Kennzahlen

Die Existenzberechtigung eines Unternehmens besteht darin, gleichermaßen Wert für die Kunden und Profit für sich selbst zu generieren. Um zu verfolgen, ob dies auch wirklich geschieht, sind Kennzahlen erforderlich. Kennzahlen sichern also die Existenzbasis eines Unternehmens.

Unternehmen steuern mit Kennzahlen

Eine Kennzahl ist dabei definiert als eine Kombination aus einer wertneutralen Messgröße und dem zugehörigen Wert. Eine Messgröße kann also der Umsatz sein und der Ist-Wert im vergangenen Jahr war 7,3 Mio. €. Der Wert kann dabei auch ein Planwert und ein Vorschauwert sein.

Die Primäre Zweck der Kennzahl ist dabei die Schaffung von Transparenz. Erst, wenn wir eine belastbare, verlässliche Zahl haben, können unabhängig von persönlichen Einschätzungen damit arbeiten. Wenn wir dann auch noch zwei Werte der Messgröße vergleichen können (z.B. Ist- und Zielwert), dann können einen Handlungsbedarf daraus ableiten. Aus mehreren Ist-Werten einer Zeitreihe können wir eine Entwicklung ableiten und ggf. auch einen Handlungsbedarf. Wichtig ist, dass Kennzahlen eine Handlung auslösen (oder konkret belegen, dass keine Handlung erforderlich ist). Wenn Kennzahlen nicht handlungsleitend sind, sind sie grundsätzlich unnötig und ihre Ermittlung damit Blindleistung. Blindleistung ist ein Element eines Prozesses. Jeder Prozess beinhaltet grundsätzlich vier Leistungsarten: Nutzleistung, Stützleistung, Blindleistung und Fehlleistung. Primär soll ein Prozess Nutzleistung bringen und damit Wertschöpfung erzeugen. Aus dieser Marktleistung resultiert bestenfalls eine hohe Kundenzufriedenheit, welche eine Basis für Folgegeschäft ist. Wertschöpfung und Kundenzufriedenheit sind damit zentrale Kennzahlen eines Unternehmens, die es zu maximieren gilt.

Kennzahlen lassen sich entlang eines Geschäftsprozesses definieren, um alle Elemente der Leistungserbringung abzubilden. Diese Kennzahlen beantworten damit die Fragen der Wertschöpfung, also womit wie was erzeugt wird, um damit wofür zu genutzt zu werden.

Insbesondere der Outcome, also der Nutzen eines Produkts oder einer Dienstleistung, wird in unseren dynamischen Zeiten einer VUCA-Welt ein immer wichtigerer Bereich für Kennzahlen.
Damit geht der Steuerungsansatz tendenziell weg von der Steuerung der internen Performance hin zu einer Steuerung des externen Kundennutzens.
Damit wird auch deutlich, was die Anwendungsgebiete von Kennzahlen sind.

1. Zielorientierte Steuerung
   Wenn ein messbares Ziel existiert, können aus einem Wertevergleich von Ist- und Ziel-Werten konkrete Maßnahmen formuliert werden. Diese müssen auf einen steuerbaren Zeitraum ausgerichtet sein. Je dynamischer das Umfeld, desto kürzer ist dieser Zeitraum.
2. Disziplinarische Führung
   In einem Umfeld von Anweisung und Kontrolle sind vertikale Informationen in einer Organisation erforderlich. Die Entscheidungen werden oft außerhalb einer Handlungssituation durch einen Vorgesetzten getroffen, sodass Informationen über Kennzahlen transportiert werden müssen.
3. Information, Rechnungslegung, Berichterstattung
   Oftmals aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder um die Stakeholder des Unternehmens zu informieren, werden regelmäßige Kennzahlen-Übersichten erstellt. Auch daraus können Steuerungsimpulse und Handlungsbedarfe entstehen.

Wenn Kennzahlen die Basis der Steuerung sein sollen, also Handlungsimpulse geben, dann sind gewissen Anforderungen an die Gestaltung der Kennzahlen zu stellen.
Steuerung basiert immer auf einem kybernetischen Kreislauf. Eine verbreitete Version dieses Steuerungskreislaufs wurde von W. Edwards Deming formuliert, der nach ihm auch Deming-Kreislauf genannt wird. Diese Abfolge von Plan – Do – Check – Act (PDCA) besagt, dass zu Beginn eines Kreislaufs ein Ziel mittels einer Kennzahl gesetzt wird und in der Folge durch regelmäßige Messung der Ist-Werte und deren Vergleich mit dem Ziel-Wert Handlungsbedarf ermittelt und danach Maßnahmen definiert werden, die die Zielerreichung letztlich sicherstellen sollen.

Die Kennzahlen in einem solchen PDCA-Kreislauf sind nach dem SMART-Prinzip formuliert:

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Für das A in SMART werden teilweise auch die Anforderungen Attraktiv oder Akzeptiert genannt. Alle diese Anforderungen treffen zu. Da der Begriff ursprünglich aus dem Englischen kommt, ist die o.g. Definition korrekt. Um Kennzahlen für die Steuerung sicher bereitstellen zu können, sind weitere Aspekte der Kennzahlen zu definieren. Alle diese Aspekte werden in einem Kennzahlen-Steckbrief festgelegt, der Teil des Managementsystems des Unternehmens wird und damit offizielle Gültigkeit erlangt.

Fazit: Steuerung mit Kennzahlen ist eine fundamentale und zentrale Form der Unternehmenssteuerung. Sie hebt die Steuerung auf eine Sachebene und vermeidet unproduktive Diskussionen. Es sollen dazu nicht so viele Kennzahlen wie möglich ermittelt werden, sondern nur diese, die zur Messung und Erreichung von Zielen erforderlich sind. Damit ist dann auch sichergestellt, dass die Kennzahlen handlungsleitend sind, also konkreten Handlungsbedarf ausdrücken. Wenn Sie sich weiter mit diesem Thema beschäftigen wollen, nehmen Sie gerne an unserem Training „Prozesscontrolling“ teil, in dem die Steuerung der Wertschöpfung eine zentrale Rolle spielt.