Jour Fixe


Was bedeutet überhaupt Jour Fixe?

Jour Fixe ist ein Französisches Wort das sich wörtlich mit fester Tag übersetzen lässt. Mit Jour Fixe ist ein regelmäßiger stattfindender Termin eines bestimmten Personenkreis gemeint, der zu festen Zeiten wiederholt wird, zum Beispiel jeden Mittwoch um 12:00 Uhr. Ein Jour Fixe ist anders als andere Meetings die meist kurzfristig einberufen werden, ein Jour Fixe hingegen steht langfristig fest und die Beteiligten tragen die volle Verantwortung an diesem Termin dabei zu sein und Zeit zu haben, die Beteiligten sollten an diesem Zeitpunkt keine andere Termine festlegen. Trotz das, dass Wort aus Frankreich stammt kennt die Französische Arbeitswelt den Jour Fixe nicht, sollte man also Geschäftspartner in Frankreich haben sollte man besser über ein Zeitpunkt für ein Meeting mit Ihnen sprechen weil sie sicher verwirrt sind, wenn man das Wort Jour Fixe benutzt. Bei einem Jour Fixe können Ziele und Abläufe sehr verschieden sein und können an die jeweilige Situtation angepasst werden und muss nicht nur auf berufliche Aufgaben bezogen sein. Ein Jour Fixe dient dazu das die Beteiligten, Informationen, Zwischenstände und das weitere Vorgehen planen. Der Jour Fixe wird meistens im Projektmanagement genutz. Den Jour Fixe kann man natürlich auch in der gemeinsamen Mittagspause durchführen, um die Arbeitsatmosphäre zu verbessern und den Team Zusammenhalt zu stärken. Ein Jour Fixe ist vielseitig einsetzbar und bringt zahlreiche Möglichkeiten mit. Wenn das Team bereit ist ein wenig Zeit zu investieren, um für sich zu erkennnen wie man den wiederkehrenden Termin optimal nutzen kann. Es scheint so als wäre der Jour Fixe nicht anderes als normale, zeitaufwendige Meetings aber das scheint nur auf den ersten Blick so, der Jour Fixe bringt viele Vorteile mit. Ein Jour Fixe verhindert Meeting Chaos, da der Termin schon länger fest steht und man sich vorbereiten kann, nicht wie bei normalen Meetings in die Sie oft planlos und unvorbereitet rein gehen und nachher zu nichts führen außer zur einem Folgemeeting und vielen offen Fragen. Durch den geplanten Jour Fixe können andere Meetings überflüssig werden, weil man alle Beteiligten an einem festen Termin zusammen bringt. Es gibt keine sinnlosen Disskusion mehr, kein ewiges Hin und Her was den Termin angeht und kein unproduktives Herumsitzen mehr. Dadurch das Termin lange bekannt ist, kann man sich besser vorbereiten und den Ablauf für alle Beteiligten angenehmer machen somit werden insgesamt bessere Ergebnisse erzielt. Zuletzt bringt der Jour Fixe auch den Vorteil das alle Beteiligten anwesend sind, nicht wie bei einem Meeting wo oftmals jemand fehlt weil ihm ein Termin dazwischen kommt oder er zu viel Arbeit hat, so sorgt der Jour Fixe dafür das jeder seine Perspektive vorstellen kann und keiner verpasst wichtige Informationen oder muss auf den neusten Stand gebracht werden.

So wird ein Jour Fixe zum Erfolg:

Das Prinzip eines Jour Fixe ist simpel und leicht, leider ist dadurch das Treffen noch nicht Zielführend und Erfolreich deswegen haben wir hier noch ein paar Tipps für Sie, wie Sie den Jour Fixe verbessern können.

 

Legen Sie die Teilnehmer fest

Legen Sie die Personen für das Jour Fixe fest und halten Sie den Kreis nicht zu groß, überlegen Sie genau für wenn ist der Inhalt interessant? Wer trägt dirket an dem Ziel des Projekts bei? Und für wenn bringt es weniger wenn er an dem Jour Fixe teilnimmt? Bitte vergessen Sie keine wichtigen Person sonst kommen wichtige Ergebnisse nicht dort an und es leiden Entscheidungen sowie der Erfolg eines Projektes.

