QM-Fachkraft: Aufgaben, Ausbildung und Karriere im Qualitätsmanagement

QM-Fachkraft – Aufgaben, Ausbildung und Karriere

Qualität entsteht nicht erst bei der abschließenden Kontrolle eines Produktes. Sie beginnt bei klaren Abläufen, eindeutigen Verantwortlichkeiten und dem gemeinsamen Verständnis dafür, welche Anforderungen Kunden, Unternehmen und Normen stellen.

Eine QM-Fachkraft – kurz für Qualitätsmanagement-Fachkraft – unterstützt Unternehmen beim Aufbau, bei der Pflege und bei der Weiterentwicklung ihres Qualitätsmanagementsystems. Sie arbeitet an Prozessen und Dokumentationen mit, unterstützt bei der Bearbeitung von Fehlern und hilft dabei, Verbesserungen dauerhaft im Unternehmen umzusetzen.

Damit übernimmt die QM-Fachkraft eine wichtige Schnittstellenfunktion zwischen Qualitätsmanagement, Führungskräften, Fachabteilungen und Mitarbeitenden.

Was ist eine QM-Fachkraft?

Eine QM-Fachkraft verfügt über grundlegende Kenntnisse des Qualitätsmanagements und der ISO 9001. Sie versteht, wie ein Qualitätsmanagementsystem aufgebaut ist, wie Prozesse beschrieben und verbessert werden und welche Aufgaben im täglichen Qualitätsmanagement anfallen.

Typischerweise unterstützt sie einen Qualitätsmanagementbeauftragten, Qualitätsmanager oder die verantwortliche Führungskraft. In kleineren Unternehmen kann sie auch selbstständig abgegrenzte Aufgaben im Qualitätsmanagement übernehmen.

Die Berufsbezeichnung und die Inhalte entsprechender Weiterbildungen sind nicht überall einheitlich geregelt. Die Bundesagentur für Arbeit führt die Tätigkeit als Weiterbildungsberuf auf und weist darauf hin, dass Dauer und Inhalte je nach Bildungsanbieter unterschiedlich ausfallen können.

Was macht eine QM-Fachkraft?

Die genauen Aufgaben hängen von der Branche, der Unternehmensgröße und dem vorhandenen Qualitätsmanagementsystem ab.

Typische Aufgaben einer QM-Fachkraft sind:

• Unterstützung beim Aufbau und bei der Pflege des Qualitätsmanagementsystems
• Mitarbeit bei der Umsetzung der Anforderungen der ISO 9001
• Erstellung und Aktualisierung von Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen
• Pflege der QM-Dokumentation
• Aufnahme und Visualisierung von Unternehmensprozessen
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Fehlern und Abweichungen
• Mitarbeit im Reklamationsmanagement
• Unterstützung bei Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen
• Erfassung und Auswertung qualitätsbezogener Kennzahlen
• Unterstützt den QMB bzw. die Geschäftsleitung bei der Vorbereitung bzw. Durchführung der Managementbewertung
• Vorbereitung und Begleitung interner Audits
• Unterstützung bei externen Zertifizierungsaudits
• Mitarbeit im kontinuierlichen Verbesserungsprozess
• Kommunikation mit verschiedenen Abteilungen und Schnittstellen
• Förderung des Qualitätsbewusstseins im Unternehmen

Auch die Bundesagentur für Arbeit nennt unter anderem die Analyse von Prozessabläufen, die Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten, die Pflege von Managementsystemen, die Unterstützung bei Audits und die Vorbereitung von Zertifizierungen als typische Tätigkeitsfelder.

Welche Verantwortung trägt eine QM-Fachkraft?

Eine QM-Fachkraft alleine übernimmt nicht alle anfallenden Aufgaben die das gesamte Qualitätsmanagementsystem betreffen. Sie unterstützt die verantwortlichen Personen und übernimmt klar definierte Aufgaben.

Dazu kann beispielsweise gehören:

• Dokumente auf Aktualität prüfen
• Prozessverantwortliche bei der Beschreibung ihrer Abläufe unterstützen
• Qualitätskennzahlen zusammenstellen
• Abweichungen dokumentieren und nachverfolgen
• Verbesserungsmaßnahmen koordinieren
• Auditunterlagen vorbereiten
• Schulungsunterlagen erstellen
• Mitarbeitende bei Fragen zum Qualitätsmanagement unterstützen

Mit zunehmender Erfahrung kann die QM-Fachkraft weitere Aufgaben übernehmen und sich zum Qualitätsmanagementbeauftragten, internen Auditor oder Qualitätsmanager weiterentwickeln. Die Gesamtverantwortung für das QM-System obliegt weiterhin der sogenannten obersten Leitung (Geschäftsleitung).

