Egal ob für Messen, Tagungen, Kundentermine oder andere Anlässe: Die meisten Manager befinden sich häufig aus beruflichen Gründen auf Reisen im In- und Ausland. Die damit einhergehende Natur von Arbeit und Aufenthalt an fremden Orten stellt jedoch aus verschiedenen Gründen eine Herausforderung dar. Zwar unterscheiden sich die Reiseanlässe teils erheblich voneinander, dennoch gibt es dabei eine ganze Reihe allgemeingültiger Do’s und Dont’s, die für jeden Manager gelten sollten.

Do’s in der Welt der Geschäftsreisen

Zunächst möchten wir darauf eingehen, welche Do’s in der Welt der Geschäftsreisen bestehen. Dabei spielen vor allem die Planung sowie das Verhalten vor Ort eine entscheidende Rolle.

Die Planung delegieren, aber stets kontrollieren

Selbstverständlich wird das Planen einer Geschäftsreise für eine Führungskraft im Normalfall von anderen Mitarbeitern übernommen. Das ist sinnvoll, da der Manager so die Zeit hat, sich weiter um seine Aufgaben zu kümmern. Dementsprechend sollte die Planung an eine vertrauenswürdige Person delegiert werden.

Mehrere Mitarbeiter mit der Aufgabe zu betrauen, ist oftmals wenig zielführend, da auf diese Weise Missverständnisse entstehen und der Überblick abhandenkommen kann. Gleichzeitig ist es unabdingbar, für die einzelnen Schritte gewisse Vorgaben zu machen.

Die Umsetzung dieser Ideen sollte im Folgenden stets kontrolliert werden. So lässt es sich vermeiden, dass zu einem späteren Zeitpunkt, also während der Reise, auffällt, dass Fehler gemacht wurden, die schwer oder gar nicht mehr korrigierbar sind und einige Probleme mit sich bringen.

Natürlich hängt das notwendige und sinnvolle Maß der Kontrolle davon ab, wie lange die verantwortliche Person bereits für die Führungskraft arbeitet und wie oft eine solche Reise bereits geplant wurde.

Das Outfit minimalistisch, aber anforderungsgemäß zusammenstellen

Wie in vielen anderen geschäftlichen Zusammenhängen spielt das Outfit eine wichtige Rolle. Einerseits muss darauf geachtet werden, nicht zu viel mitzunehmen, um sich nicht mit Gepäck zu überfrachten. Andererseits sind gewisse Basics sowie eine Ausstattung für unvorhergesehene Situationen unabdingbar.

In jedem Fall sollte der Manager sich über die Wettersituation im Zielland informieren. So besteht eine Basis für passende Kleidung, die einerseits vor Wind und Wetter schützt, aber andererseits nicht zu warm ist.

Ratsam ist die Auswahl eines Layer- oder Zwiebel-Outfits, bei dem einzelne Teile bei Bedarf abgelegt oder angezogen werden können. Die Kleidungsstücke sollten außerdem dem vor Ort erwarteten Dresscode entsprechen.

Bei wärmeren Reisezielen müssen Kompromisse gefunden werden. Schließlich gibt es bei den allermeisten Business-Dresscodes deutliche Limits im Punkt der Freizügigkeit, was zum Beispiel kurze Hosen oder Röcke betrifft.

Des Weiteren sollte die Kleidung knitterfrei sein. Auch das Zurückgreifen auf Outfits, die aus atmungsaktiven Stoffen bestehen, ist ratsam. So lassen sich unschöne und unangenehme Schweißflecke vermeiden.

Als Grundregel sollte beherzigt werden, jedes Kleidungsstück mehrmals mitzuführen. So lässt sich das entsprechende Teil des Outfits leicht austauschen, wenn zum Beispiel beim Essen ein Fleck entsteht.

Zusätzlich ist es sinnvoll, sich vor der Abfahrt mit den Möglichkeiten zur Pflege der Kleidung auf der Geschäftsreise zu befassen. Sehr leicht werden Kleidungsstücke zum Beispiel mit Fusseln beschmutzt.

