Audit
Audit
Audit Definition
in Audit ist eine systematische und unabhängige Überprüfung von Finanz- und Buchhaltungsaufzeichnungen, internen Kontrollen und Prozessen eines Unternehmens oder einer Organisation. Es dient dazu, die Richtigkeit und Vollständigkeit von Finanzberichten zu überprüfen, die Einhaltung von gesetzlichen und internen Vorschriften sicherzustellen und Verbesserungspotentiale aufzudecken. Audits können in verschiedenen Bereichen wie Finanzen, Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Informationssicherheit und Energiemanagement durchgeführt werden und können sowohl intern als auch extern sein.
Was ist ein Audit im Qualitätsmanagement?
Welche Auditarten gibt es im Qualitätsmanagement?
Im Qualitätsmanagement gibt es verschiedene Arten von Audits, die je nach Zweck und Umfang unterschiedlich durchgeführt werden. Hier sind einige Beispiele:
Internes Audit: Ein internes Audit wird durch Mitarbeiter einer Organisation durchgeführt, um die Wirksamkeit und Effektivität des bestehenden Qualitätsmanagementsystems zu überprüfen.
Externes Audit: Ein externes Audit wird von einer unabhängigen Partei durchgeführt, um die Übereinstimmung des Qualitätsmanagementsystems einer Organisation mit bestimmten Normen oder Anforderungen zu überprüfen.
Zertifizierungsaudit: Ein Zertifizierungsaudit dient dazu, festzustellen, ob das Qualitätsmanagementsystem einer Organisation die Anforderungen einer bestimmten Norm erfüllt und ob die Organisation eine Zertifizierung erhält.
Überwachungsaudit: Ein Überwachungsaudit wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass eine Organisation ihre Zertifizierung aufrechterhält und weiterhin die Anforderungen der Norm erfüllt.
Sonderaudit: Ein Sonderaudit wird durchgeführt, um spezifische Aspekte oder Bereiche des Qualitätsmanagementsystems einer Organisation zu überprüfen, z.B. Umweltmanagement, Informationssicherheit oder Energiemanagement.
Prozessaudit: Prozessaudit bezieht sich auf die Überprüfung von Prozessen innerhalb einer Organisation, um die Effektivität, Effizienz und Compliance mit Normen und Vorschriften sicherzustellen.
Produktaudit: Produktaudit bezieht sich auf die Überprüfung von Produkten und Dienstleistungen um die Übereinstimmung mit den spezifischen Anforderungen und Normen sicherzustellen.
Audit-Team
Audit-Team
Englisch: audit team
Der Audit-Leiter und ein Co-Auditor (oder mehrere) sowie ggfs. branchenspezifische Experten bilden das Audit-Team.
Das interne Audit (auch 1st Party Audit) ist eine Sonderform des Audits im Bereich der Managementsysteme, bei welchem dieses von einem Mitarbeiter der Organisation durchgeführt wird. Einen Leitfaden zur Planung, Durchführung und Nachbereitung interner Audits stellt die ISO 19011 dar.[1]
Bedeutung
Das Wort „Audit“ stammt ursprünglich aus dem Lateinischen (lat. audire = zuhören). Im Zusammenhang interner Audits lässt sich dessen Bedeutung am besten aus dem Englischen ableiten (eng. audit = Betriebsprüfung). Das interne Audit ist also eine Selbstprüfung des Managementsystems. In der ISO 9000-Reihe ist ein Audit außerdem definiert als ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind.[2]
Ablauf eines internen Audits
Der Ablauf eines internen Audits sowie die damit verbundenen Aufgaben und Dokumente sind in den ISO-Leitlinien ISO 19011 „Guidelines for Auditing Management Systems“ bzw.(deutschsprachig) in der DIN-Norm DIN EN ISO 19011 „Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen“ festgelegt.[3] Demnach wird der Ablauf eines Audits in folgende Schritte unterteilt:
Festlegung des Auditprogramms
Im Auditprogramm wird die Anzahl und der Umfang eines oder mehrerer Audits, welche über einen bestimmten Zeitraum durchgeführt werden sollen, festgelegt. Dabei werden unter anderem die Rollen der einzelnen Verantwortlichen, die zu auditierende Organisationseinheit sowie Ort und Zeitpunkt des Audits festgelegt.
