Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Nachweisdokumente sicher, lesbar und wiederauffindbar archiviert werden müssen. Solche Nachweisdokumente sind alle Bücher , Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, alle empfangene und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege. Dies ergibt sich aus den einschlägigen Steuergesetzen.
Ähnliche Regelungen gibt es im Bereich Qualitätswesen, allerdings nicht mit Gesetzeskraft.

Andere Definition:

Die Aufbewahrungsfristen regeln, wie lange Nachweisdokumente (Aufzeichnungen) bzw. die älteren Versionen der Dokumente (QM-Handbuch, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen) aufbewahrt werden müssen.
Die Dauer richtet sich nach

  • gesetzlichen Bestimmungen
  • Vereinbarungen mit dem Kunden
  • Eigenbedarf


Die gesetzlichen Bestimmungen beziehen sich meist auf Dokumente und Nachweise aus der Buchhaltung.
Vereinbarungen mit dem Kunden beziehen sich meist auf Nachweise über die Produktqualität. Ggf. sind auch Haftungsfragen und Rückrufnotwendigkeiten zu berücksichtigen, die sich auch dann ergeben, wenn die Vertragsbeziehung zum Kunden bereits beendet ist.
Der Eigenbedarf ergibt sich, wenn bei der Fehleranalyse Fragen nach dem damals gültigen Verfahren und den Ergebnissen der Produktion auftauchen.