In solch einem Fall gibt es einige Optionen, um die Problematik schnell und einfach zu beheben. Neben einem Fusselrasierer können dafür unter anderem eine Kleiderbürste oder ein Haartrockner verwendet werden. Trockentücher und eine Strumpfhose sind ebenfalls geeignet.

Alle Reiseunterlagen zur Sicherheit duplizieren

Für jede Reise, so auch für eine Dienstreise, gibt es wichtige Dokumente, die in jedem Fall benötigt werden. Dazu gehören vor allem:

• der Reisepass,
• je nach Zielland ein Visum,
• Flugticket und Hotelbuchung,
• Unterlagen aus dem Bereich Gesundheit wie ein Impfausweis
• sowie Dokumente, die für die beruflichen Treffen benötigt werden.

Falls solche Unterlagen verloren gehen oder für einen gewissen Zeitraum nicht aufgefunden werden können, entstehen womöglich ernsthafte Probleme. Daher ist es sinnvoll, Kopien der entsprechenden Dokumente anzufertigen und zu hinterlegen.

Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. So können die Kopien der Unterlagen an einer anderen Stelle des Gepäckes als das Original mitgeführt werden. Zusätzlich besteht die Option, die Dokumente zu digitalisieren und auf einem Laptop oder Tablet mitzuführen.

Schlussendlich können sie in einer Cloud hinterlegt werden, was den Vorteil hat, dass jederzeit darauf zugegriffen werden kann. Für die meisten Unterlagen kann dies im Zweifelsfall zur Lösung der Situation beitragen – davon ausgenommen sind natürlich offizielle Dokumente wie der Reisepass, der oftmals als Original vorgelegt werden muss.

Die regionalkulturellen Eigenheiten kennen und stets beherzigen

Ein weiterer wichtiger Punkt, den Führungskräfte auf ihren Reisen beherzigen sollten, ist das Respektieren der regionalkulturellen Eigenheiten. In einigen Teilen der Welt gibt es gewisse Verhaltensregeln, die sich von den Gepflogenheiten in der Bundesrepublik unterscheiden. Über diese sollte sich der Reisende in jedem Fall vorher informieren.

Beispiele für solche Umstände finden sich unter anderem mit einem Blick auf asiatische Länder. Hier ist es gesellschaftlich verpönt, sich am Tisch die Nase zu putzen. Das Mitbringen von Blumen, was in Europa durchaus eine nette Geste ist, könnte in Ländern wie China oder Singapur ebenfalls für Unverständnis sorgen.

In diesen Ländern sind entsprechende Geschenke ausschließlich bei Beerdigungen passend. Zusätzlich sind Details wie eine Ehrung der Obrigkeiten zu berücksichtigen. Wenn zum Beispiel ein Geldschein herunterfällt, der mit dem Gesicht einer bekannten Persönlichkeit bedruckt ist, wird dafür eine Entschuldigung erwartet.

In arabischen Ländern wiederum wird auf lange Kleidung Wert gelegt. So sollten die Schultern und Beine in jedem Fall bedeckt sein. Zusätzlich gibt es Regeln für die Begrüßung. Hier sollte im besten Fall gewartet werden, bis das jeweilige Gegenüber die Hand ausstreckt.

Darüber hinaus sollte ein freundschaftliches Berühren der Schultern vermieden werden, da ein solcher Körperkontakt nicht erwünscht ist. Herren sollten außerdem längeren Augenkontakt mit Damen vermeiden, da das als Respektlosigkeit angesehen wird.

Bei Aufenthalt und Anreise Körper und Geist pflegen und regenerieren

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der eine große Bedeutung hat, ist das Pflegen von Körper und Geist vor Ort. Das hat gleichzeitig für einen Erfolg der Verhandlungen eine hohe Relevanz: Je fitter der Manager ist, desto überzeugender wirkt er in den Besprechungen. Zusätzlich kann er auf unerwartete Entwicklungen oder Wünsche zielführender reagieren und eingehen.

