sie gleich zu Beginn des nächsten Arbeitstages zu erledigen. Wer diese 1-Punkt-To-Do-Liste erfolgreich erledigt hat, spürt unmittelbar die Erleichterung und ist motiviert, zeitnah auch die leichteren Aufgaben anzugehen.

2. To-Do-Listen konstruktiv formulieren

Fast jeder sammelt sie, doch kaum einem Berufstätigen helfen sie: die berühmten To-Do-Listen. Ein Grund, aus dem sie immer länger werden, sind falsche Formulierungen. Wir neigen dazu, knappe Stichpunkte aufzuschreiben, z.B. „Kunde X“ oder „Projekt Y“. Das sind keine Aufgaben, sondern lediglich Erinnerungshilfen an umfangreiche Aufgabengebiete. Besser: Sich die großen Gebiete vornehmen und in kleinteilige Aufgaben gliedern. Handelt es sich bei dem Projekt beispielsweise um das Schreiben eines 10-seitigen Berichts, könnte der erste Punkt einer To-Do-Liste lauten: Recherchematerial von [Name der Website] herunterladen und lesen. Punkt 2: Inhalt in den 5 wichtigsten Punkten zusammenfassen. Wer seine To-Do-Listen so formuliert, hat häufig die Gelegenheit, Punkte abzuhaken und bleibt motiviert bei der Sache.

3. Pomodoro-Technik

Die Arbeitstechnik, die Francesco Cirillo in den 1980er Jahren erfand, ist in Zeiten der digitalen Ablenkungen umso effektiver. Gearbeitet wird mit einem mechanischen Küchenwecker oder einem digitalen Timer. Die Strategie: Der Arbeitende stellt die Uhr auf eine Zeitspanne ein, in der er sein maximales Konzentrationslevel gut aufrechterhalten kann und widmet sich in dieser Zeit nur einer Aufgabe, ohne sich ablenken zu lassen. Fachleute schlagen hier vor, etwa 25 Minuten zu arbeiten, um dann eine 5-minütige Pause einzulegen. Diese Sequenz lässt sich dreimal wiederholen, bevor eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten nötig ist. Wer den Wechsel von Konzentrations- und Entspannungsphasen diszipliniert einhält, merkt schnell, wie die Produktivität steigt und die To-Do-Liste immer kürzer wird.

Ablenkungen ausschalten

Auf Platz 3 der größten Stressfaktoren im Beruf stehen für die Mehrheit der Deutschen „Störungen und Unterbrechungen“. Weil die oft von den lieben Kollegen ausgehen, atmen viele im Home-Office erst einmal erleichtert durch: „Endlich in Ruhe arbeiten können!“ Doch am heimischen Arbeitsplatz lauern ganz andere Ablenkungen, die unsere Produktivität erheblich mindern. So lassen sie sich abschalten:

• Der richtige Arbeitsplatz: Niemand kann konzentriert arbeiten, wenn er es am Küchentisch oder in einer kleinen Wohnzimmerecke tun muss, wo er für den Partner und die Kinder stets präsent ist. Das Home-Office sollte im Idealfall ein abschließbarer Raum sein, der mit ergonomischen Büromöbeln ausgestattet, lärmgeschützt und gut beleuchtet ist. Ein gesonderter Arbeitscomputer, auf dem keine Spiele, private Messenger-Programme oder Fotosammlungen installiert sind, hilft dabei, den Fokus auf beruflichen Themen zu halten. Wer auf dem privaten PC arbeiten muss, kann sich behelfen, indem er eine Virtuelle Maschine für das Home-Office einrichtet.
• Digitale Ablenkungen beschränken: Für jede konzentrierte Arbeitsphase gilt: Das Telefon bleibt stumm, sämtliche Bildschirm-Benachrichtigungen sind deaktiviert und alle Tabs im Browser haben thematisch mit der Arbeit zu tun. Wer sich dabei erwischt, dass er wie ferngesteuert den privaten E-Mail-Account, Social Media oder die Celebritiy-News aufruft, sobald die eigentliche Aufgabe zu anstrengend wird, muss zu härteren Maßnahmen greifen: In Chrome besteht z.B. die Option, per Site-Block-Extension bestimmte Domains für den Arbeitstag zu sperren.
• E-Mails klug bearbeiten: Die Herausforderung im Postfach ist, dass sich hier viele unwichtige Informationen mit wenigen wichtigen mischen und es reichlich Zeit und Kraft braucht, Dringendes herauszufiltern. Gute Helfer sind Unterordner, in die Nachrichten von bestimmten Absendern oder mit einem definierten Betreff automatisch verschoben werden. Beim Bearbeiten steigt die Effizienz, wenn dafür ein bis zwei feste Zeitfenster am Tag reserviert werden – z.B. am späten Vormittag und kurz vor Feierabend. Dann hilft die AHA-Regel, die Flut von Mails zu bewältigen. Sie trennt Abfall (Nachrichten, die sofort gelöscht werden) von notwendigen Handlungen (E-Mails, die umgehend beantwortet werden) sowie der A Die letzte Kategorie umfasst Nachrichten, deren Bearbeitung einen Termineintrag im Kalender bekommen.

