Die Kommunikation in einem Unternehmen kann mitentscheidend über wirtschaftlichen Erfolg und Misserfolg sein. Umso wichtiger ist es, diesbezüglich mit den aktuellsten und besten technischen Optionen zu arbeiten. Diese haben sich in den letzten Jahren stark entwickelt und bieten heutzutage die Basis für die Geschäftswelt, wie die meisten Firmen sie kennen.

Warum ist eine gute Kommunikation in Firmen wichtig?

Kommunikation ist für Unternehmen die Grundlage für viele Faktoren. Dazu gehören unter anderem:

Mitarbeiterführung
Umsetzung von Projekten und dem Arbeitsalltag

Eine gute Mitarbeiterführung basiert auf der richtigen Kommunikation. Nicht selten lernen Führungskräfte hierfür spezielle Strategien, die ihnen dabei helfen, Probleme in diesem Bereich zu lösen oder gar nicht erst aufkommen zu lassen.

Zum Umsetzen von Projekten ist ebenfalls eine reibungslose Kommunikation unabdingbar. Je einfacher und effizienter sie funktioniert, umso zielführender und schneller kann ein Projekt realisiert werden. Schlechte Kommunikation wiederum führt womöglich zu zeitlichem Verzug und Problemen.

Jedoch nicht nur für spezielle Projekte, auch für den Alltag in einer Firma ist der passende und zielführende Informationsaustausch unabdingbar. Er dient hierbei ebenfalls als Basis von effizienten Arbeitsabläufen.

Grundlagen und Entwicklung

Früher wurde in Unternehmen anders kommuniziert als heute. Einiges lief direkter und persönlicher ab. Das ist wenig verwunderlich, denn die technischen Möglichkeiten waren um einiges eingeschränkter. Dabei gibt und gab es zwei Hauptelemente der Kommunikation:

Mündliche Kommunikation
Schriftliche Kommunikation

Mündliche Kommunikation

Im Rahmen der mündlichen Kommunikation können Fakten und wichtige Informationen direkt besprochen werden. Der Vorteil hierbei ist, dass Rückfragen möglich sind und in einem direkten Gespräch zudem die Reaktionen des Gegenübers deutlich werden.

Mündliche Kommunikation konnte entweder in einem face-to-face Gespräch oder per Telefon stattfinden. Beide Optionen sind auch heute noch relevant, wobei sie durch den technischen Fortschritt um diverse Möglichkeiten erweitert wurden.

Schriftliche Kommunikation

Aber auch schriftliche Kommunikation war schon in früheren Zeiten wichtig in Unternehmen. Relevanter als heute waren in diesen Phasen beispielsweise auf der Schreibmaschine geschriebene oder auch handschriftliche Notizen. Diese konnten durch den 1938 erfundenen Kopierer vervielfältigt und im Unternehmen verbreitet werde.

Des Weiteren gab es in einigen Firmen regelmäßig Unternehmenszeitungen, die sowohl für Mitarbeiter, als auch für die Kunden einen Mehrwert zum aktuellen Strand lieferten und wichtige Fakten und Veränderungen kommunizierten. Dieses Element ist auch heutzutage noch relevant, wird aber womöglich häufiger in digitaler Form umgesetzt.

Ein weiteres wichtiges Kommunikationsmittel war das Faxgerät. Es war die erste Möglichkeit, schriftliche Daten elektronisch zu übertragen und daher eine bahnbrechende Erfindung. Die Maschine blickt auf eine über 150-jährige Geschichte zurück.

Vor allem in den 70er- und 80er-Jahren des letzten Jahrhunderts wurde viel gefaxt. Auch heute noch spielt es in der Wirtschaft, aber auch in der Kommunikation mit öffentlichen Stellen eine Rolle, wobei es zunehmend durch andere technische Möglichkeiten abgelöst wird.

Neue technische Möglichkeiten: Das Internet

Durch die Fortentwicklung der Technik gibt es heutzutage sehr umfangreiche Möglichkeiten zur Kommunikation in Unternehmen. Hierbei hat vor allem eine Erfindung vieles verändert: Das Internet.

Ausbau des Internets

Dieser Kommunikationsweg hat sich in den 90er-Jahren des letzten Jahrhunderts verbreitet und seitdem zunehmend an Relevanz gewonnen. Bereits Anfang des Jahrzehnts wurde das Internet entwickelt. Zunächst war das Netz jedoch eher langsam.

Mit der Verbreitung hielt es auch zunehmend Einzug in Firmen. Analoge Modems und ISDN wurden durch DSL ersetzt, die Geschwindigkeit stieg und ermöglichte es, auch größere Mengen an Daten in kurzer Zeit auszutauschen. Des Weiteren wurde das Internet durch mobile Zugänge flexibler: Ein echter Vorteil für Firmen, die Geschäftsreisende entsenden. Aktuell wird die Geschwindigkeit und Flexibilität des Netzes ebenfalls weiterentwickelt, beispielsweise durch das Glasfasernetz.

Dieses ermöglicht eine extrem schnelle Datenübertragung und steigert somit die Flexibilität der Internetnutzer. Daher wird es aktuell weiter ausgebaut, eine flächendeckende Ausstattung wird allerdings erst in der Zukunft gegeben sein.

Auch für Unternehmen bedeutet das Glasfasernetz mehr Flexibilität. Beispielsweise können größere Datensätze intern und extern rascher kommuniziert werden: Ein großer Vorteil in einer schnelllebigen Welt.

