Audits – Leitfaden und Checkliste zur Durchführung

Audits – Leitfaden und Checkliste zur Durchführung

Audits sind systematische und objektive Überprüfungen von Prozessen, Systemen oder Organisationen. Sie dienen dazu, die Einhaltung von Standards, Richtlinien oder gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. Dabei gibt es verschiedene Arten von Audits, darunter interne Audits, externe Audits und Zertifizierungsaudits.

1. Arten von Audits

• Interne Audits: Werden innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation durchgeführt, um die Einhaltung interner Prozesse und Standards zu überprüfen.
• Externe Audits: Werden von unabhängigen Stellen durchgeführt, beispielsweise von Kunden oder Zertifizierungsorganisationen.
• Zertifizierungsaudits: Überprüfen, ob eine Organisation bestimmte Normen (z. B. ISO 9001, ISO 14001) erfüllt, um eine Zertifizierung zu erhalten.
• Compliance-Audits: Prüfen, ob gesetzliche oder regulatorische Anforderungen eingehalten werden.
• Prozess- und Produkt-Audits: Bewerten spezifische Abläufe oder Produkte hinsichtlich Qualität und Effizienz.

2. Ablauf eines Audits

1. Auditvorbereitung

✔ Ziel und Umfang des Audits festlegen
✔ Checklisten und relevante Dokumente vorbereiten
✔ Audit-Team zusammenstellen
✔ Terminplanung und Einladung der Beteiligten

2. Durchführung des Audits

✔ Eröffnungsbesprechung zur Klärung des Ablaufs
✔ Dokumentenprüfung (z. B. Qualitätsmanagementhandbuch, Prozessbeschreibungen)
✔ Befragung von Mitarbeitern
✔ Beobachtung von Abläufen und Prozessen
✔ Feststellung von Abweichungen und Verbesserungspotenzialen

3. Berichterstellung und Bewertung

✔ Dokumentation der Audit-Ergebnisse
✔ Bewertung der Abweichungen (kritisch, nicht kritisch)
✔ Entwicklung von Korrekturmaßnahmen

4. Nachverfolgung und Verbesserungen

✔ Umsetzung der Maßnahmen sicherstellen
✔ Fortschrittskontrolle durch Folgemaßnahmen
✔ Abschlussbewertung und kontinuierliche Verbesserung

3. Checkliste für Audits

Vor dem Audit:
✅ Welche Normen oder Vorschriften gelten?
✅ Wurden alle relevanten Dokumente vorbereitet?
✅ Sind alle Beteiligten informiert?
✅ Gibt es eine Liste mit zu überprüfenden Prozessen?

Während des Audits:
✅ Werden alle Prozesse überprüft und dokumentiert?
✅ Gibt es Abweichungen von den Vorgaben?
✅ Werden Mitarbeiter befragt und Feedback eingeholt?

Nach dem Audit:
✅ Sind alle Ergebnisse klar dokumentiert?
✅ Wurden notwendige Maßnahmen definiert?
✅ Wurde eine Frist für die Umsetzung gesetzt?
✅ Wird die Umsetzung regelmäßig überprüft?