Umsetzung des Auditprogramms
Die oberste Leitung genehmigt das Auditprogramm und informiert die betroffenen Bereiche. Das Auditteam wird ausgewählt und das Auditprogramm wird bewertet sowie verbessert. Außerdem wird das Auditprogramm kontinuierlich überwacht.
Veranlassen des Audits
Nachdem alle beteiligten Personen informiert wurden, werden die notwendigen Bedingungen für die Durchführbarkeit des Audits geschaffen.
Vorbereiten der Audittätigkeiten
Im nächsten Schritt der Planung erstellen die meisten Unternehmen einen Auditplan, was meistens durch den internen Auditor realisiert wird. Dieser sollte zumindest Angaben zu den Prozessen, Prozessverantwortlichen, Auditoren, der Dauer, dem Ort und den relevanten Normvorgaben enthalten. Der Auditor spricht mit dem zu auditierenden Bereich unter anderem eine Agenda und relevante Dokumente für das angesetzte Audit ab. Ebenfalls erstellt der Auditor als Vorbereitung eine Auditcheckliste auf Basis verschiedener Auditkriterien.
Ausführen der Audittätigkeiten
Das Audit beginnt mit einem Eröffnungsgespräch, in welchem sich die einzelnen Parteien vorstellen und den Auditplan erneut abstimmen. Anschließend wird das eigentliche Audit durchgeführt, wobei der Auditor schrittweise vorgeht und schließlich Konformitäten und Nichtkonformitäten darlegt. Letztere werden als Abweichungsnotiz beschrieben und mit der Leitung abgestimmt. Abschließend findet ein Abschlussgespräch statt, in welchem ein Fazit gezogen wird.
Erstellen und Verteilen des Auditberichts
Im Anschluss an das eigentliche Audit erfolgt die Erstellung des Auditberichts. Dieser sollte unter anderem die Zielsetzung des Audits, Auditumfang, Auditkriterien, Auditfeststellungen sowie Auditschlussfolgerungen enthalten. Anschließend wird der Auditbericht an alle im Auditverfahren bezeichneten Empfänger verteilt.[4]
Abschließen des Audits
Aus den im Audit festgestellten Abweichungen werden durch den auditierten Bereich Korrekturmaßnahmen abgeleitet und definiert. Dieser Maßnahmenkatalog wird mit der obersten Leitung abgestimmt und anschließend umgesetzt. Die aus dem Audit gezogenen Schlüsse sollten zudem in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess des Managementsystems einfließen.
Durchführen von Auditfolgemaßnahmen
Die Wirksamkeit der durchgeführten Korrekturmaßnahmen wird laufend überwacht und verifiziert. Oft wird ebenfalls eine Auswertung der Wirksamkeit des internen Audits im Zuge der Managementbewertung vorgestellt. Hier können ebenfalls wieder Maßnahmen abgeleitet werden, welche dann in das Auditprogramm mit einfließen. Da diese Aktivitäten nach dem „Abschließen des Audits“ folgen, werden sie häufig als nicht zum Audit gehörend angesehen.
