Um die Erfüllung festgelegter Qualitätsforderungen und die Wirksamkeit des QM-Systems zu gewährleisten, müssen Qualitätsaufzeichnungen aufbewahrt werden (nach DIN EN ISO 9001, 1994-08 , Ziffer 4.16). Dazu gehören auch Qualitätsaufzeichnungen von Unterauftragnehmern.

Die Qualitätsaufzeichnungen müssen lesbar sein und so aufbewahrt werden, dass sie geschützt sind; des weiteren sollten sie jederzeit auffindbar sein.