Anwendungsformen in Unternehmen

Zur Kommunikation in einem Unternehmen wird das Internet auf diverse Weisen genutzt. Dazu gehören unter anderem:

E-Mail-Kommunikation
Videokonferenzen

E-Mails für effiziente schriftliche Kommunikation

Der Weg über E-Mail ermöglicht einen besonders schnellen Informationsaustausch innerhalb eines Unternehmens. Das Kommunikationsmittel wurde bereits Mitte des letzten Jahrhunderts entwickelt und hat seitdem in nahezu allen Lebensbereichen eine hohe Relevanz gewonnen. In Sekundenschnelle können Informationen ausgetauscht werden, im Rahmen von Rundmails besteht die Möglichkeit, alle Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks über wichtige Entwicklungen in Kenntnis zu setzen.

Zudem spart die E-Mail-Kommunikation Papierkosten und schont die Umwelt. Letzteres ist vor allem für Unternehmen interessant, welche sich ein nachhaltiges Image aufbauen möchten.

Des Weiteren können Zweigstellen sehr effizient mit Informationen gefüttert werden. Wo früher Briefe notwendig waren, sind die Infos heute in Sekundenschnelle in einer Niederlassung in Frankreich, England oder sogar Südamerika. Dies ermöglicht ein deutlich flexibleres und effizienteres Arbeiten.

Videokonferenzen

Auch die mündliche Kommunikation wird einfacher: Durch die Möglichkeit von Videokonferenzen. Auf diese Weise können persönliche Gespräche von jedem Ort der Welt stattfinden.

Die Videokonferenzen werden vor allem durch schnelles Internet möglich. Nur unter dieser Bedingung ist eine saubere Übertragung möglich. Daher ist es für Unternehmen relevant, dass alle Teilnehmer solcher Runden entsprechend ausgestattet sind. Neben den vielen Vorteilen von Videokonferenzen kann es auch Nachteile geben, da sie immer vom Funktionieren der Technik abhängig sind.

Weitere digitale Kommunikationsformen für Unternehmen

Neben dem Internet ermöglichen zudem weitere technische Optionen eine fortschrittliche Kommunikation in Unternehmen. Dazu gehören beispielsweise diverse Formen eines Intranets. Solche Netzwerke sind nicht öffentlich, sondern nur betriebsintern aufrufbar.

So können Infos zwischen Filialen und Abteilungen auf internen und eigenen Wegen schnell vermittelt werden. Dabei ist ein solches Netzwerk durch eine Firewall vom Internet abgegrenzt. Dies dient dazu, dass entsprechende Daten vertraulich bleiben.

Aber auch andere digitale Programme ermöglichen eine einfache Kommunikation. Dazu gehören beispielsweise Anwendungen, die interne Stoffsammlungen ermöglichen. Auch Programme zur Terminplanung, beispielsweise in Form eines Kalenders, erleichtern die Kommunikationen in vielen Firmen. Urlaubsanträge sind mit wenigen Klicks erledigt.

So setzen Unternehmen die Kommunikationsformen ein

Für Unternehmen ergeben sich viele Möglichkeiten, diese Kommunikationswege einzusetzen. Dazu gehören unter anderem:

Mitarbeiter im Homeoffice
Kommunikation mit weitentfernten Zweigstellen
Kommunikation mit Partnern
Weiterbildungen für die Mitarbeiter

Schnelles Überwinden von Entfernungen

Durch die diversen Kommunikationswege des Internets ergeben sich für Mitarbeiter Optionen, im Homeoffice zu arbeiten. Dies kann sowohl für die Angestellten, als auch für Unternehmen von großem Vorteil sein. So können für den Ablauf wichtige Personen, die gleichzeitig familiäre Verpflichtungen haben, bis zu einem gewissen Grad beiden Aufgaben nachkommen.

Des Weiteren haben Firmen die Option, auf sehr einfachem Wege mit Zweigstellen zu kommunizieren. Dies ermöglicht ein einfacheres Expandieren. Die entsprechenden Außenfilialen können im Rahmen von Videokonferenzen an allen wichtigen Meetings teilnehmen.

Kommunikation mit Partnern und Weiterbildungen

Schlussendlich können geschäftliche Partnerschaften auf sehr einfachem Wege aufrechterhalten werden. Absprachen und Dokumente lassen sich via E-Mail flexibel und unproblematisch kommunizieren. Selbst erste Treffen können durch einen Video-Call flexibel umgesetzt werden, wenn beide Partner einen straffen Terminplan und wenig Zeit haben.

Auch Weiterbildungen sind einfacher zu gestalten. Mitarbeiter in anderen Zweigstellen oder im Homeoffice können in Form eines Webinars ohne große Umstände eingebunden werden. Insofern dienen die Möglichkeiten über das Internet und ähnliche Anwendungen auch der Kommunikation von nötigem (Basis-)Wissen.

Nachteile der Entwicklungen?

Der Status quo der Kommunikation in Firmen bietet viele Vorteile, jedoch sind auch einige Nachteile nicht ausgeschlossen. Dazu können einerseits Probleme mit der Technik gehören. Streikt diese, besteht die Gefahr, dass die Arbeitsprozesse für eine gewisse Zeit lahmgelegt sind.

Hinzu kommt die Problematik, dass die direkte persönliche Kommunikation weniger wird. Dadurch besteht das Risiko, dass persönliche Kontakte, die in jedem Unternehmen wichtig sind, nur unzureichend gepflegt werden. Hieraus können, gerade im zwischenmenschlichen Umgang, diverse Nachteile resultieren.

Fazit

Die Kommunikationswege in Unternehmen haben sich in den letzten Jahrzehnten stark entwickelt. Vor allem durch die aktuellen digitalen Möglichkeiten ist eine höhere Effizienz gegeben. Der Fortschritt wird sich mit der Weiterentwicklung der Technik aller Voraussicht nach fortsetzen.

QUALITY.DE

Kommunikation in Unternehmen – Entwicklung und Status quo