Gesprächsführung im Audit
Die richtige Kommunikationsstrategie ist für einen effizienten Auditablauf maßgeblich wichtig. Dies wird in der Regel vor allem durch die im Audit gestellten Fragen bestimmt. Dabei wird das Audit durch einen strategischen Einstieg eröffnet, bei welchem beispielsweise die gesetzten Ziele hinterfragt werden. Im Anschluss folgt der Hauptteil mit einer dreigeteilten Fragensystematik, welche folgende Arten von Fragen vorsieht:
- Fragen zum Prozess-Umfeld
- Strategiespezifische Fragen
- Fragen zur Normkonformität
Den strategischen Ausstieg des Audits bildet schließlich erneut eine Frage, beispielsweise durch das Erfragen, welche Dinge in einem Jahr anders sein werden. Insgesamt sollten im Audit gestellte Fragen möglichst offen gestellt werden, damit so viele Informationen wie möglich erhalten werden. Falls beispielsweise eine Entscheidung getroffen werden soll, machen allerdings meistens geschlossene Fragen mehr Sinn.[5]
Ziele interner Audits
Das primäre Ziel eines internen Audits ist es, Nichtkonformitäten bzw. Handlungsbedarf innerhalb der Organisation aufzudecken und diesen nachhaltig entgegenzuwirken. Dadurch wird die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich verbessert und damit ebenso die Kundenzufriedenheit. Weitere Ziele sind zudem:
- Selbstprüfung, ob das Managementsystem die Normanforderungen erfüllt
- Prüfung, ob vom Unternehmen selbst festgelegte Anforderungen erfüllt werden
- Prüfung der Wirksamkeit des Managementsystems
- Kontinuierliche Verbesserung vorantreiben
- Verbesserung durch Wissenstransfer und Finden optimaler Lösungen
Einzelnachweise
- ↑ Management system standards. ISO International Organization for Standardization, abgerufen am 3. September 2019 (englisch).
- ↑ Was ist ein internes Audit? VOREST AG, abgerufen am 6. September 2019 (deutsch).
- ↑ DIN EN ISO 19011 Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen (ISO 19011:2018). DIN Deutsches Institut für Normung, abgerufen am 5. September 2019 (deutsch).
- ↑ ISO 9001 Auditing Practices Group Guidance on: Audit Reports. ISO & IAF, abgerufen am 9. September 2019 (englisch).
- ↑ Audit und internes Audit. In: Qualitätsmanagement.me. Abgerufen am 3. September 2019 (deutsch).
Ein Audit untersucht, ob Prozesse, Anforderungen und Richtlinien die geforderten Standards erfüllen. Ein solches Untersuchungsverfahren erfolgt häufig im Rahmen eines Qualitätsmanagements. Die Audits werden von einem speziell hierfür geschulten Auditor durchgeführt.
Innerhalb des Qualitätsmanagements werden zwei Arten von Audits unterschieden: Im Bereich des statischen Qualitätsmanagements haben die Audits Prüfungscharakter, da sie Nachweise über vertragsmäßige Vereinbarungen liefern. Sie werden daher pro Überprüfungszyklus nur einmalig durchgeführt. In der dynamischen Qualitätssicherung (oder Qualitätsmanagement) kommt den Audits eine erweiterte Bedeutung zu: Sie dienen der Erfassung von Entwicklungstrends und geben den Initiatoren von Veränderungen wichtige Rückmeldungen über die Wirksamkeit ihrer eingeleiteten Maßnahmen. Die Aussagekraft dieser begleitenden Audits steigt mit der Wiederholungsrate, mit der der identische Fragenkatalog der identischen Betroffenengruppe zum identischen Thema vorgelegt wird. Vorgaben macht die „DIN EN ISO 19011, Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen“.
In diesem Sinne wurde der Begriff ursprünglich im Personalwesen angewandt. Heute werden in fast allen Bereichen von Unternehmen oder Organisationen von Zeit zu Zeit Audits durchgeführt (siehe Interne Revision): Finanzwesen, Informationsmanagement, Datenschutz, Produktionsabläufe, Kundenmanagement, Qualitätsmanagement, Umwelt, Management bzw. Führung eines Unternehmens/Organisation (siehe Management Audit), Arbeitszufriedenheit, Vereinbarkeit von Familie und Beruf etc.
Je nach Bereich wird bei einem Audit der Ist-Zustand analysiert oder aber ein Vergleich der ursprünglichen Zielsetzung mit den tatsächlich erreichten Zielen ermittelt. Oft soll ein Audit auch dazu dienen, allgemeine Probleme oder einen Verbesserungsbedarf aufzuspüren, damit sie beseitigt werden können. Nachdem mögliche Abstellmaßnahmen/Verbesserungen eingeleitet wurden, müssen diese nachgewiesen werden. Dieses geschieht anhand von Dokumenten, Bildern etc.
Im Englischen bedeutet audit „Bücherprüfung, Rechnungsprüfung“, dies geht wiederum zurück auf lateinisch auditus zu audire = hören; die öffentl. Bücherprüfung wurde ursprünglich mündlich vorgetragen.[1]
Managementsysteme
Beim Einrichten, Zertifizieren und Aufrechterhalten von Managementsystemen spielen Audits eine wichtige Rolle.