Wo arbeitet eine QM-Fachkraft?

QM-Fachkräfte werden in nahezu allen Branchen benötigt. Qualitätsmanagement ist nicht nur für produzierende Unternehmen relevant, sondern ebenso für Dienstleister, Verwaltungen, soziale Einrichtungen und das Gesundheitswesen.

Mögliche Einsatzbereiche sind:

• Industrie und Produktion
• Maschinen- und Anlagenbau
• Automobilindustrie und deren Zulieferer
• Elektrotechnik
• Logistik
• Lebensmittelwirtschaft
• Medizinprodukte und Gesundheitswesen
• Chemie und Pharma
• Handel
• IT und technische Dienstleistungen
• öffentliche Einrichtungen
• Bildungs- und Beratungsunternehmen

Je nach Aufgabe arbeitet eine QM-Fachkraft im Büro, in Besprechungs- und Schulungsräumen, in Produktionsbereichen oder mobil im Unternehmen. Auch die Bundesagentur für Arbeit nennt Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche als mögliche Arbeitgeber.

Welche Kenntnisse sollte eine QM-Fachkraft besitzen?

Zu den fachlichen Grundlagen gehören insbesondere:

• Begriffe und Grundsätze des Qualitätsmanagements
• Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems
• Anforderungen der ISO 9001
• prozessorientierter Ansatz
• Kunden- und Lieferantenbeziehungen
• Prozessaufnahme und Prozessdarstellung
• Aufbau und Pflege der QM-Dokumentation
• Umgang mit Fehlern und Abweichungen
• Korrekturmaßnahmen und Ursachenanalyse
• Reklamationsmanagement
• kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Qualitätsziele und Kennzahlen
• Grundlagen interner Audits
• Zusammenarbeit mit dem QMB und den Prozessverantwortlichen
• Chancen und Risiken im Qualitätsmanagement
• Einsatz digitaler Werkzeuge und künstlicher Intelligenz im QM

Grundlagen zu QM-Systemen, ISO 9001, Prozessmanagement, Dokumentation, kontinuierlicher Verbesserung und internen Audits gehören auch bei etablierten Weiterbildungsanbietern zu den zentralen Einstiegsthemen.

Wie wird man QM-Fachkraft?

Der Einstieg erfolgt in der Regel über eine Weiterbildung. Eine bestimmte Berufsausbildung oder ein Studium ist für eine grundlegende Qualifizierung nicht zwingend erforderlich.

Vorteilhaft sind jedoch:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung
• erste Berufserfahrung
• Kenntnisse der Abläufe im eigenen Unternehmen
• Interesse an Prozessen und Verbesserungen
• eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise

Besonders geeignet ist die Weiterbildung für Mitarbeitende, die bereits qualitätsbezogene Aufgaben übernehmen oder künftig im Qualitätsmanagement mitarbeiten sollen.

Für wen eignet sich die Weiterbildung zur QM-Fachkraft?

Die Qualifizierung eignet sich insbesondere für:

• Einsteiger in das Qualitätsmanagement
• Mitarbeitende aus dem Qualitätswesen
• Beschäftigte, die den QMB unterstützen
• Mitarbeitende aus Produktion, Entwicklung und Verwaltung
• Fachkräfte aus Einkauf, Logistik oder Kundenservice
• Prozessverantwortliche
• Mitarbeitende, die an internen Audits mitwirken
• Personen, die sich später zum QMB oder internen Auditor weiterentwickeln möchten
• Fach- und Führungskräfte, die QM-Grundlagen benötigen

Was lernt man in der Ausbildung zur QM-Fachkraft?

Eine praxisorientierte Ausbildung sollte nicht nur Normwissen vermitteln. Entscheidend ist, dass die Teilnehmer verstehen, wie Qualitätsmanagement im Arbeitsalltag funktioniert.

Typische Inhalte sind:

• Grundlagen und Begriffe des Qualitätsmanagements
• Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems
• Anforderungen der ISO 9001
• Aufgaben und Rollen im Qualitätsmanagement
• Prozessorientierung und Prozessmanagement
• Beschreibung und Visualisierung von Prozessen
• Erstellung und Pflege dokumentierter Informationen
• Qualitätsziele und Kennzahlen
• Chancen und Risiken
• Umgang mit Fehlern und Nichtkonformitäten
• Ursachenanalyse und Problemlösungsmethoden
• Korrekturmaßnahmen
• Reklamationsmanagement und 8D
• kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Grundlagen interner Audits
• Zusammenarbeit mit Schnittstellen und Prozessverantwortlichen
• praktische Übungen und Fallbeispiele
• Einsatz von KI im Qualitätsmanagement

Unterschied zwischen QM-Fachkraft und Qualitätssicherung

Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung werden häufig gleichgesetzt, haben aber unterschiedliche Schwerpunkte.