Sorgen Sie für Regelmäßigkeit

Es klingt fast banal einen wiederkehrend Termin festzulegen, aber ein Jour Fixe macht erst Sinn wenn der Jour Fixe Termin regelmäßig durchgesetzt wird und stattfindet. Es ist gar nicht so leicht einen festen Termin zu finden, weil alle Beteiligten einen anderen Tagesablauf haben. Jeder ist beschäftigt mit anderen Terminen, Telefonaten und ToDos die erledigt werden müssen. Somit braucht es von Anfang an eine gute Absprache um die Regelmäßigkeit der Termine zur gewärhrleisten.

Kommunzieren Sie die Erwartungen

Wovon soll der Jour Fixe handeln? Welche Ziele soll das Treffen ereichen? Welche Erwartungen werden an die Teilnehmer gestellt? Wie sollte die Vorbereitung jedes einzelnen verlaufen? Wenn die Erwartungen und Ziele für alle Beteiligten klar sind, desto erfolgreicher und zielführender wird der Jour Fixe.

Verschicken Sie eine Liste der Themen per Mail

Das Thema des Jour Fixe kann sich von Woche zur Woche ändern, mal geht es um Planung, ein anderes mal um Vorbereitung oder um offenen Fragen. Deswegen sollten Sie ein paar Tage vorher eine Mail mit den Themen verschicken, damit sich jeder gut Vorbereiten kann. Die E-Mail sollte kurz gehalten werden zum Beispiel “Die Tagesordung in Stichpunkten”.

Beginnen Sie mit Informationen

Am Anfang sollte jeder Beteiligte die selben Informationen haben damit alle auf demselben Stand sind. Jeder sollte kurz seinen Funktionsbereich vorstellen und offene Fragen der Beteiligten beantworten.

Halten Sie es kurz

Den Jour Fixe sollten Sie kurz halten und die Themen nicht unnötig in die länge ziehen. Die meisten glauben ein Jour Fixe geht wie normale Meetings 60 Minuten bis 90 Minuten aber es reicht vollkommen aus den Jour Fixe 30 Minuten bis 45 Minuten zu halten, um nur das notwendigeste zu besprechen. Sollten Sie es nicht schaffen in dieser Zeit alles zu besprechen sollten Sie lieber die Frequenzen erhöhen statt den Jour Fixe in die Länge zu ziehen, zum Beispiel statt alle zwei Wochen, können Sie sich wöchentlich treffen.

Erstellen Sie ein Protokoll

Sie sollten Abläufe und Informationen in einem Protokoll zusammen festhalten, damit das weitere Vorgehen geplant werden kann und jeder die Informationen nochmal zur Hand hat. Mit dem Protokoll können die Informationen auch als Vorbereitung für den nächsten Jour Fixe genutzt werden.

Durch die oben genannten Tipps können Sie vieles Richtig machen. Jedoch können sich auch schnelle Fehler in den Jour Fixe einschleichen, die sich aber leicht vermeiden lassen, wenn Sie wissen worauf sie achten müssen.

Keine Ausreden zulassen

Sie sollten keine Ausreden dulden lassen wie zum Bespiel: ,, Heute habe ich schon einen anderen Termin” oder ,, Ich habe noch zu viel Arbeit vor mir”, da der Jour Fixe ein lang festgelegter Termin ist sollte man sich diesen Tag frei halten um Anwesend zu sein. Sie sollten nur wichtige Entschuldigung durch gehen lassen.

Keine Zeit verschwenden

Sie sollten sofort die wichtigen Dinge besprechen, wie Informationen oder die weitere Planung um Zeit zu sparen, nicht die unnötige Dinge oder vom Thema abschweifen und damit Zeit verschwenden.

Keine sinnlosen Treffen abhalten

Sie sollten genau hinterfragen ob es diese Woche Sinn macht einen Jour Fixe abzuhalten oder ob sich in der letzten Woche nichts getan hat, weil auf eine Zustimmung vom Kunde gewartet wurde. Dafür sollte man nicht das Team unnötig zusammen rufen aber vergessen Sie nicht Jour Fixe sollten regelmäßig stattfinden.