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Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Buchführungsunterlagen innerhalb bestimmter Fristen aufzubewahren (_ 257 HGB). Die Unterlagen dienen zur Dokumentation und Beweissicherung der Geschäftsvorfälle im Rahmen der Buchführung. Sie sollen zu diesem Zweck bei Buchprüfungen und Rechtsstreitigkeiten vorgelegt werden. Innerhalb bestimmter Fristen sollen die Buchführungsunterlagen für Prüf- und Beweiszwecke verfügbar sein.

Die Aufbewahrungsfristen gewährleisten somit die Vorlage der Buchführung. Sie sind daher von allen Buchführungspflichtigen zu beachten, also nicht nur von Kaufleuten, sondern auch von den nach der Abgabenordnung zur Buchführung Verpflichteten.

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