Die Umsetzung dieses Punktes beginnt bereits bei der Anreise. In einigen Fällen muss der Geschäftsreisende sehr früh aufstehen, um pünktlich am Flughafen zu sein. Dann kann es sich lohnen, den Flug dafür zu nutzen, ein wenig Schlaf nachzuholen.

Bei Reisen in entferntere Länder sollte außerdem darauf geachtet werden, die Konsequenzen des Jetlags zu einzudämmen. Dafür ist es unter anderem sinnvoll, sich von Beginn an der Zeit im Zielland anzupassen (also erst zum Abend schlafen zu gehen) und sich tagsüber möglichst viel im Freien aufzuhalten. Im besten Fall versucht der Manager außerdem, sich bereits einige Tage vor der Reise ein wenig an den neuen Rhythmus anzupassen.

Zusätzlich spielt die Ernährung eine wichtige Rolle. So sollte darauf geachtet werden, im Zielland möglichst gesund zu essen. Dafür sind womöglich ein wenig Vorbereitung und Information notwendig. Schließlich können Geschäftsreisen häufig stressig sein, weshalb eine Tendenz bestehen kann, auf kleine und eher ungesunde Happen zwischendurch zurückzugreifen.

Bewegung spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle für die körperliche und geistige Fitness. Daher sollte der Manager frühzeitig recherchieren, welche Gelegenheiten zum Sport machen es in der Zielregion gibt.

Dazu gehören vor allem Fitnessstudios, aber auch ein Fahrradverleih kann die Basis für Bewegung an der frischen Luft liefern. Ein Zugang zu Ersteren kann womöglich entstehen, indem ein Hotel gebucht wird, das einen solchen Kraftraum hat und für die Gäste kostenlos anbietet.

Durch eine weltmännische und aufgeschlossene Haltung glänzen

Ein weiterer wichtiger Aspekt, vor allem beim Besuch fremder Länder, ist eine aufgeschlossene Haltung. So kann die Führungsperson schnell Sympathien gewinnen, die persönliche und in einigen Fällen geschäftliche Vorteile haben.

Zur Umsetzung gibt es eine ganze Reihe von Optionen. Das beginnt bereits bei Kleinigkeiten wie einem gemeinsamen Abendessen. Hier besteht die Möglichkeit, sich wichtige Aspekte der Kulinarik erklären zu lassen und vielleicht ein bisher unbekanntes Gericht zu probieren.

Ähnliches gilt bei einem kurzen Spaziergang mit den Geschäftspartnern in der Stadt. Dieser bietet eine ideale Gelegenheit, sich wichtige Bauwerke und Sehenswürdigkeiten zeigen zu lassen und eine entsprechende Achtung zum Ausdruck zu bringen.

Womöglich gibt es im Zielland in der Branche, in der der Manager tätig ist, neue technologische Entwicklungen oder andere Herangehensweisen. Diesbezüglich kann ebenfalls ein hohes Maß an Aufgeschlossenheit, Anerkennung und Respekt demonstriert werden.

Die Abende und Nächte konsequent zur Erholung nutzen

Bereits angeklungen ist die Bedeutung von geistiger und körperlicher Fitness. Dabei spielt neben der Ernährung und der Bewegung ausreichend Schlaf eine wichtige Rolle. Daher ist es unabdingbar, dass die Führungskraft die Abende und Nächte zum Erholen nutzt.

Das bedeutet gleichzeitig, auf längere Partys, sei es mit den Geschäftspartnern oder auf privater Basis, zu verzichten. Die langen Nächte würden am nächsten Tag zur Folge haben, dass ein geringeres Maß an geistiger Fitness besteht.

Natürlich kann es gerade in einer größeren Stadt in einem anderen Land spannend sein, das Nachtleben kennenzulernen. Allerdings sollte sich die Führungskraft bewusst machen, dass der Fokus der Reise stets geschäftlich bleiben sollte (dazu gleich mehr).