Die Audittypen werden nach verschiedenen Kriterien unterschieden. Unterscheidung nach dem Auditgegenstand:
- Finanzaudit (finanzielle Zahlenwerke nach buchhalterischen Prinzipien (Richtigkeit, Genauigkeit, Ordnungsmäßigkeit) prüfen)
- Complianceaudit (Überprüfung der Übereinstimmung mit einem Regelwerk, Fragenkatalog)
- Performanceaudit (auch Rechtsmäßigkeitsprüfung genannt; objektive und systematische Überprüfung der Zielerreichung/Effektivität und ob hierfür die eingesetzten Ressourcen ökonomisch und effizient verwendet wurden)
- Systemaudit (betrachtet das Managementsystem)
- Prozessaudit (betrachtet einzelne Prozesse)
- Verfahrensaudit (Synonym zu Prozessaudit oder zur Betrachtung von Verfahren)
- Produktaudit (betrachtet das Produkt anhand der Kundenerwartungen)
- Projektaudit (betrachtet den Fortschritt eines Projektes)
- Media-Audit (Überprüfung der Übereinstimmung der Media-Aktivitäten)
Unterscheidung nach dem Status des Auditors:
- Internes Audit (1st Party; der Auditor ist Mitarbeiter der Organisation, in der das Audit durchgeführt wird)
- Lieferantenaudit (2nd Party; üblicherweise von dem Managementbeauftragten eines Kunden bei seinem Lieferanten)
- Zertifizierungsaudit (3rd Party; von einem unabhängigen Auditor einer Zertifizierungsstelle, wie beispielsweise durch DEKRA, die DQS oder den TÜV Cert, SGS Institut Fresenius, Bureau Veritas oder das ULD (in Datenschutzangelegenheiten))
Audits im Zusammenhang mit der Zertifizierung von Managementsystemen:
- Voraudit zur Feststellung der Zertifizierungsfähigkeit, auch friendly Audit genannt
- Zertifizierungsaudit mit Prüfung der Dokumente und der Erfüllung des zu zertifizierenden Regelwerks anhand eines Fragenkatalogs
- Überwachungsaudit (wird üblicherweise jährlich durchgeführt) zur Überwachung der weiteren Entwicklung des Managementsystems
- Wiederholungsaudit oder Rezertifizierung wird bei den meisten Managementsystemen alle drei Jahre durchgeführt
Informationstechnik
In der Informationstechnik wird die Bezeichnung Audit für verschiedene interne Überprüfungen verwendet:
- eine regelmäßige oder zufällige Prüfung von Softwareprojekten auf die Einhaltung intern festgelegter Regelwerke (Verwendung spezieller Vorlagen, Konformität zum Gesamtprojekt, Eignung zur Umsetzung der Anforderungen an das Modul etc.)
- das systematische Untersuchen von Quellcode, z. B. auf unsaubere Implementierungen, Qualität (Güte) der Quelltextformatierung oder Vollständigkeit der Dokumentation (Code-Audit)
- die systematische Suche nach potentiellen Sicherheitslücken in Programmen oder Schwachstellen- und Risikoanalyse einer IT-Infrastruktur (Security-Audit oder Sicherheitsaudit)
- die Protokollierung von sicherheitskritischen Operationen in Software-Anwendungen
- Überprüfung, ob ein Unternehmen für die verwendete Software eine ausreichende Anzahl an Lizenzen besitzt (Lizenzaudit)
Hochschulwesen
Im österreichischen Hochschulwesen ist vorgesehen, dass staatliche Universitäten und Fachhochschulen ihr internes Qualitätsmanagementverfahren einem Audit zu unterziehen haben, siehe: Agentur für Qualitätssicherung und Akkreditierung Austria#Audit.
Siehe auch
Literatur
- G. Gietl, W. Lobinger: Qualitätsaudit. 2. Auflage. Hanser, München 2010, ISBN 978-3-446-42230-8.
