Makigami Methode

Makigami Methode Definition

Bergen Sie Einsparpotenziale in Geschäftsprozessen mit Hilfe der MakigamiMethode Haben Sie auch bereits erkannt, dass in Ihren Büro- und Verwaltungsprozessen bzw. –abläufen bislang kaum genutztes Potenzial für Produktivitätssteigerungen liegt: Lange Durchlaufzeiten, Kommunikationsprobleme durch zu viele Schnittstellen, unklare Abläufe und Zuständigkeiten sind Probleme, die in der Administration in
Angriff genommen werden müssen. Sie müssen wissen: Viele Büroprozesse bringen weit über die Hälfte der Zeit keine Wertschöpfung. „Sieben tödliche Verluste“ in der Büroumgebung Eine schnelle und einfache Methode, um Geschäftsprozesse jeder Art darzustellen, zu analysieren und mögliche Einsparpotenziale hinsichtlich Ressourcen, Schnittstellen, Informationsfluss, Informationstechnik und Wertschöpfung zu identifizieren, bietet die so genannte Makigami-Methode. Insbesondere eignet sich dieses Verfahren für Ihre Büroumgebung, wo Prozesse im Allgemeinen weniger transparent sind; z.B. können die „sieben tödlichen Verluste“ mit Hilfe von Makigami deutlich gemacht werden:

Mängel (z.B. fehler- oder lückenhafte Informationen)
Warten / Wartezeit (z.B. aufgrund vieler Übergabepunkte von einem Schreibtisch oder Mailpostfach zum nächsten)
Prüfen (z.B. aufgrund Sammeln von Unterschriften oder Wiedervorlage)

Nachbearbeiten (z.B. durch Verändern oder Kopieren)

Lagern und Stapeln(z.B. aufgrund Aufbewahrungszwang oder nicht organisiertem Ablagesystem)
Überbearbeiten (z.B. aufgrund nicht vereinheitlichter Verfahrensweisen)
Bewegen(z.B. Unterlagen, die wochen- oder monatelang im Umlauf sind)Phasen eines Optimierungsprojekts

Optimierungsprojekte gemäß der Makigami-Methode können Sie grob in drei Phasen unterteilen:

Analysieren und Visualisieren Sie den IST-Zustand In dieser Phase sollten Sie folgende Fragen stellen: „Wer macht was? Welche Dokumente / Kommunikationsmittel werden genutzt? Wie lange dauert der Prozessschritt? Welche Probleme / Verschwendungen fallen während des Prozesses an?“

Erarbeiten und Visualisieren Sie den idealen SOLL-Zustand bzw. Ihre Vision In dieser Phase müssen Sie DIE Frage stellen: „Wie stelle ich / wir uns den idealen Prozess vor, wenn ich / wir die ganzen externen Anforderungen an unseren Prozess (auf den ersten Blick) weglassen.“ Sie sollten also erst einmal eine Sichtweise einnehmen, die eher Ihren eigenen Wünschen als der Realität entspricht.
Entwickeln Sie einen Verbesserungsprozess und Umsetzungsplan zur Erreichung des SOLL-Zustandes In dieser Phase sollten Sie einen neuen Prozess gestalten, indem Sie äußere Einflüsse, wie z.B. Ihre Kunde oder interne Gegebenheiten, mit in Betracht ziehen.