In der Praxis überschneiden sich beide Bereiche. Besonders in kleineren Unternehmen übernehmen Mitarbeitende häufig Aufgaben aus dem Qualitätsmanagement und der Qualitätssicherung.

Unterschied zwischen QM-Fachkraft und QMB

Die QM-Fachkraft arbeitet im Qualitätsmanagement mit. Der Qualitätsmanagementbeauftragte übernimmt in der Regel eine weitergehende Koordinations- und Steuerungsfunktion.

Ist die QM-Fachkraft ein anerkannter Beruf?

Die Bezeichnung „QM-Fachkraft“ beschreibt üblicherweise eine berufliche Zusatzqualifikation. Es handelt sich nicht um eine klassische duale Berufsausbildung mit bundesweit einheitlicher Ausbildungsordnung.

Welche Kenntnisse vermittelt und welche Teilnahme- oder Prüfungsnachweise vergeben werden, hängt vom jeweiligen Bildungsanbieter ab. Interessenten sollten deshalb darauf achten, dass die Weiterbildung:

• einen klar beschriebenen Lehrplan besitzt
• die ISO 9001 berücksichtigt
• praktische Übungen enthält
• von erfahrenen Trainern durchgeführt wird
• mit einer Prüfung oder einem nachvollziehbaren Kompetenznachweis endet
• eine qualifizierte Teilnahmebescheinigung oder ein Zertifikat umfasst

Welche Karrierechancen hat eine QM-Fachkraft?

Die Qualifikation eröffnet verschiedene Entwicklungsmöglichkeiten. Abhängig von Berufserfahrung, Branche und weiterführender Ausbildung sind beispielsweise folgende Funktionen möglich:

• Mitarbeiter im Qualitätsmanagement
• QM-Sachbearbeiter
• Qualitätsmanagement-Fachkraft
• Qualitätskoordinator
• Mitarbeiter in der Qualitätssicherung
• Reklamationsmanager
• Prozessmanagement-Mitarbeiter
• interner Auditor
• Qualitätsmanagementbeauftragter
• Qualitätsmanager

Warum sind QM-Fachkräfte für Unternehmen wichtig?

Ein Qualitätsmanagementsystem funktioniert nur, wenn es im täglichen Arbeitsablauf gelebt wird. Die QM-Fachkraft hilft dabei, Anforderungen in verständliche und praktikable Abläufe zu übertragen.

Unternehmen profitieren unter anderem durch:

• klarere Prozesse und Verantwortlichkeiten
• weniger Fehler und Wiederholungsfehler
• eine nachvollziehbare Dokumentation
• bessere Vorbereitung auf Audits
• systematische Bearbeitung von Abweichungen
• stärkere Kundenorientierung
• bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
• kontinuierliche Verbesserung
• Entlastung des Qualitätsmanagementbeauftragten

Qualitätsmanagement kann außerdem helfen, Risiken und Fehler zu reduzieren, Wissen zu sichern, die Einarbeitung zu erleichtern und Prozesse effizienter zu gestalten.

Ausbildung zur QM-Fachkraft bei Quality Services & Wissen

In unserer fünftägigen Ausbildung zur Qualitätsmanagement-Fachkraft erwerben Sie ein fundiertes und praxisnahes Verständnis für die wichtigsten Aufgaben, Methoden und Werkzeuge des Qualitätsmanagements.

Sie lernen, wie ein Qualitätsmanagementsystem aufgebaut ist, wie Sie Anforderungen der ISO 9001 auf die Praxis übertragen und wie Sie Prozesse, Abweichungen und Verbesserungsmaßnahmen systematisch bearbeiten.

Durch Übungen, Gruppenarbeiten, Fallbeispiele und Diskussionen übertragen Sie das Gelernte direkt auf Ihren Arbeitsalltag.

Dauer: 5 Tage
Abschluss: Zertifikat „QM-Fachkraft“ nach erfolgreicher Prüfung
Prüfung: schriftliche Prüfung, 60 Minuten
Durchführung: Präsenz oder Live-Online
Auch als Inhouse-Schulung buchbar