Die Warenwirtschaft ist ein Teilbereich der Betriebswirtschaft und eine der Kernaufgaben eines Handelsunternehmens. Hierbei werden alle Bereiche erfasst, die sich rund um das Thema Materialfluss drehen. Waren werden eingekauft, gelagert, verwaltet, neu verteilt und wieder verkauft. Alle diese Prozesse überwacht, steuert, plant, analysiert und optimiert die Warenwirtschaft. Erhält ein Unternehmen zum Beispiel eine Lieferung neuer Produkte, wird diese zunächst kontrolliert und dann in das Lager transportiert. Dieser Prozess wird im Rahmen der Warenwirtschaft dokumentiert, sodass man als Unternehmer immer einen genauen Überblick darüber hat, welche Waren sich zu welcher Zeit und an welchem Ort im Unternehmen befinden. Darüber hinaus ist die Warenwirtschaft eng verbunden mit der Disposition und der Logistik, damit Materialbewegungen optimal organisiert werden können.

Aufgaben der Warenwirtschaft im Einkauf

Im Einkauf hat die Warenwirtschaft die Funktion, Waren zu bestellen und die besten Konditionen für den Kauf auszuhandeln. Darüber hinaus werden hier Lieferantendaten gespeichert und verwaltet.

Aufgaben der Warenwirtschaft in der Lagerverwaltung und Beschaffung

In der Lagerverwaltung werden die Lagerbestände analysiert. Die Warenwirtschaft sorgt dafür, dass immer die richtige Menge an notwendigen Artikeln vorrätig ist, sodass Lieferengpässe vermieden werden können.

Aufgaben der Warenwirtschaft im Wareneingang

Beim Wareneingang werden bestellte Güter angenommen und begutachtet. Die Menge und Qualität der gelieferten Produkte wird in der Warenwirtschaft dokumentiert und die vom Lieferanten gestellte Rechnung kontrolliert.

Aufgaben der Warenwirtschaft im Verkauf

Eines der zentralsten Elemente eines Unternehmens sind die Kundendaten. Im Rahmen der Warenwirtschaft werden die Kundendaten gespeichert und von überall aus abrufbar gemacht, sodass Rechnungen, Angebote, Retouren, Lieferscheine etc. jederzeit erstellt und abgerufen werden können.

Aufgaben der Warenwirtschaft im Warenausgang

Die Warenwirtschaft hat im Warenausgang die Funktion, die vom Kunden bestellten Produkte vor dem Versand zu prüfen hinsichtlich der Menge und Qualität. Zudem wird die Lieferadresse noch mal kontrolliert und die Ware wird versandfertig gemacht.

Ziele der Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft hat drei grundlegende Ziele: die materielle Liquidität, die Optimierung der Lagerhaltung und Warenströme und die Nachhaltigkeit. Bei der materiellen Liquidität wird dafür gesorgt, dass die für die Produktion notwendigen Materialien immer zur richten Zeit, am richtigen Ort, in der passenden Menge, zu einer guten Qualität und zu möglichst geringen Kosten, bereitstehen.

Bei der Optimierung der Lagerhaltung und Warenströme sollen alle Waren und Vorräte jederzeit verfügbar sein, wobei aber die Lagerkosten so gering wie möglich gehalten werden. Der Bestand im Lager muss so hoch sein, dass kurzfristige Lieferengpässe ohne Probleme überwunden werden können, ohne dass hohe Lagerkosten durch zu viele Güter entstehen.

Das Thema Nachhaltigkeit wird in Unternehmen immer relevanter. Hier ist einerseits das Ziel, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften zu handeln, andererseits ein gutes Image nach außen hin zu vermitteln. Der Einkauf und Wareneingang wird möglichst umweltfreundlich gestaltet und beim Versand werden ökologisch verträgliche Verpackungen benutzt und der Kohlendioxidausstoß kompensiert und reduziert.

Warenwirtschaftssysteme

In größeren Unternehmen kann die Warenwirtschaft schnell unübersichtlich werden. Aus diesem Grund wird dafür spezialisierte Software eingesetzt – sogenannte Warenwirtschaftssysteme. Diese dienen als Steuerungsinstrument und erleichtern die Steuerung, Planung und Analyse des Warenflusses. Darüber hinaus beinhalten sie grundlegende Rechnungslegungs- und Inventurmodule sowie Module für die Statistik. Warenwirtschaftssysteme erleichtern die Kommunikation und den Datenfluss, da sie interne und externe Bereiche des Unternehmens miteinander verbinden. Zudem integrieren sie automatisierte Prozesse, sodass zum Beispiel beim Abnehmen des Lagerbestandes eine automatische Bestellaufforderung versendet wird.

Geschlossene Warenwirtschaftssysteme

Diese Systeme bilden den kompletten Prozess der Warenwirtschaft ab. Dazu gehören der Warenausgang, Wareneingang, die Disposition inklusive Dispositionshilfen, das Bestellwesen samt Bestellvorschlägen, Bestellschreibungen und Überwachungen sowie Marketing und Managementmodule, die der Information dienen.

Offene Warenwirtschaftssysteme

Ein offenes Warenwirtschaftssystem ähnelt dem geschlossenen System, allerdings fehlt eines der oben aufgeführten Module. So enthält es zum Beispiel keine Managementschnittstelle oder keine Marketinginformationen.

Integriertes Warenwirtschaftssystem

Dieses System entspricht dem geschlossenen Warenwirtschaftssystem, wobei hier noch zusätzliche Schnittstellen nach außen existieren. So können zum Beispiel auch Informationen für Banken oder Lieferanten im System bereitgestellt werden, oder sie können selbstständig Informationen direkt an das System liefern.

Unterschiede zwischen Warenwirtschaft und Enterprise Resource Planning (ERP)

Die Begriffe Warenwirtschaft und ERP werden häufig verwechselt oder synonym benutzt. Tatsächlich sind die Grenzen hier sehr fließend, denn das ERP umfasst alle Bereiche, die auch die Warenwirtschaft betrifft. Man kann also sagen, dass die Warenwirtschaft ein Teil der Enterprise Resource Planning ist. Im Vergleich zu einem Warenwirtschaftssystem ist ein ERP-System deutlich umfangreicher, da es sämtliche Unternehmensbereiche mit einschließt, auch die, die nicht direkt mit dem Warenfluss zu tun haben. So finden sich hier zum Beispiel Module für den Vertrieb, das Projektmanagement, Controlling, Finanzbuchhaltung und E-Commerce, die bei einem Warenwirtschaftssystem meist fehlen.