Prozessaudit

Was ist ein Prozessaudit?

Ein Prozessaudit ist eine strukturierte, systematische Bewertung und Analyse von unternehmerischen Abläufen. Im Fokus stehen Herstellungs-, Dienstleistungs- oder administrative Prozesse. Ziel ist die Bewertung von Stabilität, Effektivität und Effizienz sowie die Überprüfung, ob interne und externe Anforderungen (z. B. Gesetze, Normen, Kundenwünsche) erfüllt werden.

Durch gezielte Analyse von Abläufen, Ressourcen, Risiken und Ergebnissen trägt das Prozessaudit zur Beherrschbarkeit und kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen bei.

Definition & Fokus im Prozessaudit

• Störanfälligkeit & Risiken: Schwachstellen und Fehlerquellen erkennen
• Beherrschung: Überprüfung der Prozesssteuerung und Wiederholbarkeit
• Einhaltung von Vorgaben: Sicherstellung der Konformität (intern/extern)
• Effizienz & Effektivität: Bewertung der Ressourcennutzung und Zielerreichung

Ziele eines Prozessaudits

• Prozessbeherrschung unter realen Bedingungen überprüfen
• Störanfälligkeiten und Risiken identifizieren sowie reduzieren
• Effizienz (Ressourcennutzung) & Effektivität (Zielerreichung) analysieren
• Einhaltung interner und externer Vorgaben sicherstellen
• Kontinuierliche Verbesserung (KVP) fördern
• Fehlerkosten und Verschwendung reduzieren
• Transparenz in der Prozesslandschaft erhöhen
• Mitarbeiterqualifikation und Prozessverantwortung stärken

Effizienz vs. Effektivität im Prozessaudit

Effizienz:

„Tun wir die Dinge richtig?“ – Bewertet den Ressourceneinsatz im Verhältnis zum Output. Ziel: Verschwendung vermeiden.

Effektivität:

„Tun wir die richtigen Dinge?“ – Wird das gewünschte Ziel in Qualität, Zeit und Kundenzufriedenheit erreicht?

Praxis-Tipp: Effizienz und Effektivität ergänzen sich: Nur wer die richtigen Dinge tut und diese auch richtig ausführt, ist nachhaltig erfolgreich.

Vorgehen im Prozessaudit: Schritt-für-Schritt

1. Prozessauswahl: Auswahl des zu auditierenden Prozesses (z. B. Fertigung, Service)
2. Input-Bewertung: Analyse einfließender Informationen und Ressourcen
3. Prozessablauf: Gibt es klare Vorgaben (Anweisungen, Prüfvorschriften)?
4. Prozessunterstützung: Bewertung von Infrastruktur, Personal und Prüfmitteln
5. Effizienz & Effektivität: Ist der Prozess schlank, robust und zielgerichtet?
6. Output-Bewertung: Entspricht das Ergebnis den Anforderungen?

Praxisbeispiel: Prozessaudit in der Produktion

• Prozess: Lackierprozess in der Automobilindustrie
• Inputs: Bauteile, Lack, technische Unterlagen
• Ablauf: Sichtung und Prüfung von Arbeitsanweisungen
• Unterstützung: Personalqualifikation, Zustand und Kalibrierung der Anlagen
• Effizienz/Effektivität: Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Materialverbrauch
• Output: Versand geprüfter, spezifikationsgerechter Teile

Fragenkatalog & Bewertungssystem im Prozessaudit

Das Prozessaudit basiert meist auf einem strukturierten Fragenkatalog. Häufig kommt das VDA 6.3-Modell zum Einsatz, das sich am PDCA-Zyklus (Plan–Do–Check–Act) orientiert:

• Fragenblöcke mit Bewertungsskala (z. B. 0–10 Punkte)
• Vergleichbarkeit interner & externer Prozesse
• Objektive Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen
• Hohe Akzeptanz bei Kunden und Auditoren
• Grundlage für adaptierte Kataloge anderer Branchen

Auswertung & Maßnahmen im Prozessaudit

Jede Frage wird einzeln bewertet. Das Gesamtergebnis wird als Prozentwert (z. B. 100 % = optimal) ausgewiesen.

• 100 %: Prozess optimal umgesetzt, keine Abweichungen
• < 100 %: Abweichungen erkannt – daraus werden Maßnahmen abgeleitet und nachverfolgt

Der Wirksamkeitsnachweis der Maßnahmen ist essenziell im Auditprozess.

Unterschiede: Prozessaudit vs. Systemaudit & Produktaudit

Systemaudit:

Überprüft das gesamte Managementsystem auf Organisationsebene, z. B. nach ISO 9001.

Produktaudit:

Bewertet das Endprodukt aus Sicht des Kunden.

Prozessaudit:

Fokussiert auf Prozessführung hinsichtlich Störanfälligkeit und Robustheit.

Wichtig: Das Prozessaudit legt den Fokus auf Funktions- & Prozesssicherheit sowie kontinuierliche Verbesserung.

Nutzen eines Prozessaudits

• Frühes Erkennen von Schwachstellen und Risiken
• Transparenz über die Prozesslandschaft
• Steigerung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen
• Reduktion von Fehlerkosten und Verschwendung
• Verbesserte Mitarbeiterqualifikation & Prozessverantwortung
• Vergleichbarkeit & Nachvollziehbarkeit durch standardisierte Bewertung
• Höhere Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit

Häufige Fragen zum Prozessaudit (FAQ)

Was ist ein Prozessaudit?

Ein Prozessaudit untersucht inwieweit ein Produktionsprozess bzw. ein Dienstleistungsprozess zweckmäßig ist und die an ihn gestellten Anforderungen einhält.

Was prüft ein Prozessaudit im Detail?

Ein wesentlicher Bestandteil liegt darin sich ein Bild vom Prozess zu verschaffen. Dazu werden fertigungsbegleitende Dokumente wie z.B. Arbeitsanweisungen, Prüfanweisungen, Wartungspläne von Maschinen und Anlagen gesichtet und auf Einhaltung überprüft. Ebenso stehen die Schulungen und Kompetenzen der Mitarbeiter im Fokus und wie gut diese in den Bereichen eingearbeitet worden sind.

Wie läuft ein typisches Prozessaudit ab?

Auch hier gibt es einen strukturierten Auditprozess, der eingehalten wird.

Welche Vorteile bietet ein Prozessaudit?

Es ist eine sehr systematische Vorgehensweise um Prozesse und Abläufe hinsichtlich Risiken, Effizienz und Effektivität zu überprüfen.

Quellenangabe

• [1] Hagen Consulting – Prozessaudit: Definition und Ablauf
  Fachanbieter für Qualitätsmanagement und Audits in Industrie und Dienstleistung. Klare Unterscheidung zwischen Prozess-, System- und Produktaudit.
• [2] DIN-ISO-Zertifizierung QMS Handbuch – Auditarten und Auditformen
  Praxisorientierter Leitfaden zur Anwendung gängiger Auditmodelle und Normen im Qualitätsmanagement.

Fazit: Warum ist das Prozessaudit unverzichtbar?

Das Prozessaudit ist ein wirkungsvolles Instrument zur systematischen Analyse, Überwachung und Verbesserung operativer Abläufe. Es unterstützt, Prozesse zu dokumentieren, verstehen, bewerten und gezielt zu optimieren. Mit standardisierten Fragenkatalogen wie VDA 6.3 wird eine hohe Vergleichbarkeit und Aussagekraft für das Qualitätsmanagement und Prozessverantwortliche sichergestellt.