Prozessaudit

In einem Prozessaudit werden die Abläufe (Prozesse) von Herstellungsprozessen und Dienstleistungsprozessen untersucht. Hierbei werden besonders die Störanfälligkeit und Risiken der Prozesse betrachtet. Im Ergebnis soll festgestellt werden, ob das Unternehmen den Prozess beherrscht und alle relevanten Vorgaben aus internen Quellen, externen Quellen (Gesetzgebung, Behörden, Kunden) berücksichtigt und eingehalten werden. Neben der Robustheit der Prozesse gegenüber möglichen Störquellen, stehen die Effizienz und die Effektivität der Prozesse im Vordergrund.

Die Effizienz beschreibt die bestmögliche Nutzung der im Prozess eingesetzter Ressourcen. Mit einer einfachen Frage lassen sich hier Rückschlüsse ziehen. “Tun wir die richtigen Dinge”? Dies bedeutet, dass eine mögliche Verschwendung im Prozess ebenfalls betrachtet wird.

Die Effektivität eines Prozesses lässt sich sehr gut am Prozessergebnis messen. Hierbei geht es vor allem um die Erfüllung der Anforderungen die an den Prozess gestelt werden. Hierbei kann die Fragestellung “Tun wir die Dinge richtig” Aufschluss zur Effektivität liefern. In der Praxis lassen sich die Prozessergebnisse auch sehr gut mit Hilfe von Kennzahlen messen.

Prozessaudit – Fragenkatalog

In der Regel erfolgt ein Prozessaudit mit Hilfe eines Fragenkataloges. Dieser ist sehr strukturiert aufgebaut und basiert auf dem PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act). Die Automobilindustrie war hier in den vergangenen Jahren sehr engagiert und hat mit der Zeit einen sehr ausgeklügelten Fragenkatalog zur Durchführung und Dokumentation von Prozessaudits enwickelt. Hierzu hat der VDA (Verband der Automobilindustrie) sogar ein eigenes Handbuch (VDA 6.3) herausgegeben. In diesem Handbuch ist auch der komplette Fragenkatalog mit Praxisbeispielen und weitern Hilfen zu finden.

Im Laufe der Zeit haben weitere Branchen die Sinnhaftigkeit eines solchen Fragenkataloges erkannt. Daraufhin haben einige Unternehmen sich an dem VDA 6.3 Fragenkatalog orientiert und eigene Fragenkataloge erstellt. Ein sehr großer Vorteil eines standardisierten Fragenkataloges ist die Vergleichbarkeit der Prozesse und der auditierten Bereiche.

Prozessaudit – Beispiel

In der Praxis wird wie folgt vorgegangen:

  • Es wird ein zu betrachtender Prozess gewählt
  • Dann wird geschaut, was in den Prozess hinein geht, sogenannte Inputs (Informationen, Dokumente, Vormaterialien, …)
  • Anschließend wird begutachtet ob der Prozessablauf geregelt ist (Arbeits- und Prüfanweisungen, Freigaben Produkt/ Prozess, …)
  • Danach wird die sogenannte Prozessunterstützung begutachtet. Dieses beinhaltet:
    • personelle Ressourcen (Schulung, Qualifizierung, …)
    • Materielle Ressourcen (Maschinen, Anlagen, Wartungen, Prüfmittel, Arbeitsplatzbedingungen, …)
  • Den nächsten Betrachtungsblock stellen die Punkte Effektivität und Effizienz dar (Vermeidung von Verschwendung)
  • Abschließend wird sich das Prozessergebnis (Output) angeschaut und begutachtet (Einlagerung, Erfüllung der Spezifikationen, Kennzeichnung der Ware, …)

Jeder einzelne Block enthält spezifische Fragen. Diese Fragen werden einzeln, gemäß einer definierten Skala/ Bewertungsmaßstab, bewertet. Sobald alle Fragen bewertet sind, erfolgt die Auswertung. In aller Regel wird die Auswertung und das Ergebnis in Prozent angegeben. Die maximale Erreichung der betrachteten Prozesses beträgt 100%. Bei Abweichungen sind diese mit Korrekturmaßnhamen zu versehen.

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