Die Auditplanung im Qualitätsmanagement

Die Auditplanung erfolgt in der Regel noch im Vorjahr. Von Vorteil ist es, einen Jahresplan für das Folgejahr aufzustellen, in welchem die geplanten Audits für die jeweiligen Monate aufgeführt sind. Dieser Jahresplan wird den zu auditierenden Bereichen oder Institutionen/ Organisationen zur Verfügung gestellt. Die darin aufgeführten Termine sind als verbindlich anzusehen. Eine Verschiebung eines Audits sollte nur in Absprache mit dem für die Qualitätssicherung zuständigen Management genehmigt werden. In der Regel wird der Auditplan periodisch vom Qualitätsmanagement-Beauftragten (QMB) erstellt.

Dieser Plan beinhaltet alle internen Audits, Lieferanten-Audits, Kunden-Audits und Zertifizierungs-Audits. Bei der Auditplanung sollten die notwendigen Ressourcen (Lead-Auditor, Co-Auditor, Reisezeit, Vorbereitungszeit, Durchführungszeit, Nachbereitungszeit, Fahrtkosten, Übernachtungskosten, …) ausreichend betrachtet sein. Aus Erfahrung ist die Unterzeichnung des Auditsplans durch die Geschäftsführung/ Geschäftsleitung unabdingbar. Immerhin stellt diese Person bzw. dieser Personenkreis die notwendigen Ressourcen zur Verfügung. Je früher dieser Ressourcenbedarf angezeigt wird, umso besser. Dann können diese Aufwände noch in der Budgetplanung berücksichtigt werden. Auch die Zeit der auditierten ist eine kostbare Ressource und darf hier auf keinem Fall vernachlässigt werden.

Schritte der Auditplanung / Erstellung Auditplan

Auditzeitplan festlegen
Auditteam festlegen
Teilnehmer bestimmen
ggf. Fragenkatalog erstellen

Der zu betrachtende Prozess sollte in einzelne Prozessschritte unterteilt werden um gegebenenfalls bei der Auditdurchführung Schwachstellen zwischen den einzelnen Schnittstellen aufzudecken. Anhand von Prozessbeschreibungen (Arbeits- und Prüfanweisungen, Prozessanweisungen oder Arbeits- und Prüfpläne) wird ein Fragenkatalog zusammengestellt.

Informationsquellen zur Erstellung des Fragenkataloges

Normen, Spezifikationen, FMEA, Qualitätsregelkarten, Verfahrensanweisungen oder auch der Maßnahmenkatalog des vorangegangenen Audits. Der erstellte Fragenkatalog ist dem Auditierten rechtzeitig zu übermitteln.

Auditplan