Dont’s in der Welt der Geschäftsreisen

Anhand des letzten Aspektes ist bereits deutlich geworden, dass es auf den Geschäftsreisen einige Dont’s gibt, die unbedingt vermieden werden sollten. Dazu gehören ebenfalls organisatorische Faktoren und bestimmte Verhaltensweisen, die Problematisch sein könnten.

Im informellen Teil zu informell sein

Vor und nach den offiziellen Treffen mit den Geschäftspartnern gibt es oftmals einen informellen Teil. Dazu gehört ein entspanntes Beisammensein in den Geschäftsräumen oder ein gemeinsames Abendessen.

Trotz des informellen Charakters gibt es hierbei einige Grenzen, die in keinem Fall überschritten werden sollten. Ein Beispiel hierfür sind unter anderem Konversationen über Dinge, die deutlich zu privat sind. Dazu gehören neben weiteren:

• Details zur familiären Situation wie Eheprobleme,
• finanzielle Fragen wie die des privaten Einkommens
• oder die Einstellung zu bestimmten Themen (dazu gleich mehr).

Entsprechende Punkte sollten weder geschildert, noch erfragt werden. Ebenfalls unpassend wäre ausschweifender Alkoholgenuss, wie er mit den Freunden in einer privaten Situation manchmal möglich ist.

Im schlimmsten Fall kann dies zu peinlichen Situationen führen, die das geschäftliche Verhältnis belasten. Gleiches gilt für Flirt- und Annäherungsversuche gegenüber den Businesspartnern, aber auch bezüglich anderer anwesender Personen. Ersteres kann aus verschiedenen Gründen zu Verstimmungen führen, Letzteres wiederum schlicht unangemessen wirken.

Versuchen, die eigene Abwesenheit im Unternehmen zu kompensieren

Ein weiterer Fehler, der in jedem Fall vermieden sollte, ist der Versuch, die eigene Abwesenheit im Unternehmen zu kompensieren. Das könnte so aussehen, dass der Manager jede freie Minute nutzt, um sich nach den Entwicklungen zu erkundigen und Handlungsanweisungen zu geben.

Ein solches Verhalten hat gleich mehrere negative Konsequenzen. Zum einen zeugt es für die Kollegen in der Heimat von einem hohen Misstrauen, was Auswirkungen auf das Betriebsklima haben könnte.

Des Weiteren ist der Manager unter solchen Umständen womöglich nicht mit voller Energie bei den Meetings auf seiner Reise. Das wiederum kann das Ergebnis schmälern. Je mehr Konzentration auf die in der aktuellen Situation wichtigen Themen besteht, desto wahrscheinlicher sind Abschlüsse von neuen Verträgen oder Ähnliches.

Daher ist es sinnvoll, die im Unternehmen anstehenden Aufgaben bereits vor der Abfahrt sinnvoll zu verteilen und für unerwartete Situationen im Betrieb Regelungen zu treffen, damit auf der Reise volle Konzentration bestehen kann.

Im Ausland Themen ansprechen, die dort brisant sind

Ein weiteres No-Go ist das Ansprechen von Themen, die im jeweiligen Land brisant sind und unschöne Diskussionen auslösen können. Das gilt in besonderem Maße, wenn im Rahmen der Geschäftsreise ein anderer Kulturkreis besucht wird. Zu den entsprechenden Themen zähen womöglich:

• Politik,
• Religion
• sowie der Bereich der Sexualität.

Politische Themen können bei unterschiedlichen Meinungen grundsätzlich Verstimmungen auslösen. In besonderem Maß gilt das, wenn im Zielland eine andere politische Kultur besteht als hierzulande – also es zum Beispiel zu den ungeschriebenen Gesetzen gehört, dass politische Autoritäten nicht kritisiert oder infrage gestellt werden.

Religion kann ebenfalls ein brisantes Thema sein. Für gläubige Menschen ist Kritik in einigen Fällen eine Form von Beleidigung oder Verletzung, die eine schlechte Stimmung auslöst. Das Thema Sexualität sollte ebenfalls gemieden werden.

Grundsätzlich hat dieser Bereich bei Geschäftsgesprächen keinen Platz, allerdings besteht in anderen Kulturen diesbezüglich eine besonders hohe Sensibilität, die in einigen Situationen sogar zu einem Abbruch der Gespräche führen kann.

