Durch die Berichterstattung soll schriftlich, nach Möglichkeit und Bedarf auch mündlich, dargelegt werden, wieweit einzelne berichtende Einheiten ihre Ziele erreicht haben, wo sie davon abgewichen sind, was die wichtigsten Gründe dafür sind und mit welchen Korrekturmaßnahmen die Führungskräfte vorsehen, die Abweichungen zu beseitigen. Ein
controllingtaugliches Berichtswesen basiert damit immer auf einer Planungsrechnung, in der die Unternehmensziele in Zahlen umgesetzt sind. Der wichtigste Vergleich ist der Plan – Ist (oder Soll – Ist) -Vergleich.

Berichtswesen ist somit nicht dazu da, Schuldige zu finden und ihnen Fehler vorzuhalten. Vielmehr soll es zum Nachdenken darüber anregen, wie etwas noch besser gemacht werden kann. Zum Vergleich mit dem Ziel gehört die Erwartungsrechnung, die aus der Sicht der jeweils verantwortlichen Führungskräfte aufzeigt, welche Kosten, Erlöse oder Leistungen als Folge der Korrekturmaßnahmen bis zum Periodenende (meist Jahresende) zum bisherigen Ist zusätzlich zu erwarten sind. Die Gestalt des Berichtswesens hängt von den Organisationsstrukturen und den Abläufen im jeweiligen Unternehmen ab. Es gibt zwar viele Vorschläge für den Aufbau von Kennzahlensystemen, doch richtet sich die definitive Aufbereitung nach den Bedürfnissen der verantwortlichen Personen im Betrieb. Berichtswesen umfasst ausgehend von den Daten alle formellen internen und externen Informationen, die den (Linien-) Verantwortlichen für die Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung gestellt werden. So verstanden ist Berichtswesen
Teil eines Management-Informationssystems. In der Praxis spielen auch informelle Informationen und Ad hoc – Auswertungen eine große Rolle.