- Gerd F. Kamiske (Hrsg.): Managementsysteme. Symposion Publishing, Düsseldorf 2008, ISBN 978-3-939707-02-8.
- K. Wübbelmann: Herausforderung Management Audit. Gabler, Wiesbaden 2009, ISBN 978-3-8349-0744-8.
Weblinks
- Internationale Organisation für Normung
- Deutsches Institut für Normung e.V.
- Software-Audits: Vertragliche und gesetzliche Grundlagen – Artikelserie über Software-Audits zur Lizenzüberprüfung (Ablauf, rechtliche Grundlagen, Empfehlungen für die Praxis)
Einzelnachweise
- ↑ Online Etymology Dictionary, abgerufen am 3. September 2014.
Auditbericht
Was ist ein Auditbericht?
Ein Auditbericht ist ein Dokument, das das Ergebnis einer Überprüfung von Abläufen und Prozessen in einem Unternehmen oder einer Organisation darstellt. Der Auditbericht enthält eine Zusammenfassung der Durchgeführten Audits, die Ergebnisse der Überprüfung, sowie eventuelle Abweichungen von den geltenden Vorschriften und Standards. Es enthält auch Empfehlungen für Verbesserungen und Maßnahmen zur Beseitigung von Abweichungen. Der Auditbericht ist in der Regel für die Führungskräfte und die Verantwortlichen des Unternehmens oder der Organisation bestimmt, um ihnen bei der Identifizierung von Risiken und der Umsetzung von Verbesserungen zu helfen.
Der Auditbericht beinhaltet Auditfeststellungen und Auditschlussfolgerungen des durchgeführten Audits. Auditfeststellungen sind Ergebnisse aus der Bewertung der gesammelten Auditnachweise und zeigen die Konformität bzw. Nichtkonformität in Bezug auf das Regelwerk auf. Die Schlussfolgerungen sind dann das Ergebnis eines Audits nach Berücksichtigung der Auditziele und aller Auditfeststellungen.
Sachliche Darstellung von Auditfeststellung im Auditbericht bevorzugen
Eine sachliche Darstellung von Auditfeststellungen im Auditbericht ist wichtig, um ein objektives und transparentes Ergebnis der Überprüfung zu präsentieren. Dies beinhaltet die Beschreibung der Abweichungen von den geltenden Vorschriften und die Beurteilung des Risikos, das von diesen Abweichungen ausgeht. Es ist auch wichtig, mögliche Lösungen und Maßnahmen zur Verbesserung der Prozesse und Abläufe aufzuzeigen. Eine sachliche und präzise Formulierung des Auditberichts erleichtert es, das Ergebnis zu verstehen und zu verfolgen, sowie die Identifizierung von Verbesserungspotentialen.
Empfehlungen für die Darstellung von Inhalten im Auditbericht
Die Darstellung von Inhalten im Auditbericht sollte klar und deutlich sein, insbesondere bei positiven Ergebnissen und Verbesserungen. Es ist wichtig, insbesondere bei kritischen Sachverhalten sachlich richtig, nachvollziehbar und mit Belegen darzustellen. Es ist auch wichtig, Empfehlungen/Verbesserungsvorschläge anzubieten und diese zu begründen.
Bei identischen Abweichungen/Auditfeststellungen gegenüber früheren Audits (d.h. keine Verbesserung erreicht) sollte es klar angesprochen werden und eskaliert werden.
Es ist auch empfehlenswert die Bezüge zu geltenden Normen/Regelwerken herzustellen, damit die Auditfeststellungen im Kontext verstanden werden können.
Ein gut strukturierter und gut geschriebener Auditbericht hilft dabei, die Ergebnisse der Überprüfung zu verstehen und zu verfolgen und erleichtert die Identifizierung von Verbesserungspotentialen und die Umsetzung von Maßnahmen zur Beseitigung von Abweichungen.
Auditabweichungen Kriterien
Auditabweichungen sind Abweichungen von den geltenden Vorschriften, Standards und internen Richtlinien eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie können in verschiedene Kriterien unterteilt werden, wie zum Beispiel:
Rechtliche Anforderungen: Abweichungen von gesetzlichen Vorschriften und Regulierungen, die für das Unternehmen oder die Organisation gelten.