Kulturelle Vertrautheit vorspielen, die nicht gegeben ist

Eine Vertrautheit mit der Kultur des Gegenübers kann eine große Hilfe dabei sein, Brücken zu bauen und Sympathien zu wecken. Allerdings sollte diese immer authentisch und nicht gespielt sein.

Daher ist es wichtig, nicht mit Wissen zu glänzen, dass sich aus ungesicherten Informationen oder sogar Vorurteilen speist und schnell als Halbwissen herausstellt. Vielmehr ist es sinnvoll, entsprechende Konversationen nur auf der Basis von selbst erlebten Erfahrungen zu führen, die bei einem vorherigen Besuch des Landes gemacht wurden.

Sind keine Informationen über kulturelle Hintergründe vorhanden, empfiehlt es sich wie bereits angeklungen, eine gewisse Aufgeschlossenheit zu zeigen und den Trip zu nutzen, um Neues zu lernen.

Anreise und Termine untragbar eng takten

Das enge Takten der Anreise und der Termine kann einige Probleme mit sich bringen. So besteht bei einem Blick auf die Anreise das Risiko, bei Verzögerungen durch die Verspätung eines Abflugs oder einen Stau in großen Stress zu geraten oder sogar zu einem ersten Meeting zu spät zu kommen.

Das wäre für einen guten Eindruck alles andere als zielführend. Gleiches gilt für eine enge Taktung der Termine. Gerade, wenn die Umgebung noch nicht bekannt ist, kann die Anfahrt vom Hotel etwas länger dauern und Komplikationen mit sich bringen, die bei der Planung berücksichtigt werden sollten.

Das gelingt vor allem durch Zeitpuffer zwischen den Terminen. So muss sich der Manager nicht hetzen und kommt entspannt zum Meeting. Zusätzlich sollte einen Tag vor dem ersten Treffen angereist werden, damit die Möglichkeit einer gewissen Akklimatisierung besteht.

Eine überhebliche Haltung an den Tag legen

Ebenfalls wenig zielführend ist das Demonstrieren einer überheblichen Haltung. Das kann geschäftliche Themen wie informelle Unterhaltungen betreffen. Das Gegenüber kann sich von einem solchen Charakterzug schnell vor den Kopf gestoßen fühlen.

Vielmehr ist ein wenig Zurückhaltung angemessen. Vorschläge geschäftlicher Natur sollten auf Augenhöhe präsentiert werden. Falls Anregungen für Veränderungen aufkommen, sollten diese ernsthaft in Betracht gezogen und nicht direkt abgetan werden. Neben einer positiven Seite für die zwischenmenschliche Ebene bringt das gleichzeitig geschäftliche Vorteile mit sich.

Die Geschäftsreise als eine Form von Urlaub ansehen

Schlussendlich sollte die Geschäftsreise als genau solche betrachtet werden. Der Fokus muss auf den bestmöglichen Ergebnissen für die Firma liegen. Da bleibt wenig oder gar keine Zeit, den Strand zu erkunden oder sich zurückzulehnen.

So verlockend das in vielen Momenten sein mag – eine Geschäftsreise ist kein Urlaub, sondern oftmals harte Arbeit. Natürlich verpasst der Manager vor Ort einiges. Allerdings gibt es sicherlich die Möglichkeit, dies im nächsten Urlaub nachzuholen.

Zusammenfassung und Fazit

Geschäftsreisen können die Gelegenheit für Manager sein, sich und ihr Unternehmen in den Augen Dritter zu stärken. Ebenso können sie jedoch das komplette Gegenteil bewirken. Gerade weil Manager sich auf solchen Reisen niemals auf ähnlich vertrautem Boden wie zuhause bewegen, sollten deshalb Vor- und Umsicht stets das Gebot der Stunde sein. Und das gilt nicht nur bei Geschäftsreisen in ferne Länder, sondern bereits für kurze Trips zu Niederlassungen oder Tagungen.

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