Controlling ist ein System zur Unterstützung von Führungskräften bei ihren Planungs-, Steuerungs- und Kontrolltätigkeiten.
Typische Controllingfragen sind:
– Zum Planungsprozess:
Sind die Ziele und die erwarteten Wirkungen klar und operational definiert?
Sind die Ziele von den Beteiligten akzeptiert?
Entsprechen die angenommenen Voraussetzungen (Szenarien) der relevanten Umwelt?
Eignen sich die vorgesehenen Maßnahmen (Produkte, Projekte) zur Zielerreichung?
Sind die Maßnahmen im erforderlichen Umfang und detailliert genug durchgeplant?
Sind alle wichtigen Störfaktoren berücksichtigt?
Sind die Nutzen-Kosten-Verhältnisse akzeptabel?
– Zum Umsetzungsprozess:
Ist organisatorisch Vorsorge dafür getroffen worden, dass die Führung den Umsetzungsprozess beherrschen kann?
Werden die geplanten Maßnahmen auch tatsächlich umgesetzt?
Funktioniert das Frühwarnsystem insbesondere des Berichtswesens, so dass Gegensteuerungsmaßnahmen rechtzeitig ergriffen werden können?
Wo liegen Schwerpunkte, wo Engpässe?
– Zum Kontrollprozess:
Ist ausreichende Kontrolle organisatorisch sichergestellt?
Sind alle Kontrollen der Abläufe und alle Kontrolleinrichtungen wirtschaftlich?
Ist gewährleistet, dass Soll-Ist-Vergleiche angestellt und dass die Erkenntnisse an die richtigen Stellen gelangen und dort richtig verarbeitet werden?
Controlling arbeitet, indem es
– die Informationsversorgung organisiert,
– das Berichtswesen konzipiert,
– Kennzahlen und Indikatoren entwickelt,
– die Informationen zukunftsorientiert auswertet,
– Soll-Ist-Vergleiche anstellt und Abweichungen analysiert,
– Vorschläge für steuernde Eingriffe erarbeitet,
– alternative Lösungen aufzeigt,
– für Koordination sorgt und
– darauf dringt, dass Entscheidungen getroffen werden.
In größeren Verwaltungen sind zur Wahrnehmung der Controllingaufgaben eigene Controllingstellen einzurichten. Dabei unterstützt
– zentrales Controlling
Politik und Verwaltungsführung bei der Gesamtsteuerung der Verwaltung,
– dezentrales Controlling
die Leiter größerer Organisationseinheiten bei deren Binnensteuerung.
Im Hinblick auf die zugrunde liegenden unterstützten Prozesse können ferner strategisches und operatives Controlling unterschieden werden:
– Strategisches Controlling
kümmert sich gesamtheitlich um die längerfristigen Aspekte der Ziel– und Aufgabenentwicklung und der Erfolgskontrolle einer Organisationseinheit.
– Operatives Controlling
konzentriert sich in eher kurz- bis mittelfristiger Perspektive auf die laufenden Prozesse im Rahmen der jeweils für die Organisationseinheit gegebenen Ziele und sonstigen Bedingungen.