Branchenstandards: Abweichungen von Branchenstandards und -best Practices, die für das Unternehmen oder die Organisation gelten.
Unternehmensrichtlinien: Abweichungen von internen Richtlinien und Prozeduren des Unternehmens oder der Organisation.
Risiko: Abweichungen, die ein erhöhtes Risiko für das Unternehmen oder die Organisation darstellen, wie z.B. finanzielle, operative oder reputationsbedingte Risiken.
Materialität: Abweichungen, die eine gewisse Bedeutung für die Finanzbuchhaltung und die Finanzberichterstattung haben.
Wiederholungen: Abweichungen, die bereits in früheren Audits identifiziert wurden und die nicht behoben wurden.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Kriterien für Auditabweichungen von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche variieren können.
Hauptabweichungen (Major)
Hauptabweichungen (auch als "major deviations" bezeichnet) sind Auditabweichungen, die ein erhöhtes Risiko für das Unternehmen oder die Organisation darstellen und daher unbedingt behoben werden müssen. Sie unterscheiden sich von anderen Auditabweichungen dadurch, dass sie potenziell schwerwiegende Auswirkungen haben können, wie zum Beispiel:
- Finanzielle Verluste oder Schäden für das Unternehmen oder die Organisation.
- Verletzung von Gesetz oder Vorschriften, die zu Strafen oder Bußgeldern führen können.
- Beeinträchtigung der Integrität des Unternehmens oder der Organisation und damit die Reputation.
- Risiko für die Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern, Kunden oder der Öffentlichkeit.
Es ist wichtig, dass Hauptabweichungen schnell identifiziert und behoben werden, um das Risiko für das Unternehmen oder die Organisation zu minimieren. Daher werden sie in Auditbericht meist besonders hervorgehoben und in der Regel eine Empfehlung für sofortige Maßnahmen enthalten.
Nebenabweichung (Minor)
Nebenabweichungen (auch als "minor deviations" bezeichnet) sind Auditabweichungen, die zwar Abweichungen von den geltenden Vorschriften, Standards und internen Richtlinien darstellen, jedoch ein geringeres Risiko für das Unternehmen oder die Organisation darstellen. Sie unterscheiden sich von Hauptabweichungen dadurch, dass sie in der Regel keine sofortige Behebung erfordern und die Auswirkungen auf das Unternehmen oder die Organisation geringer sind. Sie können beispielsweise sein:
- Abweichungen von internen Prozeduren oder Richtlinien, die jedoch keine Auswirkungen auf die Finanzen oder die Sicherheit des Unternehmens oder der Organisation haben.
- Abweichungen von Branchenstandards, die jedoch keine Auswirkungen auf die Integrität des Unternehmens oder der Organisation haben.
- Abweichungen von geltenden Vorschriften, die jedoch keine Auswirkungen auf die Reputation des Unternehmens oder der Organisation haben.
Schulungen / Ausbildung
Die Schulung und Ausbildung zum internen Auditor ist ein wichtiger Schritt, um Mitarbeiter dazu befähigen, die Konformität von Abläufen und Prozessen mit geltenden Vorschriften und Standards sicherzustellen. Ein interner Auditor ist in der Lage, die Einhaltung von Regelwerken, Prozeduren und Richtlinien zu überprüfen und festzustellen, ob Abweichungen vorliegen. Er kann auch Empfehlungen und Verbesserungsvorschläge unterbreiten und dafür sorgen, dass die Abweichungen behoben werden.
Eine Schulung und Ausbildung zum internen Auditor kann sowohl für Neueinsteiger als auch für erfahrene Mitarbeiter sinnvoll sein. Es ist auch eine gute Möglichkeit, sich fortzubilden und die Kenntnisse über Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung zu vertiefen.
Beratung / Consulting
Die Beratung im Bereich Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung kann dazu beitragen, dass ein Unternehmen seine Prozesse effizienter gestaltet und optimiert. Hierbei werden die Prozesse auf ihre Effektivität und Effizienz hin untersucht und gegebenenfalls verbessert. Auch die Dokumentation der Prozesse ist ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass die Prozesse jederzeit nachvollziehbar sind.
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