Externes Audit


Externes Audit – Definition

Diese Auditform wird durch extern interessierte Parteien durchgeführt. Die eingesetzten Auditoren stammen in diesem Fall von der externen interessierten Partei ab und handeln in deren Namen. Externe Audits sollten sehr willkommene Anlässe der auditierten Einheit darstellen. Dadurch erhält man einen „ungetrübten“ Blick von außen und kann sehr viele zielführende Eindrücke für das eigene Unternehmen, sowie für deren Prozesse gewinnen. In der Regel profitiert das auditierte Unternehmen sehr stark von externen Audits. Die externen Auditoren lernen die auditierte Einheit besser kennen und verstehen. Dies kann im beruflichen Alltag und im Rahmen der gemeinsamen Zusammenarbeit sehr viele Vorteile mit sich bringen. Es kann hier sogar von einer Win-Win-Situation gesprochen werden. Voraussetzung hierfür ist eine gewisse Offenheit und einer sach- und zielorientierten Einstellung aller beteiligter Personen dem Audit gegenüber.

Zweiparteien-Audit (eng. second party audit)

Interne Audits werden in der Regel von internen Auditoren im eigenen Unternehmen durchgeführt. Ein externes Audits wird in aller Regel von einem externen Auditor durchgeführt.

In einer Kunden-Lieferanten-Beziehung vergewissert sich eine der Parteien (meist der Kunde) mittels Zweitparteien-Audit, ob die andere Partei gemäß der Auditgrundlage (meist eine Norm oder Prozesse) arbeitet. Typisches Beispiel ist das Lieferantenaudit. Ähnliche Beispiele sind das Einparteien-Audit (das Interne Audit) oder das Drittparteien-Audit (Zertifizierungsaudit).

Ablauf externes Audit

In der Regel läuft das externe Audit (zweiparteien-Audit) genauso ab wie ein internes Audit. Der Hauptunterschied hierbei ist der erweiterte Personenkreis und das die externen Audits gerne etwas länger dauern. Eine Person, welche die Abläufe noch gar nicht kennt braucht etwas mehr Zeit die Abläufe zu verstehen und stellt auch gerne mal ein paar Fragen mehr.

Unterschied internes/externes Audit

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Auditformen liegt lediglich in der Person, die die Prozesse und Abläufe begutachtet/ auditiert. Bei internen Audits sind dies meist intern ausgewählte Personen, die diese Fähigkeiten besitzen und entsprechend qualifiziert sind. Bei externen Audits können dies der Kunde, eine Behörde oder ein Auditor einer Zertifizierungsstelle sein.

Vorbereitung externes Audit

Der externe Auditor muss sich vor dem eigentlichen Audit sehr gut vorbereiten. Hierzu kann folgendes genutzt werden

  • Qualitätsmanagementhandbücher
  • Prozessbeschreibungen/ Verfahrensanweisungen
  • Lastenhefte/ Pflichtenhefte
  • Zeichnungen
  • Reklamationen

Die wesentlichen Elemente der Auditvorbereitung sind:

  • Auditziel und Auditgrund zu definieren
  • Auditfeld festlegen
  • Auditdauer festlegen
  • Auditteilnehmer einladen (Termine abstimmen)
  • Auditablaufplan erstellen und an beteiligte verteilen