Gutes Energiemanagement

Das körperliche Energielevel beeinflusst unsere Arbeit erheblich – so haben Forscher festgestellt, dass die Härte eines Gerichtsurteils mit dem sinkenden Blutzuckerspiegel des Richters korreliert. Zwar treffen Arbeiter im Home-Office selten derartig folgenschwere Entscheidungen für ihre Mitmenschen – doch ihr Energiepegel bestimmt maßgeblich ihre Effizienz und Produktivität. Das kann man tun:

• Blutzuckerspiegel konstant halten: Kopfschmerzen, Konzentrationsschwäche, Müdigkeit – diese Symptome können auf eine Unterzuckerung hindeuten. Sie tritt vormittags auf, wenn wir am Morgen lediglich einen Kaffee zu uns nehmen oder etwas sehr Zuckerreiches. Marmeladenbrötchen, Schokoriegel und Co treiben den Blutzuckerspiegel nämlich zunächst stark in die Höhe und man fühlt sich kurzzeitig, als könne man Bäume ausreißen. Genauso schnell sinkt der Blutzuckerspiegel allerdings auch wieder und fällt unter das Vorniveau ab. Besser: Ein Frühstück, das komplexe Kohlenhydrate in der Kombination mit Ballaststoffen und Proteinen enthält, z.B. Müsli mit Joghurt oder ein Vollkornbrötchen mit Frischkäse, Gurken und Tomaten. Bis zum Mittag hält diese Mahlzeit den Blutzucker konstant auf einem mäßigen Niveau und verhindert Heißhungerlöcher. In der Mittagszeit sichert dann eine leichte Mahlzeit mit ausreichend Proteinen die Energie für die weitere Kopfarbeit, z.B. Vollkornpasta mit Fisch oder Salat mit gebratenem Tofu.
• Pausen einlegen: Jeder kennt das: Die besten Problemlösungen kommen nicht am Schreibtisch, sondern beim Spaziergang oder während einer Unterhaltung mit Freunden. Hier nutzt unser Gehirn die Kräfte des Unbewussten, während wir uns mental entspannen. Umso wichtiger für produktives Arbeiten sind regelmäßige Pausen, die verhindern, dass man sich gedanklich in ein Problem verbeißt. Im Idealfall sollten Home-Office-Arbeiter zwei konzentrierte Arbeitsphasen mit einer 5-Minuten-Pause für das Teemachen, Stretchen oder Durchatmen unterbrechen. Dreimal pro Arbeitstag sollten die Pausen länger dauern und neben dem Mittagessen vielleicht auch einen Mini-Spaziergang, eine kleine Sporteinheit oder eine kurze Meditation enthalten.
• Sauerstoff und Bewegung: Wenn Blutdruck und Sauerstoffzufuhr sinken, reduzieren sich auch das Arbeitstempo und die Denkfähigkeit. Eine verspannte Sitzhaltung vor dem PC ist in diesem Sinne kontraproduktiv. Wer merkt, dass er sich kaum mehr konzentrieren kann und vermehrt gähnen muss, sollte vom Schreibtisch aufstehen, das Fenster öffnen und seinen Blutkreislauf anregen. Zum Beispiel mit zehn Liegestützen, ein paar Sit-Ups oder einigen Klimmzügen im Türreck. Gerade das Home-Office bietet Gelegenheit dazu, Fitness-Einheiten einzubauen, die im Firmen-Büro unfreiwillig komisch wirken könnten. Zum Beispiel, wenn man den Laptop auf die Konsole eines Laufbands stellt und langweilige Recherche-Aufgaben im flotten Schritttempo erledigt.

Fazit: Produktivität im Homeoffice ist keine Zauberei

Mehr Produktivität – diese Forderung stellen nicht nur unzufriedene Chefs an ihre Mitarbeiter, sondern die meisten Berufstätigen an sich selbst. Kein Wunder, denn das Gefühl, etwas geschafft zu haben, ist und bleibt der größte Motivator bei der Arbeit. Kluges Zeitmanagement und simple Entspannungstechniken helfen dabei, es leichter zu erreichen und mehr Spaß bei der Arbeit zu haben.