Prozesskennzahlen

Prozesskennzahlen Definition

Prozesskennzahlen sind mit den Unternehmenszielen fest verknüpft und stellen einen Sollwert bezüglich der Zielerreichung dar. Die Kennzahl und der entsprechende Sollwert dazu müssen sorgfältig ausgewählt werden. Prozesskennzahlen sagen etwas über die Leistung eines Prozesses (Prozessleistung aus). Daraus lassen sich diverse Schlussfolgerungen und Maßnahmen für das Unternehmen ableiten. Die Prozesskennzahlen dienen der Steuerung, Überwachung und Regelung von Prozessen. Bei der Auswahl der Prozesskennzahlen sollte stets auf die Beeinflussbarkeit durch die Prozessverantwortlichen geachtet werden. Hier ist nur zu empfehlen: Weniger ist mehr! Ein bis zwei Kennzahlen die regelmäßig überwacht und ausgewertet werden sind besser als fünf oder mehr die keiner beachtet.

Bei der Auswahl und der Definition von Kennzahlen sollte neben der Beeinflussbarkeit durch die Prozessverantwortlichen auch die SMART-Formel beachtet werden. Die SMART Formel steht für:

• S – Spezifisch  – Eine Kennzahl sollte immer individuell zum Prozess gewählt werden
• M – Messbar – Eine Kennzahl muss ermittelbar und auswertbar sein
• A – Anwendbar – Durch die Prozessverantwortliche beeinflussbar sein
• R – Realistisch – Die Kennzahl (Sollwert) sollte von den betroffenen Personen/ Prozessen erreichbar gestaltet sein
• T – Terminiert – Eine Kennzahl sollte immer mit Terminen zur regelmäßigen Überwachung und zur Erreichung ausgestaltet sein

Prozesskennzahlen Ziele

Im Kapitel „Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung“ der ISO 9001 werden geeignete Methoden zur Überwachung und – falls zutreffend – eine Messung der Prozesse des Qualitätsmanagementsystems gefordert. Welchen Sinn hat diese Anforderung? In Prinzip handelt es sich hier um drei Bausteine

• Transparenz
• Effektivität
• Effizienz

Die Organisation muss Ihre Unternehmensziele klar ausformulieren und mit relevanten und sinnvollen Kennzahlen auf die einzelnen Prozesse herunterbrechen. Hierbei können und werden verschieden Gesichtspunkte betrachtet. Während sich die einen Prozesse mehr um die Durchlaufzeit der Aktivitäten fokussieren betrachten wiederum andere die Kostenseite.

Es ist für jede Organisation wichtig zu wissen ob die richtigen Dinge getan werden und ob die Dinge richtig gemacht werden. Diese Erkenntnisse dienen als Hilfsmittel für weitere Überlegungen und Entscheidungen.

Prozesskennzahlen KPI

Der Begriff KPI steht für Key Performance Indicator. In Prinzip handelt es sich hierbei um vernetzte und zusammenhänge Kennzahlen die den jeweiligen Prozessen entsprechend zugeordnet sind. Diese werden wiederum verdichtet und zum Beispiel durch das Controlling aufbereitet und dem Management präsentiert. Jeder Fachbereich ermittelt, wertet seine Kennzahlen aus und meldet dies in regelmäßigen Abständen an das Controlling. Genau genommen unterscheidet sich diese Vorgehensweise nicht von der üblichen Prozesskennzahlensteuerung. Bei den KPI´s handelt es sich eher um ein Kennzahlen Cockpit für das Management.