Arbeitstechnik – Werden Sie in Ihrer alltäglichen Büroarbeit „leaner“

Bei der Analyse Ihrer eigenen Tätigkeiten können Sie sehr oft feststellen:

• welche Tätigkeiten (periodisch) immer wiederkehren, also als Daueraufträge bezeichnet werden können.
• welche Tätigkeiten in unregelmäßigen Abständen auftreten und sich nicht wiederholen, also Einzelaufträge sind.
• wie viel Zeit Sie diese Tätigkeiten in Anspruch nehmen.

Diese Analyse können Sie am besten anhand einer Tätigkeits- und Terminliste durchführen. Interessant ist bei einer solchen Analyse übrigens, dass viele nicht mehr exakt angeben können, was er / sie vor zwei Wochen getan hat, wenn man ihn / sie danach befragt. Noch schwieriger ist es, exakt anzugeben, welchen Zeitaufwand er / sie für eine bestimmte Arbeit benötigt hat. Deshalb ist die Erfassung des Zeitaufwands besonders wichtig. Wenn Sie Ihre Arbeitszeit besser nutzen wollen, sollten Sie wissen, für welche Arbeiten Ihr Zeitaufwand am höchsten ist, und dementsprechend versuchen, hier mit Rationalisierungsmaßnahmen anzusetzen.

Nach der Erfassung Ihrer (ausgeführten) Tätigkeiten bzw. Arbeiten folgt als nächster und ganz wesentlicher Schritt die Beurteilung dieser. Stellen Sie sich beispielsweise die folgenden Fragen:

• Muss ich diese Arbeit überhaupt durchführen ?
• Muss ich sie machen oder gehört sie eigentlich gar nicht in meinen Aufgabenbereich?
• Muss ich diese Arbeit so oft ausführen und brauche ich dazu wirklich so viel Zeit?
• Welche Arbeit war besonders nützlich, welche überhaupt nicht?

Viele Arbeiten halten einer kritischen Prüfung oft nicht stand. Finden Sie nicht auch, dass nicht alle Besprechungen wirklich notwendig, viele Aktennotizen überflüssig sind. Oft genügen beispielsweise Wochenstatistiken anstelle von Tagesberichten – die Beispiele ließen sich beliebig ausweiten.

Fragen Sie sich nicht auch des Öfteren, ob das, was an schriftlichen Unterlagen in Ihrem Büro verfasst wird, überhaupt von jemandem gelesen wird. Verfassen Sie etwa Wochenberichte über Kundenbesuche, regelmäßige Auswertungen und Reportings über „dies und das“ und wissen nicht, ob Ihre Arbeit auch beim Empfänger „ankommt“? Dann lassen Sie doch einfach einmal die Auswertung oder das Reporting „ausfallen“. Wenn Ihr Empfänger nicht reklamiert, ist vermutlich der Beweis erbracht, dass der mühsam von Ihnen erstellte und zeitraubende Bericht eigentlich vergeblich ist. Eine Arbeit, die Sie nicht tun (müssen), war auch nie vergeblich und Sie können die so gewonnene Zeit wahrscheinlich effektiver verwenden.

Hier spielt insbesondere die Frage der Häufigkeit periodisch wiederkehrender Tätigkeiten eine wesentliche Rolle. Auch hierfür Beispiele:

• Müssen vor jeder Besprechung Protokolle anfertigt werden?

• Müssen die Büros jeden Tag gesäubert werden?

• Muss Ihnen die Hauspost zwei- oder mehrmals täglich zugestellt werden?

Den oben exemplarisch aufgezeigten Verschwendungsbeispielen können Sie u.a. mit einem Fahrplan zur Einführung von Lean Administration entgegentreten. Die Quality Services & Wissen GmbH unterstützt Sie gerne bei der Suche nach passenden Seminaren, Schulungen oder Beratungsleistungen. Kontaktieren Sie uns unter info@quality.de.