Einführungsgespräch in Audits

Einführungsgespräch in Audits

Einführungsgespräch in Audits spielen eine sehr wichtige Rolle. Audits werden mit einem Einführungsgespräch begonnen, dass sich etwas nach Auditarten unterscheidet. So sind bei internen Audits die Auditoren den jeweiligen Mitarbeitern in der Regel bekannt, und ein Audit ist (zumindest durch den Auditplan) angekündigt.In der DIN ISO 10011, 1992-06 , Teil 1, Ziffer 5.3.1, wird das Einführungsgespräch umfänglicher beschrieben, als es für ein internes Audit erforderlich ist. Diese Maßstäbe sind für Fremdauditoren in einem Unternehmen, z. B. bei Zertifizierungsaudits oder Lieferantenaudits, jedoch sehr sinnvoll.
Trotzdem ist ein kurzes Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitern über Umfang und Ziele sehr sinnvoll, da man dadurch die immer wieder unausgesprochene unterstellte Prüfungssituation abbauen kann. Auch sollte man Ziele, Stichprobenart und das beabsichtigte Vorgehen noch einmal kurz erläutern. Insgesamt soll ein Einführungsgespräch Vorurteile abbauen und die Kooperationsbereitschaft erhöhen.

2002 wurde die DIN ISO 10011 zusammen mit anderen durch die DIN ISO 19011 ersetzt

Einführungsgespräch in Audits – Praxisbeispiel

Im Rahmen von Audits sind Einführungsgespräche eine sehr sinnvolle Sache. Speziell wenn es sich um externe Audits (Zertifizierungsaudits, Lieferantenaudits, Kundenaudits) handelt und sich die Personen vorher noch nicht gehört und/ oder gesehen haben. In einem solchen Fall ist das Einführungsgespräch für ein persönliches Kennenlernen zu nutzen. Dadurch wird die möglicherweise angespannte Auditsituation (Prüfungssituation) aufgelockert.

In diesem Gespräch sollte generell eine sehr lockere und positive Stimmung vorherrschen, um mögliche Blockaden der Auditierten abzubauen und Vertrauen zu schaffen. Ein weiterer wichtiger Aspekt bei diesem Gespräch ist Transparenz. Dies bedeutet alle Beteiligten über den Auditgrund, das Auditziel, die Vorgehensweise, den Bewertungsschlüssel, die Erwartungen innerhalb des Audits aufzuklären.

Des Weiteren sollte auf die Tätigkeiten und Erwartungshaltung nach dem Audit eingegangen werden. Hier empfiehlt es sich bereits feste Ansprechpartner in der Kommunikation zwischen Auditleiter und der auditierten Organisation fest zu legen. Auch die Information bezüglich der Abläufe nach dem durchgeführten Audit sollten die auditierten Personen erhalten. Zum Schluss des Einführungsgespräches sollten die Auditierten noch die Möglichkeit eingeräumt bekommen ihre Fragen los zu werden. Diese sollten vom Auditleiter erschöpfend beantwortet werden. Dies beugt eventuellen Mißverständnissen im Auditverlauf vor.

Nach dem alle Informationen gestreut sind, alle Unklarheiten beseitigt sind und alle Fragen beantwortet sind kann es mit dem eigentlichen Audit los gehen.

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